Odpowiedź:
Spółka może prowadzić księgi rachunkowe na serwerze zagranicznym, jeżeli spełnione zostaną pewne warunki. O tym fakcie nie ma potrzeby informować urzędu skarbowego.
Uzasadnienie:
Wskazówki w omawianej kwestii zawiera stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (załącznik do komunikatu nr 10 Ministra Finansów z dnia 18 maja 2010 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 6, poz. 26)). Zgodnie z punktami 26 i 27 stanowiska, poprzedzonymi śródtytułem "Księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych", przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w powyższej formie jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych (art. 13 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) – dalej u.o.r.).
Księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, uznaje się za prowadzone w sposób prawidłowy, jeżeli spełnione są co najmniej następujące warunki:
a) jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;
b) jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;
c) księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,
d) zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;
e) dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
f) księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;
g) jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).
Jeżeli zatem jednostka zadająca pytanie spełnia powyższe warunki, to może prowadzić księgi rachunkowe na serwerze zagranicznym.
Zgodnie z art. 11a u.o.r., w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:
1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;
2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
Z treści pytania wynika, że spółka będzie prowadziła księgi rachunkowe w swojej siedzibie, tylko dane będą zapisywane na serwerze zagranicznym. W takim przypadku, na gruncie powyższego przepisu nie występuje w mojej ocenie obowiązek informowania urzędu skarbowego o tym fakcie.
Michał Topulniak, redaktor publikacji Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 7.10.2016 r.
Czy spółka może prowadzić księgi rachunkowe na serwerze zagranicznym?
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoCzy spółka (mająca siedzibę w Polsce) może prowadzić księgi rachunkowe w formie elektronicznej (wg ustawy o rachunkowości), jeżeli serwery przechowujące te dane znajdują się w Niemczech (siedziba spółki matki)?Czy fakt, że serwery znajdują się w Niemczech, powinien zostać zgłoszony do organów państwowych, np. do urzędu skarbowego?
