Czy należy sprawdzać czy faktycznie poniesione koszty na gastronomię ujęte w rachunku podróży służbowej w przypadku delegacji zagranicznej (do USA) członka zarządu w sp. z o.o. nie przekroczyły kwot diet, które by mu przysługiwały w okresie podróży służbowej i czy nadwyżkę tych kosztów gastronomii, jeżeli przekroczą kwotę przysługujących diet, nie wliczać w koszty podatkowe?

Opisane w pytaniu wydatki mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm. - dalej u.p.d.o.p.). Na gruncie tego przepisu do kosztów uzyskania przychodów można zaliczać, między innymi, koszty podróży służbowej osób związanych z podatnikami, w tym członków zarządu spółek z o.o. (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 28 października 2008 r. - IBPB3/423-683/08/JS czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 30 listopada 2009 r. - ITPB3/423-466g/09/MK).
Nie ma przy tym wśród przepisów art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. przepisu ograniczającego wysokość zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych, w szczególności ograniczających tę wysokość do wysokości wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) lub rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 września 2010 r. (IPPB5/423-453/10-4/JC) czy interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 2 listopada 2010 r. (ILPB4/423-118/10-4/MC), w której czytamy, że "warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tyt. podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia źródła) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony, to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży zagranicznej bądź krajowej, m.in. za nocleg i wyżywienie, nawet w sytuacji, gdy przekracza on limity wynikające z odrębnych przepisów".
Wskazane interpretacje dotyczą co prawda podróży służbowych pracowników, lecz mają odpowiednie zastosowanie w przypadku podróży służbowych członków zarządu niebędących pracownikami. W konsekwencji zwracane członkowi zarządu koszty wyżywienia (nabywanych usług gastronomicznych) poniesione w trakcie jego zagranicznej podróży służbowej mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w wysokości przekraczające wysokość diet, które przysługiwałyby mu w okresie podróży służbowej (nie jest zatem konieczne porównywanie zwracanych kwot z wysokością należnych diet).