Jak powinny być rozliczone napiwki, co do których goście proszą, aby były dodane go faktury za usługę gastronomiczną bądź do paragonu fiskalnego i czy napiwki stanowią przychód pracowników?

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w formie restauracji (osoba fizyczna), jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzi kasę fiskalną. Klienci restauracji często płacą napiwki opłacane kartą płatniczą. Wówczas na konto bankowe restauratora wpływają kwoty wyższe niż wartość usługi gastronomicznej. Kwota wpływu na rachunek bankowy (cena usługi gastronomicznej napiwek) jest pomniejszona o koszty terminala do obsługi płatności kartami płatniczymi. Podatnik dokonuje redystrybucji otrzymanych środków na obsługujących gości pracowników oraz osoby, które wykonują obsługę gości w ramach umów zlecenia (kelnerzy, barmani, pracownicy kuchenni).

Pytanie:
Jak powinny być rozliczone napiwki, co do których goście proszą, aby były dodane go faktury za usługę gastronomiczną bądź do paragonu fiskalnego?
Jaki będzie wpływ na rozliczenia z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, zarówno dla podatku płaconego przez przedsiębiorcę od jego działalności gospodarczej, jak i dla podatku dochodowego płaconego przez niego, jako płatnika?
Czy otrzymane przez pracowników kwoty napiwków powinny zwiększać podstawę do obliczenia składek ubezpieczenia społecznego?
Czy przy obliczaniu kwot należnym pracownikom można uwzględnić kwoty obsługi terminala, które przypadają na część "napiwkową" (usługa ta jest określona procentowo)?

Odpowiedź:
W przypadku gdy napiwki zostają uwzględnione w fakturze, czy też na rachunku (paragonie), potraktować je należy jako część należności za świadczoną usługę. Wówczas trzeba będzie zaliczyć kwotę napiwku do przychodów podatkowych. Oczywiście później kwota napiwku przekazywana pracownikom (zleceniobiorcom będzie dla pracodawcy kosztem podatkowym. A zatem faktyczne obciążenie podatkowe na kwotach napiwków (przekazywanych pracownikom) faktycznie nie powstanie.
Jeśli napiwki trafiają do pracodawcy, który później przekazuje je pracownikom, to są one przychodem ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu łącznie z wynagrodzeniem za pracę (w przypadku pracowników na umowie o pracę), względnie są przychodem z działalności wykonywanej osobiście (w przypadku osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne).
Podlegają zaliczkom na podatek pobieranym przez pracodawcę i podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne.

Uzasadnienie:
Ad. 1)
Jeśli chodzi o potraktowanie napiwków - które są "nabijane" na kasę, czy też uwzględniane w fakturze - jako przychodów podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, to kwestia ta jest dość skomplikowana.
Zgodnie z przepisem art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., przychodami z działalności są kwotami należnym, choćby nie zostały faktycznie otrzymane.
Tymczasem napiwku nie można traktować jako kwoty należnej. Nie stanowi ona w zasadzie należności za wykonaną usługę, lecz jest zwyczajowym wyrazem uznania i podziękowania ze strony klienta za obsługę przy świadczeniu usługi i określony jej standard. W takim przypadku można by traktować napiwki jako wartość niebędącą przychodem podatkowym.
Sytuacja jednak w jakiejś mierze zmienia się, w przypadku gdy napiwki zostają uwzględnione w fakturze, czy też na rachunku (paragonie). Wówczas bowiem klient niejako wyraża wolę, aby potraktować napiwek jako część należności za świadczoną usługę.
Nie ma wówczas w zasadzie wyjścia, jak potraktować kwotę napiwku jako część należności z tytułu świadczonej usługi i zaliczyć ją do przychodów podatkowych.
Oczywiście później kwota napiwku przekazywana pracownikom (zleceniobiorcom) - stanowiąca dla nich przychód z pracy, czy też ze zlecenia (zob. niżej) - będzie dla pracodawcy kosztem podatkowym. A zatem faktyczne obciążenie podatkowe na kwotach napiwków (przekazywanych pracownikom) faktycznie nie powstanie.

