O tym jak dokumentować transakcje z użyciem wirtualnej waluty możemy przeczytać w komentarzu praktycznym Joanny Prokurat opublikowanym Vademecum Głównego Księgowego.

Dopełnienie warunków prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, a tym samym rzetelnego prowadzenia ksiąg, może być trudne do pogodzenia z założeniem o anonimowości wirtualnych walut, która może stać na przeszkodzie ujawnieniu danych kontrahenta wymaganych do wykazania na przykład na fakturze.

Faktury stanowiące podstawowe dowody zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej na podstawie rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej jako: r.p.k.p.r.), lub księgach rachunkowych prowadzonych na podstawie ustawy z o rachunkowości (dalej jako: u.r.), co do zasady, powinny wskazywać m.in. strony (nazwę i adresy) uczestniczące w operacji gospodarczej. Na dane te wskazuje również art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako: u.p.t.u.) określający zawartość faktury. Wprawdzie od 1 stycznia 2014 r. art. 106e ust. 5 u.p.t.u. wprowadza możliwość stosowania faktur uproszczonych, które mogą nie zawierać danych sprzedawcy i nabywcy, takich jak imię i nazwisko lub nazwa oraz adres, niemniej dotyczy to wyłącznie faktur dokumentujących sprzedaż o wartości do 450 zł lub 100 euro (jeżeli kwoty w fakturze są określone w euro) i nie zwalnia z umieszczenia na takiej fakturze numeru identyfikacji podatkowej stron transakcji. Nie rozwiązuje to zatem problemu anonimizacji stron transakcji dotyczących wirtualnych walut.

Na dane kupującego jako konieczny składnik dowodu księgowego wskazuje również art. 21 u.r. Jednocześnie powołany przepis dopuszcza rezygnację z podawania nazw i adresów stron transakcji, gdy zezwalają na to odrębne przepisy. Takimi odrębnymi przepisami mogą być te zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług, jednak ograniczają one jedynie zakres wymaganych danych stron transakcji.

Otwarte – jak dotąd – pozostaje pytanie, czy odrębnymi przepisami zezwalającymi na całkowite pominięcie danych stron transakcji może być ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zawierająca przepisy dotyczące ochrony danych osobowych w związku ze świadczeniem usług drogą elektroniczną. Ustawa ta przedmiotowo dotyczy jednak zagadnień odmiennych niż podatkowe czy – szerzej – finansowe. Ponadto zawarte w niej normy odnoszące się do ochrony danych osobowych dotyczą retencji i przetwarzania tych danych, jednocześnie wprost wskazując na możliwość przetwarzania przez usługodawcę danych niezbędnych m.in. do rozliczenia usługi. Dlatego zastosowanie tej ustawy dla celów ewidencji rachunkowo-podatkowej może być obarczone wysokim ryzykiem kwestionowania.

Na gruncie rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów dowody księgowe wymagają z kolei wskazania m.in. faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku), to wskazania umowy albo innego dokumentu stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów albo zwiększenia przychodów (§ 12 r.p.k.p.r.). W klasycznej operacji dotyczącej wirtualnych walut żadna z tych informacji po prostu nie istnieje.

W świetle powyższego użytkownicy wirtualnych walut kwalifikowani jako prowadzący działalność gospodarczą i tym samym zobligowani do prowadzenia księgowości – zarówno pełnej, jak i uproszczonej – mogą być narażeni na zarzut prowadzenia ksiąg w sposób nierzetelny, podlegający sankcjom na gruncie Kodeksu karnego skarbowego, a w przypadku podmiotów prowadzących księgi na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości również sankcjom wynikającym z tej ustawy.

Rozwiązaniem tego problemu wydaje się być zwolnienie transakcji dotyczących wirtualnych walut z opodatkowania VAT. Zgodnie z art. 106b ust. 2 u.p.t.u. podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku (na podstawie art. 43 ust. 1 u.p.t.u.). Nie oznacza to jednak zwolnienia podatnika z obowiązku udokumentowania operacji w inny sposób, zgodny z ustawą o rachunkowości albo rozporządzeniem w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Brak prawidłowej dokumentacji jest również często traktowany przez organy podatkowe jako podstawa kwestionowania ujęcia wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, mimo że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzają jedynie, iż mają to być wydatki poniesione. Żadna ze wskazanych ustaw nie wskazuje sposobu dokumentowania wydatków, stanowiąc jedynie, że podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Wydaje się zatem, że prawidłowe będzie stosowanie ogólnych przepisów prawa podatkowego dotyczących gromadzenia dokumentów, w szczególności art. 180 i 181 Ordynacji podatkowej (dalej jako: o.p.) Znajdują się one w dziale IV o.p. poświęconym postępowaniu podatkowemu, niemniej to właśnie przede wszystkim w toku postępowania rozliczenia podatkowe będą podlegały weryfikacji, zmuszając podatnika do przedstawienia dowodu na ich poparcie. Zgodnie z powołanymi regulacjami jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia, to organ podatkowy odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty. Nie jest to katalog zamknięty, zatem podatnik może dowodzić prawidłowości swoich działań wszelkimi dopuszczalnymi prawem sposobami. Tym samym, wydaje się, że dla celów uzasadnienia zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, dowodami mogą być również zapisy w systemie informatycznym serwisu transakcyjnego, na którym odbywa się obrót bitcoinami albo innymi wirtualnymi walutami, czy też wydruki potwierdzenia przelewu z rachunku bankowego lub na rachunek bankowy z tytułu nabycia lub zbycia bitcoinów albo innych wirtualnych walut10.

Ograniczone możliwości weryfikacji tożsamości, a przynajmniej rezydencji podatkowej drugiej strony transakcji dotyczącej wirtualnych walut mogą stanowić istotną przeszkodę w ustaleniu podatkowych implikacji dyspozycji wirtualnymi walutami co najmniej w jeszcze jednym przypadku – operacji transgranicznych. W takim przypadku używający wirtualnej waluty może zostać uznany za zobowiązanego do zapłaty podatku dochodowego zarówno w kraju rezydencji, w którym ma nieograniczony obowiązek podatkowy, jak i w kraju źródła przychodu (gdzie podatek zwykle jest zobowiązany potrącić dokonujący wypłaty płatnik). Anonimowość uczestników obrotu wirtualną walutą może powodować, że niemożliwe będzie ustalenie właściwej w danym przypadku umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania eliminującej, co do zasady, opodatkowanie zarówno w kraju rezydencji, jak i kraju źródła, nie wspominając o uzyskaniu wymaganego dla tego celu certyfikatu rezydencji beneficjenta płatności przez płatnika.

Fragment komentarza Joanny Prokurat "Podatkowe aspekty obrotu wirtualnymi walutami" opublikowanego w Vademecum Głównego Księgowego