PARLAMENT EUROPEJSKI,- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Azylu za rok budżetowy 2022,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0106/2024),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Agencji Unii Europejskiej ds. Azylu (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2022 wyniósł 186 842 192 EUR, co stanowi wzrost o 12,46 % w porównaniu z 2021 r.; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi głównie z budżetu Unii;
B. mając na uwadze, że w czerwcu 2022 r. Agencja podpisała z Komisją umowę o przyznanie wkładu na wdrożenie fazy III Instrumentu Pomocy Przedakcesyjnej (IPA) "Wsparcie regionalne UE na rzecz systemów zarządzania migracjami dostosowanych do wymogów udzielania ochrony na Bałkanach Zachodnich, faza III, umowa 2" (zwanego dalej "IPA III Bałkany Zachodnie") o łącznej wartości 6 mln EUR i okresie realizacji 47 miesięcy;
C. mając na uwadze, że w 2022 r. nastąpił znaczny wzrost budżetu Agencji ze względu na poszerzenie jej zadań na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/2303 2 , które ma na celu przekształcenie Agencji w ośrodek wiedzy specjalistycznej w dziedzinie azylu;
D. mając na uwadze, że w 2022 r. w Unii prawie 1 milion osób ubiegało się o azyl, a liczba beneficjentów tymczasowej ochrony wyniosła około 4 milionów;
E. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2022 ("sprawozdanie Trybunału") Trybunał Obrachunkowy ("Trybunał") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. zauważa, że dzięki monitorowaniu budżetu w roku budżetowym 2022 udało się osiągnąć wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na zobowiązania na ten rok w wysokości 96,23 %, co oznacza nieznaczny spadek o 0,44 % w porównaniu z rokiem 2021 (96,67 %); odnotowuje, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności w omawianym roku wyniósł 89,55 %, co oznacza spadek o 1,36 % w porównaniu z poprzednim rokiem 2021 (90,91 %); z zaniepokojeniem zauważa stosunkowo wysoki wskaźnik anulowania (15 %) środków przeniesionych z 2021 r. na 2022 r., co oznacza brak osiągnięcia rocznego docelowego wskaźnika Agencji wynoszącego mniej niż 10 %;
2. podkreśla, że w 2022 r. Zarząd Agencji przyjął dwie korekty budżetu; zauważa w tym kontekście, że Agencja przeprowadziła śródroczny przegląd swojego budżetu na 2022 r. i w wyniku tego przeglądu podjęła decyzję o zwróceniu się do Komisji o dodatkową dotację w wysokości 12 mln EUR środków na zobowiązania i 6 mln EUR środków na płatności na wykonanie dodatkowych zadań wynikających z kryzysu humanitarnego wywołanego nielegalną i nie- sprowokowaną inwazją Rosji na Ukrainę; zauważa, że kwoty te uwzględniono w pierwszej korekcie budżetu Agencji przyjętej we wrześniu 2022 r.; ubolewa jednak, że w ramach jesiennego przeglądu budżetu i planowania Agencji wskazano na nieprzewidziane opóźnienia w realizacji planów operacyjnych mających znaczenie dla kryzysu w Ukrainie, co doprowadziło do przyjęcia przez Zarząd (drugiej) korekty w dół w listopadzie 2022 r., która to korekta oznaczała zmniejszenie środków na płatności o 12 mln EUR; zauważa ponadto, że korekty budżetu Agencji odzwierciedlały także dobrowolny wkład Danii (druga rata w wysokości 94 063 EUR) na realizację "Planu działania dotyczącego współpracy między EASO a Egiptem" oraz pierwszą płatność zaliczkową (w wysokości 2 968 129 EUR) na IPA III Bałkany Zachodnie;
3. odnotowuje zawartą w sprawozdaniu Trybunału uwagę dotyczącą wkładów państw stowarzyszonych w ramach Schengen do budżetu Agencji: Trybunał stwierdza, że porozumienia między UE i tymi państwami stanowiące podstawę obliczania wkładu tych państw są sformułowane niejasno i dopuszczają zróżnicowane interpretacje, co skutkuje tym, że każde z tych państw wnosi (do budżetu Agencji) wkład oznaczający niedopłaty w wysokości około 0,7 mln EUR (7 %) ze względu na zastosowanie wzoru obliczeniowego, który Trybunał uważa za wadliwy, ponieważ wskaźnik wkładu jest mnożony przez kwotę odzwierciedlającą jedynie dotację z budżetu Unii na działalność Agencji, podczas gdy zdaniem Trybunału kwota ta powinna uwzględniać także udział państw stowarzyszonych w ramach Schengen; wzywa Komisję do zajęcia się tą kwestią podczas najbliższych negocjacji z państwami stowarzyszonymi w ramach Schengen w sprawie nowych porozumień, w których uwzględniony zostanie udział tych państw w pracach Agencji, aby zapewnić większą przejrzystości tych porozumień;
Wyniki
