Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie kładzenia wykładzin. Zatrudnia 10 pracowników na umowę o pracę. W poprzednich latach działalności zakupił sprzęt, tj. wiertarkę, spawarkę itp. Wartość tych sprzętów nie przekroczyła 3500 zł. W grudniu 2009 r. okazało się, że jeden ze sprzętów został przez pracownika zagubiony.
Co w takiej sytuacji należy zrobić? Spisać protokół ze świadkami? Czy zmienia się coś w księgowaniu, jeżeli te sprzęty nie są w żadnej ewidencji ani wyposażenia ani środków trwałych?
Jeżeli w przedstawionych okolicznościach zaginiony sprzęt nie został ujęty, jak wskazuje podatnik, ani w ewidencji wyposażenia, ani w ewidencji środków trwałych oznacza to, że wydatek na zakup sprzętu został zaewidencjonowany bezpośrednio w PKPiR w kol. 13 "Pozostałe wydatki". Jeżeli strata w środkach obrotowych nie jest konsekwencją braku staranności oraz nieracjonalnego działania, to nie ma konieczności wyksięgowania kosztu zakupu narzędzi z PKPiR. Jeżeli jednak strata w sprzęcie jest wynikiem zaniedbania, to uważam, że koszt zakupu zaginionego narzędzia powinien być wyksięgowany z PKPiR.
W przedstawionych okolicznościach wystąpią straty w środkach obrotowych. Straty takie nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, niemniej, pod pewnymi warunkami.
Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w negatywnym katalogu tj. w art. 23 u.p.d.o.f. Treść art. 23 u.p.d.o.f. wskazuje jedynie na wyłączenie z kosztów podatkowych strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych oraz strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności.
Wśród wymienionych w tym przepisie strat nie ma strat w środkach obrotowych. A zatem, co do zasady, straty w środkach obrotowych stanowią koszty uzyskania przychodów.
Wyróżnić można dwa podstawowe warunki, które pozwalają na zaliczenie straty w środkach obrotowych do podatkowych koszów uzyskania przychodów.
Po pierwsze, sam wydatek na nabycie tychże środków obrotowych musiał stanowić koszt uzyskania przychodów w momencie jego poniesienia i powinien spełniać warunek, iż został on prawidłowo wpisany do PKPiR. Zakupy drobnego wyposażenia, narzędzi oraz przyrządów stanowią wydatki, które na podstawie faktur zakupu są ujmowane w PKPiR w kol. 13 "Pozostałe wydatki".
W przedstawionych okolicznościach najprawdopodobniej właśnie tak został ujęty koszt w PKPiR. Straty w środkach obrotowych również ewidencjonuje się w kol. 13. Zatem nie zachodzi potrzeba wyksięgowania wydatku na zakup narzędzi i ponownego zaksięgowania poniesionej straty z tytułu jego utraty, która również powinna być ujęta we wspomnianej kol. 13. Mogą Państwo jedynie w kolumnie "Uwagi" zamieścić adnotację, iż dane narzędzie zostało zaliczone w straty lub że nastąpiła zmiana kwalifikacji wydatku z zakupu narzędzi na niezawinione straty w środkach obrotowych.
Drugi warunek dotyczy prawidłowego dokumentowania, w przypadku gdy zdarzenie gospodarcze dotyczy straty, organy podatkowe kładą szczególny nacisk na ten fakt. W zależności od rodzaju straty, różne mogą być dokumenty potwierdzające jej zaistnienie, niemniej najczęściej jest to protokół, czy oświadczenie opisujące okoliczności faktyczne, wartość oraz rodzaj straty. W przedstawionych okolicznościach podatnik powinien spisać protokół z zaistnienia zdarzenia. Może być to protokół, który uwzględnia oświadczenia świadków, potwierdzających zgodność z prawdą treści protokołu.
Wyróżnia się straty naturalne oraz pozostałe straty będące np. następstwem zdarzeń losowych. I jedne, i drugie mogą być zaliczone do kosztów tylko w przypadku, gdy są niezawinione oraz nie są konsekwencją braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika. Oznacza to, że podatnik nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów straty wywołanej wyłącznie z jego winy, będącej konsekwencją zaniedbań, których nie popełniłby działając racjonalnie.
A zatem podatnik musi ustalić, następstwem jakich okoliczności jest zagubienie sprzętu. Jeżeli pracownik zgubił narzędzie w sposób wskazujący na np. umyślność, zaniedbanie itp., to na podstawie sporządzonego protokołu pod datą jego sporządzenia należy dokonać w PKPiR wyksięgowania zakupu narzędzia.
Edyta Zaniewicz
Co w takiej sytuacji należy zrobić? Spisać protokół ze świadkami? Czy zmienia się coś w księgowaniu, jeżeli te sprzęty nie są w żadnej ewidencji ani wyposażenia ani środków trwałych?
Jeżeli w przedstawionych okolicznościach zaginiony sprzęt nie został ujęty, jak wskazuje podatnik, ani w ewidencji wyposażenia, ani w ewidencji środków trwałych oznacza to, że wydatek na zakup sprzętu został zaewidencjonowany bezpośrednio w PKPiR w kol. 13 "Pozostałe wydatki". Jeżeli strata w środkach obrotowych nie jest konsekwencją braku staranności oraz nieracjonalnego działania, to nie ma konieczności wyksięgowania kosztu zakupu narzędzi z PKPiR. Jeżeli jednak strata w sprzęcie jest wynikiem zaniedbania, to uważam, że koszt zakupu zaginionego narzędzia powinien być wyksięgowany z PKPiR.
W przedstawionych okolicznościach wystąpią straty w środkach obrotowych. Straty takie nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, niemniej, pod pewnymi warunkami.
Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w negatywnym katalogu tj. w art. 23 u.p.d.o.f. Treść art. 23 u.p.d.o.f. wskazuje jedynie na wyłączenie z kosztów podatkowych strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych oraz strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności.
Wśród wymienionych w tym przepisie strat nie ma strat w środkach obrotowych. A zatem, co do zasady, straty w środkach obrotowych stanowią koszty uzyskania przychodów.
Wyróżnić można dwa podstawowe warunki, które pozwalają na zaliczenie straty w środkach obrotowych do podatkowych koszów uzyskania przychodów.
Po pierwsze, sam wydatek na nabycie tychże środków obrotowych musiał stanowić koszt uzyskania przychodów w momencie jego poniesienia i powinien spełniać warunek, iż został on prawidłowo wpisany do PKPiR. Zakupy drobnego wyposażenia, narzędzi oraz przyrządów stanowią wydatki, które na podstawie faktur zakupu są ujmowane w PKPiR w kol. 13 "Pozostałe wydatki".
W przedstawionych okolicznościach najprawdopodobniej właśnie tak został ujęty koszt w PKPiR. Straty w środkach obrotowych również ewidencjonuje się w kol. 13. Zatem nie zachodzi potrzeba wyksięgowania wydatku na zakup narzędzi i ponownego zaksięgowania poniesionej straty z tytułu jego utraty, która również powinna być ujęta we wspomnianej kol. 13. Mogą Państwo jedynie w kolumnie "Uwagi" zamieścić adnotację, iż dane narzędzie zostało zaliczone w straty lub że nastąpiła zmiana kwalifikacji wydatku z zakupu narzędzi na niezawinione straty w środkach obrotowych.
Drugi warunek dotyczy prawidłowego dokumentowania, w przypadku gdy zdarzenie gospodarcze dotyczy straty, organy podatkowe kładą szczególny nacisk na ten fakt. W zależności od rodzaju straty, różne mogą być dokumenty potwierdzające jej zaistnienie, niemniej najczęściej jest to protokół, czy oświadczenie opisujące okoliczności faktyczne, wartość oraz rodzaj straty. W przedstawionych okolicznościach podatnik powinien spisać protokół z zaistnienia zdarzenia. Może być to protokół, który uwzględnia oświadczenia świadków, potwierdzających zgodność z prawdą treści protokołu.
Wyróżnia się straty naturalne oraz pozostałe straty będące np. następstwem zdarzeń losowych. I jedne, i drugie mogą być zaliczone do kosztów tylko w przypadku, gdy są niezawinione oraz nie są konsekwencją braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika. Oznacza to, że podatnik nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów straty wywołanej wyłącznie z jego winy, będącej konsekwencją zaniedbań, których nie popełniłby działając racjonalnie.
A zatem podatnik musi ustalić, następstwem jakich okoliczności jest zagubienie sprzętu. Jeżeli pracownik zgubił narzędzie w sposób wskazujący na np. umyślność, zaniedbanie itp., to na podstawie sporządzonego protokołu pod datą jego sporządzenia należy dokonać w PKPiR wyksięgowania zakupu narzędzia.
Edyta Zaniewicz