W czasach pracy hybrydowej, gdy dwa-trzy dni w tygodniu (w zależności od organizacji) pracujemy w biurze, a pozostałe dni – z domu, mało który pracownik przywiązuje uwagę do tego, by za każdym razem wnioskować do pracodawcy o pracę zdalną w określonym miejscu, skoro pracę wykonuje w tym samym miejscu. Co więcej, zdarza się pracownikom nie poinformować pracodawcy, że w danym tygodniu pracę zdalną będą wykonywać z innego miejsca, bo na koniec tygodnia zamierzają wyjechać np. do swojego domku w górach, na działkę pod miastem, odwiedzić rodziców mieszkających w drugiej części Polski albo zrobić sobie krótki wypad zagranicę. Problemy zaczynają się, gdy pracownik zostanie złapany przez pracodawcę na „gorącym uczynku”, gdy wezwany nie może stawić się w biurze, albo gdy ulegnie wypadkowi.
- Praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Pracownik musi więc złożyć wniosek o zgodę pracodawcy na pracę zdalną w określonym miejscu. Jeśli nie było wniosku i nie ma zgody pracodawcy na wykonywanie pracy w określonej lokalizacji, to może być trudno potem udowodnić ZUS, że ta praca była tam faktycznie wykonywana. Wtedy rzeczywiście ZUS może odmówić wypłaty świadczeń, jeśli dojdzie do wypadku, a nie będzie możliwości, by udowodnić, że miał miejsce wypadek przy pracy. Trzeba będzie wszelkimi możliwymi dowodami wykazać, że rzeczywiście praca zdalna była wykonywana w tym miejscu, a wypadek powstał w trakcie jej wykonywania. Natomiast pracodawca może wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika, który świadczy pracę zdalną z innego miejsca niż to, które uzgodnił z pracodawcą. Może np. nałożyć na pracownika karę nagany lub upomnienia. Może nawet, np. w razie pracy zdalnej poza terenem RP bez zgody pracodawcy, wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę - mówi dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partnerka zarządzająca w People & Law Jaroszewska-Ignatowska Sarek-Sadurska Sp.k.
Czytaj również: Praca zdalna to nie urlop - nie można bez wiedzy firmy wykonywać jej z zagranicy>>
Uzgodnienie miejsca pracy
Zgodnie z art. 67(18) kodeksu pracy (dalej: k.p.) praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jak mówi z kolei art. 67(19) par. 1, uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:
- przy zawieraniu umowy o pracę albo
- w trakcie zatrudnienia.
W tym drugim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgodnie z art. 67(31) par. 6 k.p., przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.
- Przepisy wyraźnie wskazują, że uzgodnienie pracy zdalnej odbywa się na podstawie wniosku złożonego przez pracownika w formie elektronicznej lub papierowej. Skoro ustawa wymaga złożenia wniosku, oznacza to, że pracodawca powinien takie wnioski ewidencjonować. Pracodawca i pracownik muszą uzgodnić miejsce wykonywania pracy zdalnej, gdyż ma to ogromne znaczenie w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów bhp, a sam pracownik musi potwierdzić, że w miejscu wykonywania pracy zdalnej są zapewnione odpowiednie warunki do jej świadczenia – mówi serwisowi Prawo.pl Katarzyna Kamecka, ekspert ds. prawa pracy Polskiego Towarzystwa Gospodarczego.
Cena promocyjna: 34.9 zł
|Cena regularna: 349 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 69.8 zł
Wykonywanie pracy w miejscu innym niż uzgodnione a wypadek przy pracy
Jej zdaniem, gdyby jednak praca zdalna była wykonywana w innym miejscu niż uzgodnione z pracodawcą, bez wiedzy i zgody pracodawcy, dochodzi do naruszenia porządku pracy i gdyby doszło w tym nieuzgodnionym miejscu do wypadku przy pracy, byłaby to okoliczność, która mogłaby wskazywać, że zdarzenie nie miało związku z pracą.
– Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe. A gdyby doszło do wypadku przy pracy, to na mocy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, pracownikowi przysługuje świadczenie z tytułu wypadku przy pracy, czyli wypadku, do którego doszło w czasie pracy albo w związku z pracą. Chyba że w protokole powypadkowym komisja uzna, że nie był to wypadek przy pracy i ZUS przyzna jej rację. To jednak wymaga szczegółowego uzasadnienia i wskazania dowodów stanowiących podstawę takiego stwierdzenia – podkreśla Katarzyna Kamecka. Jak twierdzi, jeżeli do wypadku doszło w miejscu, uzgodnionym z pracodawcą, to pytanie, czy ZUS może odmówić pracownikowi wypłaty świadczenia powypadkowego tylko dlatego, że pracodawca nie posiada dokumentacji.
- Ustalenie, czy doszło do wypadku przy pracy opiera się na badaniu stanu faktycznego, a nie tego, czy dokumentacja w zakresie pracy zdalnej jest prowadzona prawidłowo. To, że pracodawca nie gromadzi i nie przechowuje wniosków pracownika dotyczących pracy na odległość, nie oznacza, że wypadek nie miał miejsca. Moim zdaniem brak ewidencji nie stanowi powodu do odmowy prawa do świadczeń – uważa Katarzyna Kamecka. I dodaje: - Za brak ewidencji pracy zdalnej pracodawcę może ukarać PIP w czasie kontroli. Pracodawca może natomiast ukarać pracownika karą porządkową za nieprzestrzeganie przepisów wewnętrznych dotyczących pracy zdalnej. Sam zaś brak dokumentacji nie może być podstawą do nieuznania zdarzenia za wypadek przy pracy.
Zobacz w LEX: Kilka uwag o sankcjach w razie naruszenia reguł pracy zdalnej > >
O to, jak ZUS będzie podchodził do sprawy zapytaliśmy Zakład. Na odpowiedź czekamy.
- Nie docierały do nas sygnały na temat problemów z ewidencjonowaniem pracy zdalnej – mówi Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan. Jak podkreśla, ustawodawca dał pewną elastyczność w tym względzie. – Praca zdalna pracownika musi być uzgodniona z pracodawcą, to znaczy, pracownik musi złożyć wniosek o pracę zdalną, wskazując miejsce jej wykonywania i złożyć oświadczenie, że ma warunki lokalowe i techniczne, żeby ją wykonywać zdalnie i że zapoznał się z zasadami pracy zdalnej, a zwłaszcza, że miejsce spełnia wymagania bhp, w tym pracy przy monitorze ekranowym – wskazuje Robert Lisicki. Jego zdaniem, może powstać duży problem po stronie pracowników, jeżeli praca zdalna byłaby wykonywana w miejscu, które nie było uzgodnione z pracodawcą. – Jeśli doszłoby do wypadku a miejsce pracy nie byłoby uzgodnione z pracodawcą, czyli nie wiedziałby, że pracownik nie wykonuje pracy np. we własnym domu, jak to zwykle robił, to powstanie pytanie, czy możemy mówić o wypadku przy pracy, czy pracownik sam się przyczynił do takiego zdarzenia. Ze względu właśnie na bhp pracodawca musi wiedzieć, gdzie praca jest wykonywana – podkreśla Lisicki. I dodaje: - Jeżeli pracodawca ma wątpliwości co do warunków bhp, w jakich praca zdalna jest wykonywana, to powinien zobowiązać pracownika do poprawienia warunków wykonywania pracy bądź wezwać do pracy w biurze.
Zobacz również w LEX: Pojęcie i rodzaje pracy zdalnej w świetle nowelizacji kodeksu pracy z dnia 1 grudnia 2022 r. > >
Sprawdź również książkę: Meritum Prawo Pracy 2024 >>
Czy wypadek przy pracy zdalnej był wypadkiem przy pracy – problemy pracodawców
Zdaniem Agaty Michalak, radcy prawnego z Gardens Tax & Legal - Wilk Latkowski Łokaj Doradcy Podatkowi i Radcowie Prawni sp. p., jeżeli w trakcie pracy zdalnej dojdzie do zdarzenia, które należałoby rozpatrywać jako wypadek przy pracy, to będziemy stosować takie same przepisy jak dla wypadku przy pracy stacjonarnej. - Pracodawca może napotkać istotne problemy w ustalaniu okoliczności wypadku przy pracy zdalnej. Jeśli zdecyduje się na oględziny miejsca zdarzenia, to musi przeprowadzić je w szczególności z poszanowaniem dla prywatności pozostałych domowników. Inny problem może pojawić się w sytuacji, gdy miejsce pracy zdalnej pracownika jest zagranicą albo w miejscu wcześniej nie zgłoszonym pracodawcy. Natomiast samo ustalenie okoliczności wypadku przy pracy zdalnej ma istotne znaczenie w kontekście art. 21 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Przepis ten stanowi, że świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego nie przysługują, jeśli wyłączną przyczyną wypadku przy pracy było udowodnione naruszenie przez pracownika przepisów dotyczących ochrony życia i zdrowia spowodowane umyślnie lub rażącym niedbalstwem - mówi mec. Agata Michalak. I dodaje: - Miejsce wykonywania pracy należy uprzednio uzgodnić z pracodawcą, który powinien wyrazić zgodę na wykonywanie pracy zdalnej w określonym miejscu (pracodawca baczy, by praca była świadczona w bezpiecznych warunkach). Gdyby okazało się, że pracownik miał wypadek w miejscu, które nie jest zadeklarowane u pracodawcy jako miejsce świadczenia pracy, to moim zdaniem trudno mówić o wypadku przy pracy.
Jak twierdzi mec. Michalak, w takiej sytuacji dodatkowo istnieje duże prawdopodobieństwo, że jeśli pracodawca wykrył naruszenie przepisów bhp czy nieprzestrzeganie regulaminu pracy zdalnej, to pracownik nie otrzyma świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego od ZUS. - Aby ZUS nie zakwestionował wypadku przy pracy zdalnej, musi mieć on co najmniej związek faktycznym wykonywaniem pracy oraz praca musi być świadczona w miejscu uzgodnionym z pracodawcą – przypomina. I wskazuje na dodatkowe problemy dla pracodawcy z pracą zdalną. To kwestie bhp i ich utrzymania przez pracownika, ochrona danych osobowych, żeby pozostali domownicy nie mieli dostępu do danych osobowych czy danych poufnych. To także problem podatkowy w kontekście pracy zdalnej za granicą - chodzi o ustalenie rezydencji podatkowej, a w kwestii składek ZUS - zagraniczny organ rentowy może okazać się właściwy do pobierania składek.
Czytaj także w LEX: Uwagi o poleceniu pełnienia służby w formie zdalnej > >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
