Regulamin pracy zdalnej

Już tylko dni dzielą nas od wejścia w życie przepisów nowelizacji Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r. wprowadzających pracę zdalną (Dz.U. z 2023 r., poz. 240). Nowe regulacje, które zastąpią tzw. pracę zdalną covidową, czyli pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy (zgodnie z art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 2095) zaczną obowiązywać w piątek, 7 kwietnia 2023 r.

WZORY DOKUMENTÓW:

Czytaj również: Praca zdalna okazjonalna - rozporządzenie ma doprecyzować ustawę>>

Porozumienie ze związkami regulamin albo porozumienie z pracownikiem

Zgodnie z art. 67(20) par. 1 k.p., zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jak stanowi par. 3, jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z par. 1 albo 2, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca – jak mówi par. 4 - określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Sprawdź też: Czy pracodawca może określić, że praca zdalna może być wykonywana do 10 dni w miesiącu? >>

Natomiast w myśl par. 5, wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa w par. 1 albo 2, albo nie został wydany regulamin, o którym mowa w par. 3 albo 4. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 67(19) par. 3, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Szkopuł w tym, że w żadnym przepisie nowelizacji ustawodawca nie określił, kiedy pracodawcy mogą zacząć uzgadniać ze związkami zawodowymi szczegóły porozumienia i kiedy mogą zacząć przygotować i ogłosić regulamin pracy zdalnej – czy mogą to zacząć uzgadniać przed wejściem w życie kodeksowych przepisów o pracy zdalnej i czy porozumienia mogą podpisać przed 7 kwietnia, a przede wszystkim, czy powinni ogłosić regulamin pracy zdalnej na 14 dni przed wejściem w życie przepisów o pracy zdalnej. Podobnie jak ogłaszany jest regulamin wynagradzania, zgodnie z art. 77(2) par. 6 k.p., oraz regulamin pracy, o czym stanowi art. 104(3) par. 1 k.p.

Zapytaliśmy więc Główny Inspektorat Pracy o to, czy regulamin pracy zdalnej musi być ogłoszony dwa tygodnie przed jego wejściem w życie przepisów o pracy zdalnej i czy pracodawca może uzgodnić i podpisać z organizacją związkową przed wejściem w życie przepisów ww. ustawy, porozumienie w sprawie pracy zdalnej.

-20%

Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook

Małgorzata Mędrala

Sprawdź

Cena promocyjna: 55.2 zł

Cena regularna: 69 zł

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 62.1 zł

Odpowiedź GIP

W odpowiedzi na pytanie serwisu Prawo.pl GIP przekazał, że przepisy ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) w zakresie regulacji dotyczącej wykonywania pracy w formie zdalnej wchodzą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. Od tego dnia obowiązuje również przepis dający pracodawcy podstawę do wydania regulaminu pracy zdalnej (art. 67⁽²⁰⁾ par. 3 i 4 Kodeksu pracy). - Przepisy nie określają, kiedy regulamin pracy zdalnej ma wejść w życie; kwestię tę powinien regulować sam regulamin pracy zdalnej. Oznacza to, że termin wejścia w życie regulaminu pracy zdalnej powinien być wskazany jako postanowienie tego regulaminu; nie ma przy tym przeszkód, aby regulamin obowiązywał od chwili jego ogłoszenia, ale także po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Brak jest natomiast podstaw prawnych do ogłoszenia regulaminu przed wejściem w życie ww. przepisów – napisał Główny Inspektorat Pracy.

Odpowiadając natomiast na pytanie o możliwość uzgodnienia i podpisania z organizacją związkową porozumienia w sprawie pracy zdalnej przed wejściem w życie przepisów ww. ustawy, GIP stwierdził: - Przepisy ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) w zakresie regulacji dotyczącej wykonywania pracy w formie zdalnej wchodzą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. Nie ma przeszkód prawnych, aby strony porozumienia (pracodawca i zakładowe organizacje związkowe) podjęły działania związane z uzgodnieniem takiego porozumienia jeszcze przed wejściem w życie przepisów. Samo wejście w życie postanowień porozumienia może nastąpić jednak najwcześniej po wejściu w życie ustawy.

Cała odpowiedzi GIP (.doc)

Sprawdź również książkę: Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook >>

Czytaj też: Praca zdalna w administracji >>

Czytaj też: Praca zdalna nauczycieli i pracowników niepedagogicznych >>

Prawnicy zgodni z GIP

Dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski również potwierdza, że pracodawca nie ma obowiązku ogłaszania regulaminu pracy zdalnej z 2-tygodniowym uprzedzeniem. Ta zasada została bowiem przewidziana tylko dla regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania. Pracodawcy nie mają zatem obowiązku jej stosować. - Wprawdzie regulamin pracy zdalnej, tak jak i regulamin pracy, dotyczy porządku i organizacji pracy, więc być może stąd pytania i wątpliwości pracodawców, czy nie trzeba stosować analogicznej reguły. Jednak nie została ona wyrażona w przepisach ani wprost, ani poprzez odesłanie do regulacji dotyczącej regulaminu pracy – mówi. I dodaje: - Dobrze, że mamy potwierdzenie tego stanowiska ze strony Głównego Inspektoratu Pracy, bo te kwestie będą zapewne kontrolować inspektorzy PIP. I choć wydają się one oczywiste, to dla rynku pracy stanowisko organów kontroli jest bardzo ważne.

Dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska podkreśla również, że nie należy spieszyć się i wdrażać regulamin pracy zdalnej przed 7 kwietnia br., kiedy nie ma jeszcze do tego podstawy prawnej w powszechnie obowiązujących przepisach. Wskazuje, że w praktyce większość firm podpisze, ogłosi i wprowadzi w życie regulamin pracy zdalnej w piątek przed świętami (7 kwietnia) lub zaraz po Świętach Wielkanocnych. - Termin wejścia w życie przepisów jest bardzo niefortunny i mam wrażenie, że nie do końca przez ustawodawcę przemyślany. Większość osób, również tych decyzyjnych, będzie wówczas na urlopach. A w regulaminach opisujemy zasady ustalania ryczałtu za pracę zdalną. Ten ryczałt, zgodnie z przepisami, które zaczną obowiązywać dopiero 7 kwietnia br., nie będzie stanowił przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych. W konsekwencji nie będą od niego odprowadzane składki ZUS. Istotne zatem jest to, by był wprowadzony w wewnętrznych regulacjach w bezpiecznym terminie, tj. na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów regulujących te kwestie – zaznacza dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska.

Zwraca przy tym uwagę na fakt, że przy możliwych różnych interpretacjach, jeśli firma nie chce ryzykować, to lepiej mieć trudny jeden Wielki Piątek, ale spać spokojnie przez kolejne 5 lat. Dodaje również, że zapewne właśnie w piątek przed świętami i tuż po Świętach Wielkanocnych pracownicy będą chcieli skorzystać z pracy zdalnej. - Jeśli nie uda się ogłosić regulaminu i wprowadzić jego postanowień w życie w piątek, 7 kwietnia br., to na ten dzień i kolejne pracownicy będą mogli skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej. Ona nie wymaga regulaminowej regulacji ani zapłaty ryczałtu. Trzeba jednak pamiętać, by dopełnić innych formalności, tj. uzgodnić miejsce pracy zdalnej, zapoznać pracownika z oceną ryzyka zawodowego, przekazać informację BHP-owską i zebrać od pracowników wymagane oświadczenia – przypomina dr Jaroszewska-Ignatowska. Według niej, pracy dla pracodawców i działów personalnych jest więc bardzo dużo, zwłaszcza jak na okres świąteczny.

Jak wskazuje Marcin Frąckowiak, radca prawny z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy, ekspert BCC ds. zbiorowego oraz indywidualnego prawa pracy, pracodawcy już obecnie w zdecydowanej większości tworzą regulaminy i porozumienia wprowadzające pracę zdalną. - Nie widzę ku temu przeszkód natury prawnej. Powiem więcej, jest to właśnie racjonalne wykorzystanie ustawowego vacatio legis aby teraz, znając już tekst ogłoszonej ustawy, takie dokumenty przygotować, tak aby od 7 kwietnia stosować w zakładzie pracy aktualne zasady wykonywania pracy zdalnej - podkreśla mec. Frąckowiak.

Dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska uważa, że pozytywnie trzeba ocenić pragmatyczną interpretację GIP dotyczącą zawierania porozumień o pracy zdalnej ze stroną związkową. Tłumaczy, że termin 30 dni na uzgodnienie zasad dotyczących pracy zdalnej rozpocznie swój bieg dopiero od przedstawienia przez pracodawcę związkom zawodowym propozycji porozumienia po 7 kwietnia br. - Pojawi się wówczas wyzwanie, jaką pracę zdalną wdrożyć w okresie tych 30 dni niepłatną okazjonalną, czy na polecenie pracodawcy, bo nadal mamy stan zagrożenia epidemicznego, ale nie wiemy czy i kiedy będzie odwołany – podkreśla. Wskazuje, że każda z tych prac zdalnych wymaga innego reżimu wdrożenia. I mówi: - Są firmy, w których relacje z partnerem społecznym są na tyle dobre, że nie trzeba obawiać się tego, że 30-dniowy termin jeszcze nie biegnie. W tych firmach negocjuje się treść porozumienia o pracy zdalnej już dziś. W niektórych już udało się ten konsensus wypracować. Trzeba jednak pamiętać, że postanowienia tak uzgodnionych porozumień mogą jednak wejść w życie najwcześniej w przedświąteczny piątek.