Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą zaoszczędzić na hotelu i zapłacić niższy podatek. Skarbówka zgadza się, by do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć wydatki na wynajęcie mieszkania w innej miejscowości. Ale stawia też warunki.
Trzeba udowodnić, że wydatek jest niezbędny
Przykładem korzystnego dla podatników stanowiska może być interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 kwietnia 2024 r. (nr 0112-KDIL2-2.4011.225.2024.2.MW). Sprawa dotyczyła kobiety prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której świadczyła usługi wspomagające transport. Miejscem prowadzenia działalności gospodarczej jest miejscowość, w której jest zameldowana. Kobieta pełni również dyżury telefoniczne, kiedy musi w ciągu godziny stawić się na wezwanie w miejscowości odległej o 300 km, dlatego wynajmuje tam mieszkanie.
Dyrektor KIS zgodził się, że skoro wynajem mieszkania jest niezbędny, by osiągać przychody z działalności, to wydatki na ten cel, jako niemające charakteru wydatków osobistych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Zwrócił jednak uwagę na konieczność właściwego ich udokumentowania. Nie wystarczą faktury potwierdzające wysokość kosztów. - Niezbędnym jest posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach, wymagających pobytu w miejscowości, w której wynajęto mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność wydatków - stwierdził dyrektor KIS.
Korzystną interpretację otrzymała też prawniczka, która otworzyła kancelarię prawną w swoim rodzinnym mieście. Ale ponieważ specjalizuje się w wąskiej dziedzinie (ochrona środowiska), to ma problem ze zleceniami na lokalnym rynku. Dlatego nawiązała stałą współpracę z kancelarią oddaloną o 460 km. Ze względu na znaczą odległość i długie dojazdy oraz wysokie ceny noclegów w hotelach, zdecydowała się wynająć tam mieszkanie. Obliczyła, że najem będzie ją kosztował niemal czterokrotnie mniej niż dojazdy i noclegi w hotelach.
Dyrektor KIS zgodził się na odliczenie wydatków, o ile kobieta spełni odpowiednie warunki. Nie wystarczy potwierdzenie wysokości opłat przez właściciela wynajmowanego mieszkania. Musi udokumentować wykonywanie usług wymagających pobytu w miejscowości, w której wynajęła lokal.
Czytaj w LEX: PIT: fiskus nie zwróci za dojazd do urzędu skarbowego firmowym samochodem > >
Cena promocyjna: 97.2 zł
|Cena regularna: 135 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 101.25 zł
Najem zagraniczny nie zawsze może być kosztem
Co z mieszkaniem za granicą? W interpretacji z 13 października 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.697.2022.2.RK) dyrektor KIS zgodził się na odliczenie kosztów najmu w Czechach. Chodziło o polskiego przedsiębiorcę, który ma miejsce zamieszkania wraz z rodziną w Polsce, ale świadczy usługi doradcze w Czechach na podstawie rocznego kontraktu. Tłumaczył, że musi wykonywać je na miejscu, w trybie stacjonarnym, dlatego wynajął za granicą mieszkanie. Dyrektor KIS potwierdził, że skoro wydatki na mieszkanie w Czechach mają związek z uzyskiwanymi przychodami, to można je odliczyć. Ale w razie ewentualnej kontroli musi udowodnić zgodność tych twierdzeń ze stanem faktycznym. Jeśli przedstawiony we wniosku opis będzie się różnić od rzeczywistości, interpretacja nie będzie go chroniła.
Najnowsze stanowisko fiskusa jest jednak niekorzystne w przypadku przedsiębiorcy, który zatrudnił się na umowę o pracę w austriackiej firmie (interpretacja z 14 lutego 2025 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.673.2024.2.AND). Chodzi o prezesa polskiej spółki, która powstała w wyniku przekształcenia założonej przez niego działalności gospodarczej. Mężczyzna jest obecnie wspólnikiem polskiej spółki, ale jednocześnie został zatrudniony na umowę o pracę w spółce z siedzibą w Austrii. Liczy, że dzięki zdobytym przez niego kontaktom i wiedzy, austriacka spółka stanie się klientem polskiej spółki. Ponadto argumentował, że długoterminowy wynajem mieszkania za granica pozwoli na wypełnienie obowiązków związanych z ekspansją, dodatkowo minimalizując wydatki, jakie byłyby ponoszone na hotele i dojazdy.
Dyrektor KIS stwierdził jednak, że najem nie ma związku z zagraniczną ekspansją polskiej spółki, ale zatrudnieniem prezesa w Austrii i koniecznością pracy stacjonarnej. Poza tym w umowie z austriackim pracodawcą obowiązuje go zakaz konkurencji, co wyklucza działanie na rzecz polskiej spółki. Dlatego nie może być kosztem podatkowym.
Czytaj również w LEX: Opodatkowanie VAT nieodpłatnego świadczenia usług > >
Warto wystąpić o własną interpretację
Jak podkreśla adwokat Jarosław Ziobrowski, partner w kancelarii Ziobrowski Tax&Law, od dłuższego czasu organy podatkowe przyjmują pozytywne stanowisko w tej sprawie, co daje przedsiębiorcom możliwość zmniejszenia płaconego podatku dochodowego.
- Może to mieć szerokie zastosowanie, gdyż wielu samozatrudnionych z mniejszych miejscowości wynajmuje mieszkanie w większym ośrodku. Czynsz za najem w innym mieście może stanowić koszt uzyskania przychodów niezależnie od okresu najmu. Ustawa o PIT nie przewiduje żadnych ograniczeń. Fiskus nie ma też podstaw, by kwestionować zasadność takiego wydatku. Gdyby przedsiębiorca wybrał hotel, opłaty byłyby o wiele wyższe. Nie wydaje się też, by rozliczenie samozatrudnionych stało się przedmiotem wzmożonych kontroli podatkowych - mówi mec. Ziobrowski.
Agata Malicka, współwłaścicielka biura rachunkowego, zwraca uwagę, że wydatek musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów. Ponadto, aby dany wydatek był uznany za koszt podatkowy, musi zostać spełniony warunek formalny, tzn. musi być właściwie udokumentowany.
- Fiskus potwierdza, że wydatek na wynajem mieszkania traci w określonych okolicznościach charakter wydatku na cele osobiste. Każdy przypadek należy jednak oceniać indywidualnie. Właściwym udokumentowaniem kosztu jest nie tylko posiadanie faktury czy rachunku, ale innych dowodów świadczących o konieczności wynajęcia mieszkania w innej miejscowości zarówno z ekonomicznego, jak i racjonalnego punktu widzenia. Należy też pamiętać, że mimo iż interpretacje dyrektora KIS są pozytywne, to chronią tylko wnioskodawców. Dlatego warto wystąpić z własnym wnioskiem o interpretację - mówi Agata Malicka.
Czytaj również: Pułapki w rozliczeniu PIT - jak uniknąć błędów
Sprawdź także w LEX: Koszty uzyskania przychodów czy wydatki o charakterze osobistym – gdzie przebiega granica? > >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
![Wzorcowy Plan Kont z komentarzem do ustawy o rachunkowości i Międzynarodowych Standardów Rachunkowości [PRZEDSPRZEDAŻ]](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/82737/978-83-8390-523-5_,mn6D62SdolTgn7bKqdfXjIVm.jpg.webp)
