Pytanie

Pracownik posiada telefon prywatny i dokonuje z niego rozmów służbowych (załatwia kontrakty, kontaktuje się z klientami). Postanowiono w firmie dokonać cesji telefonu na firmę. Jednak cesja ta została dokonana 3 miesiące później. W tym czasie pracownik wykonał dużo rozmów służbowych związanych z pracą. Przedłożył wydruki z billingu z oświadczeniem i wnioskiem o zwrot kosztów poniesionych na cele służbowe, z uwagą że w danym miesiącu nie można było dokonać cesji telefonu. Pracownik sam dokonał zapłaty za faktury wystawione na niego.
Czy na podstawie wniosku o zwrot kosztów (dołączono billing) można zwrócić poniesione koszty pracownikowi i zaliczyć w koszty uzyskania przychodu spółki?
Co zrobić z podatkiem VAT?
Czy jest kosztem uzyskania przychodu spółki?

Odpowiedź

Istnieje możliwość zaliczenia kosztów, o których mowa, do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą ku temu nie jest jednak według mnie wniosek pracownika o zwrot kosztów, lecz wystawiony przez pracownika dokument obciążający spółkę tymi kosztami, np. wystawiona przez pracownika nota obciążeniowa (można się jednak spotkać ze stanowiskiem odmiennym).

Uzasadnienie

Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ). Koszty zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów rozmów służbowych z telefonu prywatnego tego pracownika są niewątpliwie poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez spółkę. Nie są to również koszty wymienione jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Istnieje zatem możliwość zaliczenia kosztów, o których mowa, do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą ku temu nie jest jednak według mnie wniosek pracownika o zwrot kosztów, lecz wystawiony przez pracownika dokument obciążający spółkę tymi kosztami (powinien on posiadać cechy dowodu księgowego określone – zależnie od rodzaju księgowości prowadzonej przez spółkę - w art. 21 ustawy o rachunkowości , albo § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów , np. wystawiona przez pracownika nota obciążeniowa (można się jednak spotkać ze stanowiskiem odmiennym; jak czytamy w postanowieniu Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wałbrzychu z 11 grudnia 2006 r., PD-III/423-164/13/1/06, "dla uznania za koszt uzyskania przychodów wydatku z tytułu zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów rozmów telefonicznych przeprowadzonych w celach służbowych, konieczne jest udokumentowanie tego wydatku nie tylko wnioskiem złożonym przez pracownika wraz z zapłaconą fakturą VAT, lecz także wydrukiem połączeń telefonicznych (bilingiem), z którego należy wyodrębnić i szczegółowo opisać połączenia dotyczące rozmów służbowych").

Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że podatek VAT zawarty w fakturze wystawionej na pracownika nie może zostać odliczony przez spółkę. Równowartość kwoty tego podatku stanowi koszt uzyskania przychodu spółki, jeżeli kwotą tą pracownik – na mocy porozumienia ze spółką – obciąży spółkę na podstawie dokumentu, o którym mowa powyżej (kwota obciążenia stanowi koszt uzyskania przychodu spółki w pełnej wysokości, w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT).

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

przywołane akty prawne:

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361)

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)