Ad. 2)
Napiwki otrzymywane przez pracowników podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jest to bowiem określona kwota otrzymana przez te osoby. Jako kwoty otrzymane podlegają one opodatkowaniu.
Można się natomiast zastanawiać, w jaki sposób taki napiwek opodatkować. Jeśli środki w postaci napiwków, które są przeznaczone dla grupy pracowników trafiają do pracodawcy albo też pracodawca zbiera środki pochodzące z napiwków, a później przekazuje je pracownikom, którzy samodzielnie dokonują ich podziału, to napiwki te są przychodem ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu łącznie z wynagrodzeniem za pracę (w przypadku pracowników na umowie o pracę), względnie są przychodem z działalności wykonywanej osobiście (w przypadku osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne).
Jest to bowiem wówczas określona kwota otrzymana od pracodawcy (zleceniodawcy) i w związku z tym, że dana osoba pozostaje w stosunku pracy (stosunku wynikającym z umowy cywilnoprawnej).
Wówczas dochody z napiwków powinny być wykazane w informacji PIT-11 wystawianej dla pracowników (zleceniobiorców). Zob. także pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21 lipca 20008 r., IPPB1/415-466/08-2/AM, w której podkreślono, iż pracodawca wypłacając kwoty napiwków potrąca zaliczkę i wystawia PIT-11.
Od takich napiwków pracodawca powinien także potrącić składki ubezpieczeniowe. Skoro bowiem napiwki stanowią niezwolniony od podatku dochodowego przychodów, to są one także podstawą do wymiaru składek ubezpieczeniowych - zgodnie z art. 18 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Z poglądami organów podatkowych zgadzają się sądy administracyjne. Przykładowo w wyroku z dnia 4 kwietnia 2012 r., II FSK 1747/10 NSA stwierdził: "napiwki (...) na pewnym etapie są gromadzone przez pracodawcę. Słusznie zatem przyjął Sąd pierwszej instancji, że jeżeli środki w postaci napiwków, które są adresowane imiennie do określonego pracownika lub grupy pracowników trafiają do pracodawcy albo też pracodawca zbiera środki pochodzące z napiwków, a później przekazuje je pracownikom, którzy dokonują podziału między siebie, to napiwki te są przychodem ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu łącznie z wynagrodzeniem za pracę, od których płatnik – zakład pracy ma obowiązek pobrania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych".
Gdyby pracownik otrzymywał napiwki bezpośrednio od klienta i zatrzymywał je dla siebie, to wówczas te napiwki nie są przychodami ze stosunku pracy (czy też z działalności wykonywanej osobiście), ale stanowią one przychód z innych źródeł - art. 10 ust. 1 pkt 9 i art. 20 ust. 1 u.p.d.o.f.
Tutaj nie będzie ani poboru zaliczek, ani informacji PIT-11, ani PIT-8C. Podatnik powinien wykazać jednak te dochody w rocznym zeznaniu podatkowym w pozycji inne źródła i odprowadzić należny podatek dochodowy.
Napiwki takie nie byłyby wówczas obciążone składkami ZUS.

Uwagi:
Pytacie Państwo, czy przy obliczaniu kwot należnym pracownikom można uwzględnić kwoty obsługi terminala, które przypadają na część "napiwkową" (usługa ta jest określona procentowo)? Chodzi o to, czy pracownikom przekazać całość napiwków (kwot otrzymanych i "nabitych" na kasę), czy też napiwki pomniejszone o część kosztów pracodawcy związanych z obsługą terminala kart płatniczych?
Tak naprawdę leży to całkowicie w gestii pracodawcy. O ile więc nie regulują tego przepisy umowy o pracę, czy też regulamin wynagrodzenia, to pracodawca może postąpić wedle swego uznania. Kwestii tej nie regulują przepisy prawa.

[Uwaga! Odpowiedź na to pytanie jest już nieaktualna od 1 I 2018 r.]