Pytanie

Pracownicy wyjeżdżają na delegacje zagraniczne służbowe i dostarczają rachunki w różnych walutach. Zagraniczne rachunki i diety są przeliczane wg kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (ujęcia dokumentu w księgach).
Ponieważ powoduje to, ze pracownicy ponoszą koszty z tytułu różnic kursowych, to czy można rozliczać pracownikowi delegację wg kursu jaki został użyty przez bank pracownika i zwracać pracownikowi z tytułu delegacji służbowej taką kwotę, jaką bank obciążył kartę kredytową i taką właśnie kwotę zaliczać w koszty spółki z tytułu delegacji pracowników?
Jeśli tak, to jakiego kursu w takim przypadku należy używać do przeliczenia diet zagranicznych?
Jak należałoby postąpić jeżeli zagraniczne dowody poniesienia wydatku zostały wystawione np. 20 a zwrócone pracownikowi 30 dnia miesiąca?

Odpowiedź

Dopiero przy zaistnieniu istotnych powodów można by zastanawiać się nad możliwością obciążenia pracodawcy kosztami niekorzystnego dla pracownika rozliczenia transakcji zapłaty przez bank, z usług którego korzysta pracownik.
Uważam, iż skoro należność była wypłacona pracownikowi, to zawsze będzie kosztem dla firmy. Kwestia tylko, czy będzie to koszt rozpoznany jako część wynagrodzenia pracownika (i opodatkowany i „ozusowany”), czy tez raczej będzie to koszt związany z rozliczeniem delegacji służbowej (wolny od takich obciążeń).

Uzasadnienie

Zasady rozliczania zagranicznych delegacji służbowych regulują przepisy rozporządzenia Ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991) – dalej r.w.d.

R.w.d. określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
– diety;
– zwrot kosztów:
– przejazdów i dojazdów,
– noclegów,
– innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Charakter opisanego przez Państwa wydatku należałoby kwalifikować właśnie jako inne wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Musiałaby więc moim zdaniem zaistnieć uzasadniona przyczyna z punktu widzenia charakteru odbywanej podróży służbowej do zwrotu kwoty różnicy wynikającej z księgowania wydatku w banku pracownika.

Zwrócić jednak należy, iż jak wynika z § 13 ust. 1 r.w.d. pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju.
Wydatki ponoszone za granica winny więc w pierwszej kolejności płacone ze środków otrzymanej zaliczki. Musiałyby zaistnieć jakieś istotne powody, dla których miałoby to odbywać się inaczej (na przykład brak możliwości określenia z góry czasu trwania podróży służbowej, nadzwyczajne wydatki itp.). Dopiero przy zaistnieniu takich okoliczności można by zastanawiać się nad możliwością obciążenia pracodawcy kosztami niekorzystnego (może być przecież również korzystne rozliczenie) dla pracownika rozliczenia transakcji zapłaty przez bank, z usług którego korzysta pracownik.
W przeciwnym wypadku opisane przez Państwa wydatki zwracane pracownikowi mogą zostać zakwalifikowane jako wynagrodzenie ze stosunku pracy a nie jako zwrot kosztów delegacji.

Uważam jednak, iż skoro należność była wypłacona pracownikowi to zawsze będzie kosztem dla firmy. Kwestia tylko, czy będzie to koszt rozpoznany jako część wynagrodzenia pracownika, czy tez raczej będzie to koszt związany z rozliczeniem delegacji służbowej, ale ta kwestia pozostaje poza zakresem niniejszej odpowiedzi.

Jak wyjaśnia Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z dnia 13 listopada 2008 r., IPPB3/423-1196/08-2/ER do ustalenia różnic kursowych w podatku dochodowym od osób prawnych w związku z rozliczeniem zagranicznych podróży służbowych, stosuje się przepisy art. 15a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przy przeliczeniu wynikającego z faktury kosztu wyrażonego w walucie obcej (zobowiązania) stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury dokumentującej podróż służbową pracownika.

Wszystkie więc koszty delegacji, które są udokumentowane dowodami zewnętrznymi moim zdaniem należy przeliczyć po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia takiego dowodu. Pozostałe koszty podróży służbowej pracownika należy przeliczyć po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Uwagi

W ślad za cytowaną powyżej interpretacją należy moim zdaniem uznać, iż jeżeli zagraniczne dowody poniesienia wydatku zostały wystawione 20 dnia miesiąca to należałoby zastosować do ich rozliczenia kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień, mimo iż zwrócone pracownikowi będą 30 dnia miesiąca.

Artur Kowalski

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego