Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę, w których jako miejsce świadczenia pracy wskazuje określony region lub też obszar całej Polski. Zapis ten jest związany z tym, że osoby te w sposób stały świadczą pracę poza siedzibą spółki. Wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym oraz stałym elementem wykonywania pracy wynikającym z treści zawartej umowy o pracę. Zdarzają się również wyjazdy na teren innego regionu oraz do siedziby spółki. W czasie wykonywania pracy zatrudnieni pracownicy ponoszą wydatki z nią związane. Z uwagi na brak możliwości powrotu w tym samym dniu do miejsca zamieszkania pracownicy muszą nocować w miejscu wykonywania czynności służbowych. Ponoszą również koszty związane z wyżywieniem i opłatami parkingowymi. Spółka zwraca pracownikom poniesione wydatki na podstawie przedstawionych dokumentów. Wyjazdów związanych z wykonywaniem pracy spółka nie traktuje jako podróży służbowych.
Czy w świetle przepisów o podatku od towarów i usług zwrócone pracownikom koszty związane z wyżywieniem i noclegiem podlegają opodatkowaniu VAT?
Jeśli tak, to co jest podstawą opodatkowania?
Nie ma w tej sytuacji podstaw do opodatkowania usług noclegowych.
Świadczenia jednak związane z wyżywieniem pracowników co do zasady powinny być opodatkowane.
Jak wynika z art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u., opodatkowaniu VAT podlega nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste m.in. pracowników podatnika oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż prowadzona przez niego działalność gospodarcza. W tej więc sytuacji nie należy opodatkowywać usług, których przekazanie zaspokaja tylko i wyłącznie cele pracodawcy (podatnika VAT). Rozstrzygnięcie opisanego w pytaniu zagadnienia sprowadza się zatem do ustalenia faktu czy świadcząc opisane w pytaniu usługi, podatnik (pracodawca) realizuje cele pracowników czy jednak cele prowadzonej działalności.
Jak wskazuje autor pytania, wykonując obowiązki pracownicze poza miejscem siedziby pracodawcy, pracownicy nie mają możliwości powrotu do miejsca zamieszkania w tym samym dniu. Wydatków więc związanych z noclegami nie można tu traktować jako świadczeń dokonywanych na cele osobiste pracowników. Świadczenia te są niezbędne do wykonania zlecanych przez pracodawcę zadań – służą one do celów prowadzonej przez pracodawcę działalności. W związku z tym, świadczenia te, jako zaspokajające cele prowadzonej przez pracodawcę działalności nie będą podlegały opodatkowaniu VAT.
Nieco inaczej należy podejść do kwestii świadczeń związanych z wyżywieniem. Otóż bowiem tego rodzaju świadczenia, co do zasady (zgodnie z zasadami współżycia społecznego) leżą w gestii własnej pracownika. Traktowanie podobnych czynności, jako zaspokajających cele pracodawcy, a nie pracowników, jest wprawdzie możliwe, co niejednokrotnie było potwierdzane przez organy podatkowe, jak również w orzecznictwie sądowym – w tym orzecznictwie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (zob. wyrok ETS z dnia 16 października 1997 r., wydany w sprawie C-258/95 pomiędzy Juliusz Fillibeck Söhne GmbH & CO.KG a Finanzamt Neustadt (Niemcy); postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 kwietnia 2009 r., ILPP2/443-185/09-2/MR). Potraktowanie takich świadczeń jako zaspokajających wyłącznie cele przedsiębiorstwa możliwe jest wyłącznie w szczególnych przypadkach, w których charakter prowadzonej działalności wymusza na pracodawcy zapewnienie pracownikom wyżywienia – okoliczności te w sposób szczegółowy zostały uargumentowane w przytoczonych wyżej orzeczeniach.
W kontekście okoliczności przedstawionych w treści pytania, chcąc uniknąć opodatkowania VAT (nie mylić z uchylaniem się od opodatkowania), należałoby dowodzić, iż przy całodziennej (np. kilkunastogodzinnej pracy), spożycie przez pracowników ciepłego posiłku jest nieuniknione. Pracownicy nie są w stanie zabrać takiego posiłku ze sobą. Chcąc umożliwić im spożycie takiego posiłku we własnym zakresie należałoby wprowadzić przerwę w pracy, dodatkowy transport, itp.
W przypadku braku tego rodzaju lub podobnych przesłanek, opodatkowanie tych czynności VAT będzie nieuniknione. Należy tu bowiem w szczególności zwrócić uwagę na fakt, że swoje zwykłe potrzeby żywnościowe pracownik musi zaspokoić bez względu na fakt czy przebywa w miejscu zamieszania czy poza nim.
Podstawą opodatkowania będzie w takim przypadku poniesiony przez pracodawcę koszt świadczenie usług (art. 29 ust. 12 u.p.t.u.).
Uwagi
Powyższa analiza zakłada, że wszelkie dokumentowane przez pracownika wydatki są fakturowane na pracodawcę. Możliwa jest jednak i taka sytuacja, w której pracownik zafakturuje je na własne nazwisko, a następnie pracodawca zwróci mu poniesione koszty. W takim przypadku pracodawca nie będzie świadczył na rzecz pracownika usług, w rozumieniu art. 8 ust. 2 u.p.t.u. Wypłacone świadczenie będzie jednak wówczas w całości stanowiło przychód pracownika ze stosunku pracy (wniosek z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm. – dalej u.p.d.o.f.) W przypadku gdy faktury zostaną wystawione na pracodawcę, jako przychód ze stosunku pracy trzeba będzie potraktować jedynie wartość zaspokajających cele pracownika wydatków związanych z wyżywieniem (wniosek z art. 12 ust. 3 u.p.d.o.f.).
Czy w świetle przepisów o podatku od towarów i usług zwrócone pracownikom koszty związane z wyżywieniem i noclegiem podlegają opodatkowaniu VAT?
Jeśli tak, to co jest podstawą opodatkowania?
Nie ma w tej sytuacji podstaw do opodatkowania usług noclegowych.
Świadczenia jednak związane z wyżywieniem pracowników co do zasady powinny być opodatkowane.
Jak wynika z art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u., opodatkowaniu VAT podlega nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste m.in. pracowników podatnika oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż prowadzona przez niego działalność gospodarcza. W tej więc sytuacji nie należy opodatkowywać usług, których przekazanie zaspokaja tylko i wyłącznie cele pracodawcy (podatnika VAT). Rozstrzygnięcie opisanego w pytaniu zagadnienia sprowadza się zatem do ustalenia faktu czy świadcząc opisane w pytaniu usługi, podatnik (pracodawca) realizuje cele pracowników czy jednak cele prowadzonej działalności.
Jak wskazuje autor pytania, wykonując obowiązki pracownicze poza miejscem siedziby pracodawcy, pracownicy nie mają możliwości powrotu do miejsca zamieszkania w tym samym dniu. Wydatków więc związanych z noclegami nie można tu traktować jako świadczeń dokonywanych na cele osobiste pracowników. Świadczenia te są niezbędne do wykonania zlecanych przez pracodawcę zadań – służą one do celów prowadzonej przez pracodawcę działalności. W związku z tym, świadczenia te, jako zaspokajające cele prowadzonej przez pracodawcę działalności nie będą podlegały opodatkowaniu VAT.
Nieco inaczej należy podejść do kwestii świadczeń związanych z wyżywieniem. Otóż bowiem tego rodzaju świadczenia, co do zasady (zgodnie z zasadami współżycia społecznego) leżą w gestii własnej pracownika. Traktowanie podobnych czynności, jako zaspokajających cele pracodawcy, a nie pracowników, jest wprawdzie możliwe, co niejednokrotnie było potwierdzane przez organy podatkowe, jak również w orzecznictwie sądowym – w tym orzecznictwie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (zob. wyrok ETS z dnia 16 października 1997 r., wydany w sprawie C-258/95 pomiędzy Juliusz Fillibeck Söhne GmbH & CO.KG a Finanzamt Neustadt (Niemcy); postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 kwietnia 2009 r., ILPP2/443-185/09-2/MR). Potraktowanie takich świadczeń jako zaspokajających wyłącznie cele przedsiębiorstwa możliwe jest wyłącznie w szczególnych przypadkach, w których charakter prowadzonej działalności wymusza na pracodawcy zapewnienie pracownikom wyżywienia – okoliczności te w sposób szczegółowy zostały uargumentowane w przytoczonych wyżej orzeczeniach.
W kontekście okoliczności przedstawionych w treści pytania, chcąc uniknąć opodatkowania VAT (nie mylić z uchylaniem się od opodatkowania), należałoby dowodzić, iż przy całodziennej (np. kilkunastogodzinnej pracy), spożycie przez pracowników ciepłego posiłku jest nieuniknione. Pracownicy nie są w stanie zabrać takiego posiłku ze sobą. Chcąc umożliwić im spożycie takiego posiłku we własnym zakresie należałoby wprowadzić przerwę w pracy, dodatkowy transport, itp.
W przypadku braku tego rodzaju lub podobnych przesłanek, opodatkowanie tych czynności VAT będzie nieuniknione. Należy tu bowiem w szczególności zwrócić uwagę na fakt, że swoje zwykłe potrzeby żywnościowe pracownik musi zaspokoić bez względu na fakt czy przebywa w miejscu zamieszania czy poza nim.
Podstawą opodatkowania będzie w takim przypadku poniesiony przez pracodawcę koszt świadczenie usług (art. 29 ust. 12 u.p.t.u.).
Uwagi
Powyższa analiza zakłada, że wszelkie dokumentowane przez pracownika wydatki są fakturowane na pracodawcę. Możliwa jest jednak i taka sytuacja, w której pracownik zafakturuje je na własne nazwisko, a następnie pracodawca zwróci mu poniesione koszty. W takim przypadku pracodawca nie będzie świadczył na rzecz pracownika usług, w rozumieniu art. 8 ust. 2 u.p.t.u. Wypłacone świadczenie będzie jednak wówczas w całości stanowiło przychód pracownika ze stosunku pracy (wniosek z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm. – dalej u.p.d.o.f.) W przypadku gdy faktury zostaną wystawione na pracodawcę, jako przychód ze stosunku pracy trzeba będzie potraktować jedynie wartość zaspokajających cele pracownika wydatków związanych z wyżywieniem (wniosek z art. 12 ust. 3 u.p.d.o.f.).