Spółka dokonuje zakupu oprogramowania księgowego, które będzie później udostępniać innej spółce, będącej podmiotem z nią powiązanym. Obecnie spółka ponosi nakłady na fazę wdrożeniową oprogramowania, tj. m.in. wydatki na przeloty, zakwaterowanie itp. pracowników księgowości spółki powiązanej w celu prawidłowego zamodelowania oprogramowania. Nie jest możliwe bowiem zbudowanie takiego oprogramowania bez zaangażowania tych osób. Zdaniem spółki ww. wydatki powinny być przez spółkę zaksięgowane w nakłady inwestycyjne (wartości niematerialne i prawne w budowie) z uwagi na fakt, iż stanowią nakłady wdrożeniowe na budowę oprogramowania, które zostanie docelowo nabyte w postaci licencji a finalnie będzie źródłem przychodu spółki. Spółka będzie bowiem fakturować spółkę powiązaną za korzystanie z tego oprogramowania oraz za serwis tego oprogramowania.
Czy stanowisko spółki jest prawidłowe?
Do wydatków podwyższających cenę nabycia licencji należy zaliczyć wszelkie wydatki związane z wdrożeniem i uruchomieniem programu komputerowego, umożliwiające jego użytkowanie.
W przypadku wartości niematerialnych i prawnych kosztem uzyskania przychodów są odpisy amortyzacyjne - art. 15 ust. 6 i art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. b) ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p. Amortyzacji podlegają m.in. wartości niematerialne i prawne w postaci licencji oraz autorskich praw majątkowych, które zostały nabyte przez podatnika i nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, a przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok (art. 16b ust. 1 u.p.d.o.p.). Warunkiem dokonywania odpisów amortyzacyjnych jest używanie przez podatnika wartości niematerialnych i prawnych na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej albo oddanie do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji).
Jak wynika z art. 16g ust. 3 u.p.d.o.p. wartością początkową wartości niematerialnych i prawnych jest cena nabycia tych praw. Ceną nabycia jest kwota należna zbywcy, powiększona o koszty zakupu naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnych i prawnych do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych skarbowych i innych, odsetek i prowizji.
W świetle powołanych przepisów prawa do wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej jaką jest licencja na program komputerowy zalicza się nie tylko kwotę należną sprzedającemu, ale także inne wydatki związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania składnika majątku do używania. Użycie przez ustawodawcę zwrotu "w szczególności" oznacza, iż katalog wydatków określony w art. 16g ust. 3 u.p.d.o.p. poniesionych w bezpośrednim związku z zakupem środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej powiększających ich wartość początkową jest otwarty, tak więc może on obejmować również inne, niewymienione wyżej koszty, które będą miały wpływ na wartość początkową wartości niematerialnej i prawnej, o ile koszty te będą związane z nabyciem lub przyjęciem do używania wartości niematerialnej i prawnej i zostaną naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania.

Bezspornym jest, że wdrożenie stanowi pewien proces, na który składa się szereg czynności mających na celu zaadoptowanie systemu informatycznego na potrzeby jednostki. Na proces ten składają się wszelkie działania polegające na instalacji oprogramowania oraz mające na celu dostosowanie oprogramowania do indywidualnych potrzeb użytkownika, sprawdzenie poprawności działania systemu informatycznego, wprowadzenie ewentualnych poprawek przez firmę udzielającą licencji na użytkowanie systemu a także zarządzanie projektem wdrażania i wsparcie intelektualne oraz techniczne przy realizacji procesu wdrażania. W skład tego procesu niewątpliwie wchodzą koszty przewozu, usług hotelarskich i posiłków osób zaangażowanych w proces wdrażania programu czy systemu komputerowego.
W związku z powyższym wymienione w zapytaniu koszty, stanowiące - zdaniem Spółki - niezbędny element procesu modelowania oprogramowania na potrzeby faktycznego użytkownika tego programu, w mojej opinii, winny zwiększać wartość początkową licencji. Koszty te naliczone do dnia przyjęcia programu do używania powinny zatem stanowić element wartości początkowej nabytego prawa – licencji na użytkowanie programów komputerowych.
Na zakończenie dodać należy, że co do zasady koszty szkoleń użytkowników w zakresie obsługi wdrażanego systemu nie są wliczane do wartości początkowej nowego oprogramowania. W świetle powyższego Spółka winna zadbać (po to, aby uniknąć ewentualnych sporów z fiskusem) o dowody wskazujące, że wydatki na przeloty czy zakwaterowanie pracowników księgowości jednostki powiązanej miały na celu prawidłowe zamodelowania oprogramowania i nie wiązały się ze szkoleniem pracowników w zakresie użytkowania oprogramowania.