Sprawa dotyczyła firmy, która poniosła straty powstałe w związku z kradzieżą środków pieniężnych z jej rachunku bankowego, wskutek nielegalnych działań nieznanej osoby. Spółka chciałaby zaliczyć tą stratę do kosztów uzyskania przychodu. Spółka wskazała, że na podstawie otrzymanych wcześniej faktur dokumentujących zakup towarów, dokonała dwóch przelewów elektronicznych na konto bankowe kontrahenta. Przelewy zostały wprowadzone przez pracownika spółki za pośrednictwem zdefiniowanego wcześniej w systemie bankowości elektronicznej szablonu. Osoby wprowadzające, weryfikujące i autoryzujące przelewy zalogowały się do systemu bankowości elektronicznej za pomocą unikalnego hasła dostępowego. Ze względów bezpieczeństwa hasła dostępu do systemu bankowości są regularnie zmieniane. Spółka korzysta też z legalnego systemu operacyjnego, zabezpieczonego aktualizowanym programem antywirusowym oraz tzw. firewallem.
Kontrahent poinformował jednak spółkę o nieotrzymaniu płatności. Po weryfikacji potwierdzeń przelewów okazało się, że spółka prawidłowo wykonała przelew na rzecz Odbiorcy przelewów. Jednakże, pomimo spójności nazwy i adresu odbiorcy przelewów, zlecone przelewy zostały zrealizowane na dwa różne konta bankowe, nie będące jednak kontami bankowymi odbiorcy przelewów, założone prawdopodobnie w celu oszustwa.
Spółka zgłosiła do banku kradzież środków pieniężnych oraz złożyła wniosek o zwrot równowartości skradzionych środków. Bank po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego potwierdził dochowanie wszystkich swoich wewnętrznych procedur bezpieczeństwa i z tego względu odmówił zwrotu równowartości skradzionych środków. Jednocześnie potwierdził się fakt zainfekowania komputera złośliwym oprogramowaniem w trakcie specjalistycznego przeglądu informatycznego. W konsekwencji spółka złożyła pisemne zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa. Obecnie w prokuraturze toczy się postępowanie dochodzeniowe.
Spółka zapytała fiskusa, czy straty środków pieniężnych powstałe w związku z kradzieżą środków pieniężnych z rachunku bankowego wskutek nielegalnych działań nieznanej osoby stanowią koszty uzyskania przychodu.
Sama uważa, że tak. Według spółki możliwość zaliczenia takich strat do kosztów uzyskania przychodów powinna być uzależniona od tego, czy przy zachowaniu należytej staranności racjonalnie działający podmiot gospodarczy mógłby zapobiec tym stratom w normalnych warunkach działalności gospodarczej. Spółka podkreśliła, że ubytek w jej środkach pieniężnych miał charakter rzeczywisty i został prawidłowo udokumentowany. Spółka zebrała stosowną dokumentację. Podkreślała też fakt, że kradzież środków pieniężnych nie powstała z jej winy. Wspomniana strata miała źródło w zorganizowanych działaniach przestępczych, wymierzonych w uszczuplenie majątku spółki i dokonywanych przez nieznaną osobę (osoby). To celowe, zaplanowane, nieuczciwe działanie nieznanej osoby (osób), zapewne przy wykorzystaniu profesjonalnej wiedzy i narzędzi systemowych było zdarzeniem nadzwyczajnym i niemożliwym do przewidzenia oraz do zapobieżenia w ramach standardowych procedur. Z tego powodu straty wynikłe z kradzieży środków pieniężnych przez pracownika spółki miały charakter losowy, na które spółka nie miała i nie mogła mieć wpływu.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się ze spółką. Organ uznał, że póki co brak jest możliwości ujęcia wskazanych strat w rachunku podatkowym. Wynika to z braku wykazania definitywności straty, a co się z tym wiąże możliwości wykazania prawidłowego udokumentowania straty. Organ podkreślił, iż w przypadku kalkulowania strat w rachunku podatkowym oceniany jest nie tyle wydatek, co sama strata. Ocena w odniesieniu do strat w środkach obrotowych przebiega bowiem dwutorowo. Z jednej strony strata w zakresie takich przesłanek jak związek z prowadzoną działalnością, celowość wydatku, poniesienie go przez podatnika odnosi się do samego wydatku, albowiem trudno jest przy powyższych przesłankach uznać, że strata, jako taka może być celowa, czy też związana z działalnością gospodarczą. Z drugiej zaś strony przy ocenie definitywności i prawidłowym dokumentowaniu ocenie podlega już tylko i wyłącznie sama strata. W konsekwencji to strata, a nie sam wydatek ma mieć charakter definitywny, ostateczny i to właśnie strata winna być tak udokumentowana, ażeby można było przesądzić ów ostateczny jej charakter. Bez znaczenia pozostaje zatem okoliczność wskazywana przez spółkę, iż wydatek został faktycznie poniesiony, albowiem nastąpiła zapłata, a zatem realne uszczuplenie zasobów finansowych spółki.
Według organu definitywność straty oznacza, iż ma ona charakter nieodwracalny i dany podmiot posiada pewność, iż nie odzyska środków obrotowych, które składają się na stratę. Możliwość kwalifikacji straty w rachunku podatkowym uzależniona jest zatem od wykazania, że doszło do ostatecznego, pewnego uszczuplenia majątku podatnika tak, iż nie zostanie on mu zwrócony pod jakąkolwiek postacią. W tym właśnie kontekście organ upatruje spełnienia kolejnej przesłanki dotyczącej właściwego dokumentowania. Przyjąć należy, iż w przypadku strat wynikających z kradzieży niewystarczające jest samo zgłoszenie zdarzenia, lecz uzyskanie rozstrzygnięcia kończącego postępowanie przygotowawcze. Przykładowo, wraz z uzyskaniem postanowienia prokuratora o umorzeniu postępowania podatnik ma już pewność co do definitywności straty. Postępowanie przygotowawcze zakończone zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa daje asumpt do twierdzenia, iż nieodnalezienie skradzionych dóbr ma charakter trwały, a poczynione przez organy ścigania środki w celu wykrycia sprawców przestępstwa, ustalenia okoliczności faktycznych składających się na jego penalizowany opis nie przyniosły rezultatów w zakresie odzyskania skradzionego mienia. Samo bowiem zawiadomienie o przestępstwie oznacza jedynie, że postępowanie rozpoczyna swój bieg i jego ostateczny wynik nie jest jeszcze znany.
W ocenie organu nawet przekonanie podatnika o braku możliwości odzyskania skradzionych środków jest niewystarczające dla uznania, iż strata ma charakter definitywny. W chwili, gdy postępowanie prowadzone przez organy ścigania rozpoczyna swój bieg, przekonanie to ma jedynie charakter subiektywny i nie jest potwierdzone żadnym dokumentem, który nadawałby się do właściwego udokumentowania straty. W konsekwencji, zdaniem organu, także z tego powodu, na etapie toczącego się postępowania przygotowawczego, zaliczenie strat w rachunek kosztów uzyskania przychodów jest przedwczesne. Dopiero bowiem w momencie zakończenia postępowania przygotowawczego i uzyskania rozstrzygnięcia organów ścigania spółka będzie mogła w sposób pewny wskazać, iż strata ma charakter nieodwracalny i dysponować dokumentem kończącym wskazane postępowanie spełniającym warunki właściwego dokumentowania.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 maja 2017 r., sygn. akt 0111-KDIB1-2.4010.13.2017.1.AW
