Jak długo należy przechowywać kopie paragonów fiskalnych?
Nadal w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338) ustawodawca, ustalając termin, w którym kopie dokumentów kasowych powinny być przez podatnika przechowywane, odnosi się do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) dalej o.p. i ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) dalej u.o.r.
Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 o.p.). Jest to okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym przypadał termin płatności. Jednocześnie u.o.p. wymienia zdarzenia, które mogą powodować, że okres przedawnienia może być dłuższy niż 5 lat.
Natomiast terminy przechowywania dokumentacji kasowej określa art. 74 u.o.r. Wymienia m.in. następujące terminy:
1) księgi rachunkowe - 5 lat,
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
6) pozostałe dowody księgowe - 5 lat.
Jednak w § 19 ww. rozporządzenia termin przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym został skrócony. Będzie to dotyczyć sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011 r. W przypadku tej sprzedaży podatnicy są obowiązani przechowywać kopie dokumentów nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Ponieważ nie ma przepisów przejściowych, dlatego nowe przepisy dotyczą również dokumentów wystawionych przed 1 grudnia 2008 r. Dlatego w 2009 r. trzeba będzie przechowywać kopie dokumentów za 2007 i 2008 r. Kopie dokumentów za wcześniejsze okresy mogą nie być przechowywane, mimo że nie upłynął okres przedawnienia zobowiązań. W 2009 r. trzeba będzie przechowywać kopie dokumentów kasowych za lata 2007 i 2008. Skrócenie terminów przechowywania tych dokumentów jest podyktowane względami praktycznymi. Po 2 latach z tych dokumentów nie można już bowiem nic odczytać. Jednak kopie faktur wystawianych za pomocą kas mamy obowiązek przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań.
Nadal w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338) ustawodawca, ustalając termin, w którym kopie dokumentów kasowych powinny być przez podatnika przechowywane, odnosi się do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) dalej o.p. i ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) dalej u.o.r.
Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 o.p.). Jest to okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym przypadał termin płatności. Jednocześnie u.o.p. wymienia zdarzenia, które mogą powodować, że okres przedawnienia może być dłuższy niż 5 lat.
Natomiast terminy przechowywania dokumentacji kasowej określa art. 74 u.o.r. Wymienia m.in. następujące terminy:
1) księgi rachunkowe - 5 lat,
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
6) pozostałe dowody księgowe - 5 lat.
Jednak w § 19 ww. rozporządzenia termin przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym został skrócony. Będzie to dotyczyć sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011 r. W przypadku tej sprzedaży podatnicy są obowiązani przechowywać kopie dokumentów nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Ponieważ nie ma przepisów przejściowych, dlatego nowe przepisy dotyczą również dokumentów wystawionych przed 1 grudnia 2008 r. Dlatego w 2009 r. trzeba będzie przechowywać kopie dokumentów za 2007 i 2008 r. Kopie dokumentów za wcześniejsze okresy mogą nie być przechowywane, mimo że nie upłynął okres przedawnienia zobowiązań. W 2009 r. trzeba będzie przechowywać kopie dokumentów kasowych za lata 2007 i 2008. Skrócenie terminów przechowywania tych dokumentów jest podyktowane względami praktycznymi. Po 2 latach z tych dokumentów nie można już bowiem nic odczytać. Jednak kopie faktur wystawianych za pomocą kas mamy obowiązek przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań.