Czy pracownik może zrzec się ryczałtu aby móc pracować zdalnie?

Powoli zaczynają się sprawdzać przewidywania niektórych prawników, że wprowadzone nowelizacją Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 240) przepisy o pracy zdalnej są spóźnione a przewidziany nimi zwrot kosztów dla pracowników stanowi dodatkowy element zniechęcający niektórych pracodawców do jej wdrażania. Z sygnałów, jakie docierają do redakcji Prawo.pl wynika, że pracodawcy szukają u prawników odpowiedzi na pytanie, czy mogą nie wypłacać ryczałtu pracownikom, którzy złożą im oświadczenia, że zrzekają się zwrotu kosztów pracy zdalnej w zamian za możliwość pracy zdalnej, tak jak do tej pory, pod rządami ustawy covidowej. To efekt nacisków pracowników, którzy chcą pracować zdalnie w wymiarze większym niż okazjonalna praca zdalna, czyli więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym, a skoro jest to niemożliwe - są gotowi złożyć oświadczenia, że rezygnuję z pieniędzy jako rekompensaty ponoszonych przez nich kosztów pracy zdalnej.

WZORY DOKUMENTÓW:

Czytaj również: Kodeksowa praca zdalna możliwa po 7 kwietnia, nawet gdy konsultacje ze związkami trwają

Zwrot kosztów jest obowiązkowy?

Źródłem problemów jest art. 67(24) par. 1 k.p., który stanowi, że pracodawca jest obowiązany:

zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) par. 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67(20) par. 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67(19) par. 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) par. 5 zdanie drugie.

Sprawdź też: Czy pracodawca może określić, że praca zdalna może być wykonywana do 10 dni w miesiącu? >>

W myśl par. 2, strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego. W tym przypadku, jak mówi par. 3, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Zgodnie zaś z par. 4, obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w par. 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w par. 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Sprawdź też: Czy miejsce pracy zdalnej musi zostać wskazane w umowie o pracę? >>

- W projektowanych przepisach zostały określone przesłanki ustalania wysokości takiego ekwiwalentu lub ryczałtu. Zatem ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, będą regulowane na poziomie zakładowym (w porozumieniu albo regulaminie). Natomiast szczegółowe uzgodnienia w tym zakresie będą mogły być zawarte także w porozumieniu z pracownikiem, o ile taka będzie wola stron – napisało Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, będące autorem rządowego projektu (druk sejmowy nr 2335), w uzasadnieniu do niego.

Czytaj też: Koszty pracy zdalnej >>

Nowość

-60%

Nowość

Praca zdalna. Praktyczny przewodnik po nowych przepisach

Adrian Prusik

Sprawdź

Cena promocyjna: 39.61 zł

Cena regularna: 99 zł

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 29.7 zł

Ekwiwalent czy ryczałt nie jest elementem wynagrodzenia

Zdaniem Magdaleny Sudoł, adwokata z kancelarii Lubasz i Wspólnicy, pytanie o możliwość skutecznego i niewadliwego zrzeczenia się przez pracownika prawa do ekwiwalentu czy ryczałtu za pokrywane koszty energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych, należy sprowadzić do pytania - czym są takie wypłaty na gruncie prawa pracy i jaki jest ich charakter. - Stoję na stanowisku, że ekwiwalent czy ryczałt w tym przypadku nie stanowi wynagrodzenia za pracę czy świadczenia gwarancyjnego, ale stanowi świadczenie kompensacyjne. Takie świadczenia mają na celu pokrycie wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem przez niego pracy. Podobnymi świadczeniami są np. ekwiwalent za pranie odzieży roboczej czy za używanie prywatnego samochodu przez pracownika. Dlatego takie wypłaty nie stanowią wynagrodzenia pracownika za pracę, a w rezultacie nie podlegają zakazowi zrzeczenia się wynagrodzenia, o którym mowa w art. 84 Kodeksu pracy. Innymi słowy, skoro ryczałty czy ekwiwalenty za pracę zdalną nie mają charakteru wynagrodzenia za pracę a ze swojej natury służą pokryciu kosztów związanych ze świadczeniem pracy, pracownik w mojej ocenie może się ich skutecznie zrzec – mówi mec. Magdalena Sudoł. I dodaje: - Zgadzam się tym samym ze stanowiskiem wyrażonym przez Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 12 stycznia 1998 r. (sygn. akt I PKN 461/97), który dał wskazówki jak poszukiwać odpowiedzi na pytanie o charakter konkretnej wypłaty.

Sprawdź też: Kto pokrywa koszty dostosowania stanowiska pracy zdalnej? >>

Niemniej, jak podkreśla, aktualnie dominują stanowiska odmienne, rozszerzające zakaz zrzeczenia się wynagrodzenia na inne świadczenia i zakazujące zrzeczenia się wypłat z tytułu pracy zdalnej. Dlatego obecnie niektórzy pracodawcy nie chcą podejmować polemiki czy ryzyka uznania zrzeczenia się wypłat za nieważne. - Warto zauważyć, że pracownik nie jest zobowiązany do pracy zdalnej w miejscu swojego zamieszkania, nie zawsze to pracownik będzie ponosił koszty prądu czy Internetu. Dlatego również ze względów praktycznych, należałoby w mojej ocenie, dać pracownikom prawo do decydowania o wypłatach tych świadczeń, w tym możliwości ich zmniejszenia lub wyłączenia – zaznacza mec. Sudoł.

Sprawdź PROCEDURY:

Dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, parter w kancelarii Raczkowski przyznaje, że bardzo trudno jest odpowiedzieć na pytanie, czy pracownik może zrzec się ryczałtu z tytułu pracy zdalnej. - Na pierwszy rzut oka wydaje się, że tak, bo nie jest to wynagrodzenie za pracę, a jedynie ryczałt adresujący koszty ponoszone przez pracownika i bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Trzeba jednak pamiętać, że przyjęcie takiego stanowiska oznaczałoby, że pozostając w ramach stosunku pracy przerzucamy ponoszenie kosztów działalności gospodarczej z pracodawcy na pracownika i stosujemy rozwiązanie mniej korzystne dla pracownika niż to, które obecnie przewidują przepisy prawa pracy – podkreśla dr Jaroszewska-Ignatowska.

Sprawdź w LEX: Czy ryczałt może być naliczany proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej? >

Sprawdź również książkę: Praca zdalna. Praktyczny przewodnik po nowych przepisach >>

Obowiązek pracodawcy. Inna interpretacja umożliwiłaby niebezpieczny proceder

- Nie ma możliwości zrzeczenia się przez pracownika prawa do ekwiwalentu czy ryczałtu za pracę zdalną. Co prawda nie mamy tu wprost, jak np. w przypadku urlopu wypoczynkowego, przepisu zakazującego zrzeczenia się tego uprawnienia, ale istnienie wprost takiego przepisu nie jest konieczne. Kluczowe jest, że nie mamy przepisu, który pozwalałby na rezygnację z tego „uprawnienia” – wskazuje dr hab. Małgorzata Kurzynoga, prof. UŁ, radca prawny BKB Baran Książek Bigaj. Według niej, brzmienie art. 67(24) k.p. wyraźnie wskazuje na istnienie po stronie pracodawcy obowiązku, bowiem ustawodawca posłużył się zwrotem „pracodawca jest obowiązany” pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (inne koszty pracodawca pokrywa tylko wtedy, gdy się do tego zobowiąże).

