Odpowiedź:
Nie. Kierownik jednostki i osoba prowadząca księgi rachunkowe jednostki powinni podpisać sprawozdanie finansowe własnoręcznie. Podpisów własnoręcznych nie można zastępować faksymiliami.

Uzasadnienie:
Artykuł 52 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – dalej u.o.r. – stanowi, iż sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki. Złożenie podpisu jest oświadczeniem, potwierdzeniem, że sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami u.o.r. i przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości. Poświadczenie nieprawdziwych danych skutkuje odpowiedzialnością karną i cywilnoprawną.
Sprawozdanie finansowe należy podpisać. Podpis zaś – jak wynika z art. 78-781 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny – dalej k.c. – może mieć postać:
- własnoręcznego podpisu lub
- bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Faksymile jest natomiast pieczęcią będącą odbiciem (kopią) własnoręcznego podpisu danej osoby. Stosowanie takiej pieczęci oznacza odbijanie na dokumencie w sposób mechaniczny kopii podpisu. Przybicie faksymile nie jest więc tożsame z własnoręcznym podpisem danej osoby. Okoliczność ta nie budzi żadnych wątpliwości ani w literaturze przedmiotu, ani w orzecznictwie sądowym (por. m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 10 listopada 2006 r., II FSK 11544/05). Oczywiste jest również, że faksymile nie stanowi bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Przepisy prawa przewidują w niektórych przypadkach możliwość wykorzystania faksymile do "podpisywania" dokumentów, a ściślej: do zastępowania pieczęcią faksymile podpisu własnoręcznego. Przykładowo:
- w myśl art. 92110 § 2 k.c. podpis dłużnika na wystawionym przez niego papierze wartościowym może być, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej, odbity sposobem mechanicznym;
- zgodnie z art. 328 § 2 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych dokument akcji powinien być opatrzony pieczęcią spółki oraz podpisem zarządu, przy czym podpis może być odtwarzany mechanicznie;
- na mocy art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 15 stycznia 2015 r. o obligacjach dokument obligacji należy opatrzyć podpisami osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań w imieniu emitenta, z tym że podpisy mogą być odtwarzane mechanicznie.
Prawo bilansowe takiej możliwości nie daje. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe powinno zawierać własnoręczne (a nie odtwarzane mechanicznie) podpisy osób zobowiązanych do jego podpisania, tj. kierownika jednostki i osoby prowadzącej księgi rachunkowe jednostki. Przybicie faksymile, czyli mechaniczne odtworzenie podpisu, nie spełnia ustawowego wymogu podpisania sprawozdania finansowego. Innymi słowy, sprawozdanie finansowe opatrzone faksymiliami jest wciąż sprawozdaniem niepodpisanym.

Dorota Mikulska