Jak prawidłowo rozliczać na gruncie VAT faktury zaliczkowe?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoZgodnie z kontraktem nasza firma w latach 2012-2014 wystawiła dla podmiotu zagranicznego faktury prepayment (zaliczkowe) za narzędzie, które znajduje się w naszej firmie (z VAT). Zgodnie z ustaleniami faktury zaliczkowe były najpierw wystawiane termin płatności na nich przekracza 30 dni - np. faktura była wystawiona 12 września 2013 r., termin płatności to 10 stycznia 2014 r.Jak powinniśmy potraktować faktury zaliczkowe - czy poprawne jest to, że ujmowaliśmy je na potrzeby VAT w momencie zapłaty?Po jakim kursie należy je przeliczyć? Czy poprawne jest to, że ujmowaliśmy właśnie te faktury zaliczkowe? Zapłaty nie były adekwatne do samego odbioru narzędzia. Po odbiorze zostały wystawione faktury rozliczeniowe. Chcielibyśmy jednak potwierdzić poprawność samych faktur zaliczkowych.

Odpowiedź:
Do końca 2013 r. błędem było wystawianie faktur zaliczkowych przed otrzymywaniem wpłat. Od 1 stycznia 2014 r. takie postępowanie jest dopuszczalne, o ile faktury zaliczkowe są wystawiane do 30 dni przed otrzymaniem zapłaty.
Uzasadnienie:
Dopiero od 1 stycznia 2014 r. przepisy dopuszczają możliwość wystawiania faktur zaliczkowych przed otrzymaniem (do 30 dni przed) zapłaty (zob. art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm. – dalej u.p.t.u.). Wcześniej wystawianie faktur zaliczkowych przed otrzymaniem zapłaty było – zgodnie z dominującym stanowiskiem – postępowaniem nieprawidłowym. A zatem do końca 2013 r. postępowaliście Państwo nieprawidłowo wystawiając faktury zaliczkowe przed otrzymywaniem zaliczek (od 1 stycznia 2014 r. było to postępowanie prawidłowe, o ile faktury zaliczkowe wystawiane były nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem zaliczki).
Nie wpływało to jednak na powstawanie obowiązku podatkowego, który mimo zbyt wczesnego wystawiania faktur zaliczkowych do końca 2013 r. powstawał w momencie otrzymania zaliczki (na podstawie art. 19 ust. 11 u.p.t.u. w brzmieniu obowiązującym do końca 2013 r.). Podobnie ma się rzecz na gruncie przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2014 r. (zob. art. 19a ust. 8 u.p.t.u.). A zatem o ile moment wystawiania przez Państwa faktur zaliczkowych był nieprawidłowy, moment ich rozliczania (rozpoznawania obowiązku podatkowego) był prawidłowy.
Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że do końca 2012 r. w przypadkach, o których mowa, stosowany dla celów  VAT powinien był kurs przeliczeniowy ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (zob. art. 31a ust. 1 u.p.t.u. w brzmieniu obowiązującym do końca 2013 r.). Wcześniejsze wystawianie faktur nie wpływało na stosowany dla celów VAT kurs, gdyż faktury te były wystawiane przed powstaniem obowiązku podatkowego wbrew przepisom (zob. art. 31a ust. 2 u.p.t.u. w brzmieniu obowiązującym do końca 2013 r.).
Natomiast od 1 stycznia 2013 r. stosowany powinien być w przedstawionej sytuacji kurs przeliczeniowy ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury, względnie kurs wymiany ogłoszony przez Europejski Bank Centralny na ten dzień. Jak bowiem od tego dnia stanowi art. 31a ust. 2 u.p.t.u., w przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Odpowiednio w takich przypadkach stosuje się art. 31a ust. 1 zdanie drugie u.p.t.u., tj. przepis dotyczący stosowania kursu wymiany ogłoszonego przez Europejski Bank Centralny.

Tomasz Krywan, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego 
Odpowiedzi udzielono 17.04.2015 r.