Odpowiedź:
Kaucja, jako świadczenie zwrotne, co do zasady nie jest kosztem podatkowym. Kosztem takim stanie się jednak, jeśli kwoty tak określone w istocie nie mają charakteru zwrotnego. Natomiast czynsz inicjalny, moim zdaniem można w tym przypadku zaliczyć w koszty w momencie poniesienia, ponieważ dotyczy nowej umowy i, jak rozumiem, jest warunkiem jej zawarcia.

Uzasadnienie:
Zgodnie z przepisami art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f. zawierającym wydatki wyłączone z kosztów podatkowych.
Jeśli chodzi o kaucję, ma ona charakter zwrotny, w związku z czym nie jest kosztem uzyskania przychodów. Wydatek może być kosztem podatkowym jeśli m.in. jest definitywny, tj. nie podlega zwrotowi. W przypadku, gdy kwota określona w pytaniu jako „kaucja” ma charakter definitywny, nie jest w istocie kaucją i stanowi koszt podatkowy. Moim zdaniem w takiej sytuacji można ją zaliczyć w koszty na podstawie wystawionej faktury.
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, co do zasady, uważa się dzień, na który ujęto koszt:
1) w księgach rachunkowych, czyli zaksięgowano, na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo
2) na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku),
– z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 22 ust. 5d u.p.d.o.f.).
Natomiast co do opłaty wstępnej (czynszu inicjalnego), moim zdaniem można zaliczyć ją jednorazowo w koszty podatkowe (tak też np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 18 maja 2011 r., ILPB1/415-805/08/11-S/AG). Tego typu opłata, jeśli jest uiszczana jednorazowo, ma bowiem charakter samoistny. Jest też zwykle warunkiem zawarcia umowy, więc nie dotyczy całego okresu jej trwania. W tym przypadku, moim zdaniem wystąpi taka sytuacja. Opłata ta dotyczy bowiem zawarcia de facto nowej umowy.
Inny organ podatkowy potwierdził takie stanowisko stwierdzając: „(...) związek poniesionego wydatku w postaci pierwszej raty leasingowej (na poczet której zaliczono zapłaconą wcześniej kaucję gwarancyjną) z uzyskiwanymi przez Wnioskodawcę przychodami nie ma charakteru bezpośredniego. W opisanym stanie faktycznym, pierwsza rata leasingowa ma charakter opłaty samoistnej, bezzwrotnej, nieprzypisanej do poszczególnych rat leasingowych, a poniesienie jej jest warunkiem koniecznych do realizacji umowy leasingu. Opłata ta, jest wydatkiem jednorazowym związanym z zawarciem umowy leasingu, nie jest również opłatą na poczet usługi wykonywanej przez okres jej trwania.” (interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 28 października 2013 r., ITPB1/415-794/13/WM). Zdaniem tego organu taką opłatę można więc zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów jednorazowo, w momencie poniesienia.

Sławomir Liżewski
Odpowiedzi udzielono 27.10.2015 r.