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca powinien zobowiązać pracownika pracującego zdalnie do zapewnienia sobie apteczki pierwszej pomocy? >

- Pracodawcy są związani tym obowiązkiem i nie mogą się od niego uchylić – uważa prof. Małgorzata Kurzynoga. Jak tłumaczy, ustawodawca stanowi jedynie, że obowiązek pokrycia kosztów może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, natomiast nie ma możliwości wyłączenia tego obowiązku. - Zgodnie z zasadą korzystności, inaczej nazywaną zasadą uprzywilejowania pracownika, można jedynie korzystniej ukształtować sytuację pracownika w stosunku do tego co wynika z przepisów prawa. Niedopuszczalne przy tym jest rozumienie tej zasady jako pozostawienie stronom stosunku pracy swobody w interpretacji korzystności bowiem prowadziłoby to do obchodzenia przepisów prawa. Oceny, czy postanowienie jest mniej korzystne od przepisów prawa pracy, należy dokonywać w sposób obiektywny. Oznacza to, że bierze się pod uwagę czy dany rodzaj postanowienia jest korzystny dla pracowników jako ogółu, czy też nie. Przy zasadzie korzystności nie bierze się pod uwagę subiektywnych zapatrywań pracownika, jego poglądów, oczekiwań czy żądań – tłumaczy prof. Kurzynoga.

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może w regulaminie pracy zdalnej określić limit dni pracy zdalnej (miesięczny lub tygodniowy)? >

- Pierwszeństwo ma wykładnia literalna przepisu, a ta jest jednoznaczna. Zgodnie z art. 67(24) par. 1 pkt 2 i 3 k.p., pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Jedyna elastyczność dotycząca zwrotu tych kosztów to wspomniany ryczałt – mówi z kolei Marcin Frąckowiak, radca prawny z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy, ekspert BCC ds. zbiorowego oraz indywidualnego prawa pracy. Jego zdaniem, inna próba interpretacji byłaby contra legem, czyli przeciwna przepisowi. – Byłby to wyłom od tego, co wymyślił ustawodawca, który umożliwiłby niebezpieczny proceder wymuszania przez niektórych pracodawców rezygnacji ze zwrotu kosztów pracy zdalnej przez pracowników. Byłoby to ryzykowne także dlatego, że jest to taki typ roszczenia, który może być dochodzony przed sądem pracy – podkreśla mec. Marcin Frąckowiak.

Czytaj w LEX: Nowe zasady pracy zdalnej - nowelizacja kodeksu pracy >

Także w opinii Roberta Lisickiego, radcy prawnego, dyrektora Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, nowe regulacje Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do pokrywania określonych kosztów wynikających z pracy zdalnej. Tylko w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej wyłączono obowiązek pokrywania kosztów przez pracodawców, jednocześnie ustalając roczny jej wymiar 24 dni. - W mojej ocenie oznacza to, iż porozumienia z pracownikami, zawierane na podstawie wewnątrzzakładowego prawa, na podstawie których pracownik zrzekałby się prawa do zwrotu kosztów (ryczałtu), byłyby niezgodne z Kodeksem pracy o ile oznaczałyby przekroczenie 24 dni w roku kalendarzowym – mówi Robert Lisicki. I przypomina, że już w trakcie prac nad projektem ustawy pracodawcy postulowali wydłużenie liczby dni okazjonalnej pracy zdalnej, pojawiały się też propozycje przyznania partnerom społecznym na poziomie zakładowym prawa do wydłużania wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej.

Sprawdź w LEX: Czy praca w domu, dodatkowo wykonywana przez pracownika, pomniejsza pulę 24 dni przysługującej pracownikowi okazjonalnej pracy zdalnej? >

– Stało się tak, jak się spodziewaliśmy: pracownicy i pracodawcy dopytują się, czy nie mogą zwiększyć liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej. Pamiętajmy, że w niektórych zakładach praca zdalna jest traktowana jako benefit i funkcjonowała na zasadzie pewnego porozumienia: pracodawca nie pokrywa kosztów z nią związanych, ponieważ pracownicy mają z tego tytułu też pewne korzyści. W niektórych sektorach pracodawcy mogą mieć obecnie problem – podkreśla mec. Lisicki.

Sprawdź w LEX:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.