Czy przejmując obowiązki głównego księgowego powinnam mieć protokół przekazania sald księgowych?

Osoba, która przestaje pełnić obowiązki głównego księgowego nie jest zobowiązana ani do sporządzenia bilansu, ani do sporządzenia protokołu przekazania sald księgowych na dzień, w którym kończy się jej odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych w jednostce.

Pytanie

Czy przejmując w trakcie roku bilansowego obowiązki głównego księgowego w jednostce powinnam mieć protokół przekazania sald księgowych od byłego głównego księgowego z dokładnym opisem, z czego wynikają salda księgowe (głównie rozrachunkowe), kiedy przy ostatnim bilansie brak takowych?
Co z podpisami pod bilansem danego roku?
Kto powinien podpisać bilans tego roku?

Odpowiedź

W świetle obowiązujących przepisów prawa osoba, która przestaje pełnić obowiązki głównego księgowego nie jest zobowiązana ani do sporządzenia bilansu, ani do sporządzenia protokołu przekazania sald księgowych (w szczególności rozrachunkowych) na dzień, w którym kończy się jej odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych w jednostce.
Natomiast roczne sprawozdanie finansowe (w tym bilans) powinna podpisać osoba pełniąca funkcję głównego księgowego na dzień sporządzenia tego sprawozdania oraz – oczywiście – kierownik jednostki.

Uzasadnienie

Z uwagi na fakt, iż osoba, która przestaje pełnić funkcję głównego księgowego w jednostce nie jest zobowiązana do sporządzenia protokołu przekazania sald księgowych na dzień, w którym kończy się jej odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych w jednostce, jej następca nie ma prawa takiego protokołu wymagać. Nie uzasadnia tego także brak dokładnego zestawienia sald księgowych (w tym rozrachunkowych), składających się na poszczególne pozycje aktywów i pasywów ostatniego rocznego sprawozdania finansowego jednostki. I chociaż wątpliwości może budzić jakość ostatniej inwentaryzacji rocznej, w tym sposobu jej udokumentowania, to rozliczanie byłego głównego księgowego (i innych osób uczestniczących w inwentaryzacji) z wywiązywania się z powierzonych mu (im) obowiązków nie mieści się w zakresie kompetencji obecnego głównego księgowego jednostki.

Druga kwestia poruszona w treści pytania dotyczy podpisywania rocznego sprawozdania finansowego. Zagadnienie to reguluje art. 52 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) - dalej u.o.r., który stanowi, że sprawozdanie finansowe podpisują:
a) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz
b) kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Ponieważ roczne sprawozdanie finansowe (w tym bilans) sporządza się po zakończeniu roku obrotowego w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 u.o.r.), chodzi tutaj o osoby, które na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego (lub ewentualnie późniejszy dzień jego podpisania) sprawują wymienione funkcje, nawet gdyby w ogóle nie sprawowały ich w roku obrotowym, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. A zatem, w przedmiotowej sytuacji jedną z osób zobowiązanych do podpisania rocznego sprawozdania finansowego sporządzonego za rok 2013, będzie osoba, która przejęła obowiązki głównego księgowego w jednostce w trakcie roku obrotowego 2013 (o ile – oczywiście – osoba ta będzie wykonywała obowiązki głównego księgowego także w momencie sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego za rok 2013, a więc w pierwszym kwartale roku 2014).

Złożenie podpisu na sprawozdaniu finansowym oznacza przyjęcie odpowiedzialności za rzetelność i jasność przedkładanych informacji liczbowych i słownych oraz ich zgodność z zasadami (polityką) rachunkowości, określonymi w u.o.r. oraz – w zakresie, w jakim jednostka ma w myśl u.o.r. prawo wyboru – przyjętymi przez jednostkę. Mając powyższe na względzie u.o.r. dopuszcza odmowę złożenia podpisu pod rocznym sprawozdaniem finansowym przez osoby zobowiązane do jego podpisania (art. 52 ust. 2 u.o.r.). Odmowa podpisu wymaga jednak sporządzenia pisemnego uzasadnienia, które należy dołączyć do sprawozdania finansowego.

W tym miejscu warto zauważyć, iż – niezależnie od momentu roku obrotowego, w którym doszło w jednostce do zmiany na stanowisku głównego księgowego – na koniec roku obrotowego (tu: roku 2013) należy przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów (art. 26 u.o.r.), aby dane zawarte w księgach rachunkowych doprowadzić do zgodności ze stanem faktycznym. Obowiązek inwentaryzacji dotyczy także rozrachunków, nawet jeżeli są ich setki czy tysiące, a kontrahentami są w zdecydowanej większości osoby fizyczne. Tym samym osoba, która przejęła obowiązki głównego księgowego w trakcie roku obrotowego będzie musiała na koniec roku ustalić kwoty nierozliczonych należności i zobowiązań – niezależnie od tego, czy otrzymała ona informację, które salda kont rozrachunkowych wchodziły do poszczególnych pozycji bilansowych na początek roku obrotowego, czy też takiej informacji nie otrzymała.