Odpowiedź:

W przypadku zawarcia umowy zlecenia z osobą fizyczną niemającą miejsca zamieszkania w Polsce, czyli podlegającą ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (tj. z nierezydentem), przewidziane są dwie możliwości opodatkowania: albo podatek dochodowy od przychodów pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu, albo – w przypadku uzyskania od podatnika certyfikatu rezydencji (czyli zaświadczenia o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie za granicą dla celów podatkowych, wydanego przez właściwą administrację podatkową kraju zamieszkania podatnika) – płatnik ma prawo stosować przepisy umów w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu, których stroną jest Polska.

Uzasadnienie:
Powyższe wynika z treści art. 29 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.
W przypadku gdy cudzoziemiec dostarczy certyfikat rezydencji, należy odwołać się do postanowień
Konwencji między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Ukrainy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzona w Kijowie dnia 12 stycznia 1993 r. (Dz. U. z 1994 r. Nr 63, poz. 269). Z jej art. 14 wynika, że dochody, które osoba mająca miejsce zamieszkania na Ukrainie osiąga z wykonywania wolnego zawodu albo z innej działalności o samodzielnym charakterze, podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że osoba ta dysponuje zwykle stałą placówką w Polsce dla wykonywania swej działalności. Jeżeli dysponuje ona taką stałą placówką, to dochody mogą być opodatkowane w Polsce, jednak tylko w takim zakresie, w jakim mogą być przypisane tej stałej placówce.
Określenie „wolny zawód” obejmuje w szczególności samodzielnie wykonywaną działalność naukową, literacką, artystyczną, wychowawczą lub oświatową, jak również samodzielnie wykonywaną działalność lekarzy, prawników, inżynierów, architektów oraz dentystów i księgowych. Zawarte w tym przepisie określenie „w szczególności” oznacza, że jego dyspozycją objęta jest również działalność opartą na umowie-zleceniu, wykonywaną przez inne osoby niż wyżej wymienione.
Jeżeli więc zleceniobiorca, mający miejsce zamieszkania na Ukrainie, przedłoży polskiemu zleceniodawcy certyfikat rezydencji i tym samym udokumentuje dla celów podatkowych jego miejsce zamieszkania na terytorium Ukrainy, to dochód osiągany przez tę osobę z tytułu umowy zlecenia będzie podlegał opodatkowaniu tylko na Ukrainie. W takiej sytuacji polski płatnik (Spółka z o.o.) będzie miał jednak obowiązek sporządzenia i przesłania zagranicznemu zleceniobiorcy do końca lutego roku następującego po roku podatkowym imiennej informacji IFT-1/IFT-1R (art. 42 ust. 6 w związku z art. 42 ust. 2 pkt 2 u.p.d.o.f.). Na pisemny wniosek zleceniobiorcy polski płatnik będzie zobowiązany przesłać tę informację wcześniej, w 14 dni od dnia złożenia tego wniosku (art. 42 ust. 4 u.p.d.o.f.). Informacja ta (w tych samych terminach) powinna być również przesłana do polskiego urzędu skarbowego właściwego do opodatkowania osób zagranicznych.
Każde województwo posiada specjalnie powołany do spraw rozliczania dochodów cudzoziemców urząd skarbowy.
Gdyby jednak polski płatnik (Spółka z o.o.) nie uzyskał certyfikatu rezydencji, to powinien pobrać zryczałtowany podatek według stawki 20% od wynagrodzeń zleceniobiorcy. Podatek ten należy przekazać do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został pobrany na rachunek urzędu skarbowego właściwego dla płatnika (art. 42 ust. 1 u.p.d.o.f.).
Płatnik będzie miał również obowiązek przesłać (zgodnie z ww. zasadami) informację IFT-1/IFT-1. Ponadto do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnik powinien przesłać roczną deklarację PIT-8AR do urzędu skarbowego właściwego według swojej siedziby.

Marek Jurek, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego