Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Z tworzenia planów urlopów można jednak zrezygnować:
- jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa konieczne jest uzyskanie zgody związku zawodowego na taką rezygnację; decyzja o nietworzeniu planu urlopów podjęta bez zgody organizacji związkowej jest nieważna;
- jeżeli organizacja związkowa nie działa decyzję podejmuje pracodawca bez konieczności konsultowania tego ani uzgadniania z przedstawicielami pracowników.
Jeżeli plan urlopów nie jest tworzony, terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca podejmuje próbę uzgodnienia terminu urlopu z pracownikiem ale w przypadku, gdy to się nie uda, ostatecznie termin urlopu ustala właśnie pracodawca, który bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Przepisy Kodeksu pracy przewidują także tzw. urlop na żądanie. Zgodnie z art. 167(2)k.p., pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Z istoty tego uprawnienia pracowniczego wynika, że te 4 dni urlopu nie są obejmowane planami urlopów.
Czytaj również: Dzielenie urlopu wypoczynkowego na krótkie okresy ryzykowne dla pracodawcy>>
Urlop wynikający z planu urlopów
Plan urlopów to ustalone z wyprzedzeniem, na przyjęty w planie okres, terminy urlopów wypoczynkowych. Co do zasady, nie ma zatem konieczności ponownego wnioskowania o urlop wypoczynkowy.
Uchwała SN z 6 marca 1980 r. (V PZP 7/79 ):
Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy.
Wbrew wyrażanemu niejednokrotnie poglądowi planowi urlopu nie można przypisywać jedynie roli organizatorskiej. Artykuł 163 par. 1 k.p. stanowi bowiem, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a z przepisów art. 162 i 165 k.p. wynika, że przesunięcie terminu urlopu nastąpić może tylko w szczególnych sytuacjach. Wskazuje to na wiążące strony znaczenie planu urlopów.
Ważne! Jeżeli przed rozpoczęciem określonego w planie terminu urlopu podanego pracownikowi do wiadomości, zakład pracy nie zawiadomi pracownika o przesunięciu terminu urlopu, pracownik ma prawo rozpocząć i wykorzystać urlop w zaplanowanym terminie.
W sytuacji, gdy nie zachodzą okoliczności uzasadniające przesunięcie urlopu, pracownik nie tylko może, ale i powinien wykorzystać urlop w planowanym okresie, a pracodawca w terminie zaplanowanego urlopu może nie dopuścić go do wykonywania pracy.
Pracodawca może jednak w ramach ustalanej w regulacjach wewnątrzzakładowych procedury udzielania urlopów wprowadzić obowiązek odrębnego poinformowania o rozpoczynaniu urlopu, w tym także nałożyć formę wniosku urlopowego. W takiej sytuacji nie zachowanie procedury przez pracownika stanowić będzie naruszenie obowiązków pracowniczych.
Przykład: Pracownik miał zaplanowany w stworzonym na początku roku planie urlop od 1 do 15 sierpnia. Nie wystąpiły okoliczności skutkujące brakiem możliwości rozpoczęcia urlopu (usprawiedliwiające nieobecność w pracy lub informacja od pracodawcy o powstaniu szczególnych potrzeb skutkujących koniecznością przesunięcia urlopu – art. 165 i 164 k.p.). 1 sierpnia nie przyszedł do pracy. Skontaktował się z nim pracodawca z zarzutami, że pracownik naruszył podstawowe obowiązki, gdyż każdorazowo obowiązany jest złożyć wniosek urlopowy.
Taki obowiązek może wynikać z obowiązujących w zakładzie pracy wyraźnie ustalonych zasad wewnętrznych, wynikających w szczególności z regulaminu pracy, bądź ewentualnie ustalonych, powszechnie znanych pracownikom zwyczajów. W innych przypadkach pracownik nie ma obowiązku składania wniosku urlopowego – termin urlopu został już ustalony w planie.
Urlop bez planu urlopów i urlop na żądanie
W przypadku braku planów urlopów, terminy urlopów są ustalane, najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest składanie wniosków urlopowych i ich akceptacja (lub odmowa akceptacji) przez pracodawcę. I właśnie fakt wyraźnej akceptacji jest w tym zakresie najważniejszy. Pracownik w żadnym przypadku nie może przyjąć, że złożenie wniosku jest wystarczające i rozpocząć urlop bez jego udzielenia przez pracodawcę. Tak konsekwentnie wskazuje się w orzecznictwie sądowym, przykładowo:
- przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika (wyroku SN z 13 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 99/98),
- pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy (wyrok SN z 15 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 306/00),
- zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie do końca września – dopisek autora), nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy (wyrok SN z 5 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 121/00).
Ważne! Samowolne rozpoczęcie urlopu – tzn. bez zgody pracodawcy (formalnie: udzielenia pracownikowi urlopu) może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.
Należy podkreślić, że dotyczy to także urlopu na żądanie. Sąd Najwyższy w wyroku z 22 listopada 2018 r ( sygn. akt II PK 199/17) wskazał, że z jednej strony, dominujące znaczenie ma obowiązek zatrudniającego („pracodawca jest obowiązany”), z drugiej zaś, podkreślono aktywność i decyzyjność podmiotu oferującego pracę – świadczy o tym słowo „udzielić”. Zmienne te doprowadzają do co najmniej dwóch wniosków. Po pierwsze, w ramach art. 167(2)k.p. pracodawcy pozostawiono niewielką przestrzeń decyzyjną, może on odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego tylko w wyjątkowych przypadkach. Po drugie, oczywiste jest, że mimo tak zdeterminowanego braku swobody podmiotem kreującym zaistnienie urlopu wypoczynkowego pozostaje jednak pracodawca. Znaczy to tyle, że pracownik nie może korzystać z tego prawa bez jego udzielenia.
Rozpoczęcie urlopu na „żądanie” przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08).
Ustanowienie urlopu na żądanie miało przede wszystkim pozwolić na uzyskanie wolnego w sposób nagły (zgłoszenie wniosku najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu). Szczególny charakter tego urlopu przejawia się w tym, że przyznanym ustawowo przywilejem pracownika jest, by ten w przypadkach nagłych i wcześniej nieprzewidzianych – związanych z zaistnieniem różnorakich sytuacji życiowych – mógł nie stawić się do pracy. Swoistość tego urlopu jest podyktowana jego akcydentalnością, chodzi o to, że pracownik nie mógł tego urlopu wcześniej przewidzieć, zaplanować i uwzględnić w planie urlopów (wyrok SA w Warszawie z 23 listopada 2016 r., sygn. akt III APa 61/15). Specyfika takiej konstrukcji nakłada na pracodawcę obowiązek natychmiastowej właściwie reakcji na wniosek pracownika i – co do zasady – udzielanie urlopu na żądanie.
Jak podkreśla SN w wyroku z 22 listopada 2018 r. (sygn. akt II PK 199/17), rygory wynikające z art. 167(2) k.p. mogą zostać złagodzone przez odpowiednie postanowienie regulaminu pracy albo przyjętą u pracodawcy praktykę zakładową (zwyczaj).
Przykład: W regulaminie pracy przyjęto, że wniosek o urlop na żądanie przekazany może zostać w jakikolwiek sposób (pisemnie, mailowo, telefonicznie), w razie zaś odmowy udzielenia tego urlopu pracodawca niezwłocznie po otrzymaniu wniosku informuje o tym pracownika. Brak reakcji ze strony pracodawcy uznano w regulaminie za równoznaczne z udzieleniem urlopu.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
