Odpowiedź:
Firma może zwracać zleceniobiorcy koszty kilometrówki, które będą wolne od podatku i składek ZUS.
Uzasadnienie:
U pracowników podstawą wypłaty świadczeń z tytułu podróży służbowej jest art. 77[5] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.), z przepisu tego płynie wniosek, że dla pracowników delegacja jest wyjątkiem od zasady świadczenia pracy w miejscu pracy. Analogiczny przepis nie obowiązuje w przypadku zleceniobiorców, co nie oznacza, że w ich przypadku nie można rozliczać podróży służbowych. Jest w pełni dopuszczalne, o ile strony tak postanowią. Uwzględniając, że umowa zlecenia ma luźniejszy charakter niż umowa o pracę, przy zleceniu można rozliczać delegację także w przypadku dojazdu do miejsca wykonywania umowy. W umowie powinien jednak znajdować się stosowny zapis.
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 i ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – dalej r.p.s. Istotne jest przy tym, że w przypadku pracowników ustawodawca wyraźnie mówi o „podróży służbowej”, a u innych osób – jedynie o „podróży” bez określania jej mianem „służbowej”.
W przypadku osób niebędących pracownikami zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Ustawodawca tak szeroko określił powyższe warunki, że są one praktycznie zawsze spełnione.
W zakresie składek ZUS zastosowanie znajduje § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 z późn. zm.), zgodnie z którym podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach r.p.s. Zwolnienie to stosuje się także odpowiednio do zleceniobiorców na mocy § 5 ust. 2 pkt 2 powyższego rozporządzenia.
Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 25.04.2016 r.
Czy zleceniobiorcom można zwracać koszty używania prywatnego samochodu bez podatku i składek ZUS?
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoFirma posiadająca siedzibę w B (dodatkowe miejsce prowadzenia działalności w T), dodatkowo wykonuje swoją działalność w innych miejscowościach, wg zleceń pozyskiwanych przez firmę. Firma zawiera umowy zlecenie na świadczenie usług w miejscach wynikających z tych zleceń, np. w J.Czy firma ma prawo zwracać koszty podróży samochodem prywatnym zleceniobiorcy do wysokości kilometrówki z zastosowaniem zwolnienia z opodatkowania i składek ZUS?Czy może, aby skorzystać z tych zwolnień, nastąpić wyjazd poza miejscowość określoną w umowie cywilnoprawnej?Czy powinny być jakieś dodatkowe zapisy w umowie, dotyczące zwrotu kosztów za przejazd.