Pytanie
Jakie wymogi formalne należy spełnić, od dnia 1 marca 2013 r., w celu uznania kosztów delegacji jako zwolnione z podatku dochodowego?
Które koszty wg nowych przepisów wyłączone są z kosztów podatkowych?
Czy rozliczenie kosztów podróży służbowej krajowej i zagranicznej od dnia 1 marca 2013 r. będzie różnić się od dotychczasowych rozliczeń?
Odpowiedź
Warunki formalne korzystania ze wskazanego zwolnienia oraz zasady rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników w kosztach uzyskania przychodów nie zmienią się z dniem 1 marca 2013 r. W niewielkim stopniu zmienią się jedynie przepisy określające należności przysługujące pracownikom przebywającym w podróży służbowej.
Uzasadnienie
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., zwolnione są od podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Kwoty te są zwolnione od podatku do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Przepis powyższy nie został w ostatnim czasie znowelizowany, jak również nie jest planowana jego nowelizacja. A zatem wskazane zwolnienie obejmuje i obejmować będzie po 1 marca 2013 r.:
1) wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (nie obejmuje diet i innych należności za czas podróży pracowników niebędących podróżami służbowymi),
2) przysługuje tylko do wysokości określonej wskazanymi powyżej przepisami.
Należy jednak zauważyć, że z dniem 1 marca 2013 r. zmienią się przepisy wydane przez ministra właściwego do spraw pracy, do których odsyła wskazany przepis. Od tego dnia będą to przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) - dalej r.p.s.
Przepisy r.p.s. nie będą jednak w większości przepisami nowymi, lecz stanowić będą powtórzenie obowiązujących do końca lutego rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Zmiany wynikające z r.p.s. są niewielkie i dotyczą przede podwyższenia wysokości diet (np. dieta za dobę podróży krajowej ulegnie podwyższeniu z 23 do 30 zł) oraz - w przypadku zagranicznych podróży służbowych - limitów wydatków na nocleg.
Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że teoretycznie od dnia 1 marca 2013 r. nadal nie będą istnieć żadne warunki formalne związane z korzystaniem ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. W praktyce jednak dla celów dowodowych konieczne jest posiadanie dowodów potwierdzających przebywanie przez pracownika w podróży służbowej oraz wysokość wypłaconych mu diet i innych należności za czas podróży służbowej. W tym celu najczęściej wykorzystywane są dokumenty polecenia wyjazdu służbowego oraz rozliczenia kosztów podróży. W tym zakresie nic się od 1 marca 2013 r. nie zmieni.
Nie zmienią się również od 1 marca 2013 r. zasady zaliczania wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników do kosztów uzyskania przychodów. Za wyjątkiem limitowanych wydatków na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich w podróży służbowej samochodów (zob. art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm. - dalej u.p.d.o.p.) koszty te nadal będą mogły być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów bez ograniczeń (o ile są koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów - zob. art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.).