4. zauważa, że wyniki Agencji w 2022 r. mierzono w oparciu o 204 cele roczne, z których 48 % przekroczono, 26 % osiągnięto, 10 % niemal osiągnięto, w przypadku 12 % odnotowano opóźnienia, a 4 % nie miało zastosowania;
5. gratuluje Agencji znacznych postępów poczynionych w 2022 r. na drodze do pełnego wdrożenia nowych przepisów rozporządzenia (UE) 2021/2033; zauważa w szczególności - na podstawie sprawozdania uzupełniającego Agencji dotyczącego absolutorium za 2021 r. (zwanego dalej "sprawozdaniem uzupełniającym") - że Agencja utworzyła forum konsultacyjne, a także interwencyjną rezerwę ekspertów ds. azylu, która już w połowie czerwca 2023 r. składała się z 360 ekspertów zatwierdzonych przez państwa członkowskie (z 500 zgodnie z wymogami tego rozporządzenia), i przeprowadziła proces rekrutacji na stanowisko urzędnika ds. praw podstawowych, który objął urząd w maju 2023 r., oraz konsultacje z zainteresowanymi stronami w celu opracowania i przyjęcia mechanizmu rozpatrywania skarg; w odniesieniu do mechanizmu monitorowania zauważa, że metodyka i program są w fazie opracowywania, a ich przyjęcie zaplanowano na pierwszy kwartał 2024 r., po czym nastąpi pilotażowy proces monitorowania;
6. zauważa - w odniesieniu do obszaru działań dotyczących delegowania urzędników łącznikowych do państw członkowskich i państw trzecich - że ograniczenia kadrowe spowodowały, iż Agencja zgrupowała państwa członkowskie, tak aby jeden urzędnik łącznikowy przypadał na cztery państwa członkowskie, a także doprowadziły do braku harmonogramu rozlokowania urzędników łącznikowych w państwach trzecich; uznaje, że Agencja potrzebuje dodatkowych zasobów, aby w pełni wdrożyć wymogi rozporządzenia (UE) 2021/2303 w tym obszarze, i ponawia swój apel do Komisji, by przy podejmowaniu decyzji w sprawie przyszłych planów zatrudnienia lepiej odzwierciedlała potrzeby operacyjne Agencji;
7. przyznaje, że w 2022 r. Agencja musiała realizować nowe zadania i sprostać wielu wyzwaniom w związku z nielegalną inwazją Rosji na Ukrainę; zauważa w tym kontekście, że na wniosek odpowiednich organów krajowych Agencja rozszerzyła swoją działalność na sześć dodatkowych państw członkowskich, czego skutkiem było opracowanie planów operacyjnych w sumie w 14 państwach członkowskich; wyraża uznanie dla Agencji za pomoc również tym państwom członkowskim we wdrażaniu dyrektywy w sprawie tymczasowej ochrony; zauważa ponadto, że Agencja wspierała program dobrowolnych przesiedleń pomagający osobom uciekającym z Ukrainy w relokacji w Unii i ubieganiu się o tymczasową ochronę, prowadziła szkolenia na temat dyrektywy w sprawie tymczasowej ochrony dla organów administracji krajowej, opracowała krajowe materiały informacyjne (broszury, ulotki i plakaty) zawierające dostosowane informacje na temat tymczasowej ochrony, zwiększyła liczbę analiz sytuacyjnych i po raz pierwszy rozlokowała personel w państwie nienależącym do Unii (Mołdawia); ponadto docenia silne zaangażowanie Agencji w zewnętrzny wymiar wspólnego europejskiego systemu azylowego (WESA) wspierającego państwa UE+ w ponownym osiedleniu 2 585 osób w ramach wsparcia dla 13 misji selekcyjnych i trzech misji poprzedzających wyjazd;
8. podkreśla, że wśród innych osiągnięć w 2022 r. Agencja opracowała około 3 000 stron materiałów dotyczących krajów pochodzenia (informacje o krajach pochodzenia - IKP), rozpatrzyła ponad 1 000 indywidualnych wniosków medycznych związanych z jej działaniami w zakresie medycznych informacji o kraju pochodzenia, przeprowadziła szkolenia, które osiągnęły rekordową liczbę łącznie 13 000 uczestników, oraz opublikowała lub zaktualizowała wytyczne dla krajów (dotyczące Somalii, Afganistanu i Iraku); wyraża uznanie dla Agencji również za pomoc krajom Bałkanów Zachodnich polegającą na zapewnieniu budowania zdolności instytucjonalnych, szkoleń i zdobywania kwalifikacji w trakcie pracy w zakresie podstawowych procedur azylowych w Albanii, Bośni i Hercegowinie, Kosowie, Czarnogórze, Macedonii Północnej i Serbii;
Efektywność i zyski
9. zauważa, że Agencja współpracuje z kilkoma agencjami z obszaru wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych (np. Fronteksem, eu-LISA, FRA, CEPOL-em) m.in. w zakresie produktów służących orientacji sytuacyjnej, pomocy w sprostaniu wyzwaniom operacyjnym (także związanych z rozlokowanym personelem), uczenia się i wymiany informacji, jak również szkoleń i budowania zdolności; podkreśla znaczenie współpracy dla właściwego podziału zasobów; zauważa ponadto, że na podstawie umowy o gwarantowanym poziomie usług eu-LISA obsługuje obiekt rezerwowy dla infrastruktury logicznej i łączności ICT Agencji; zachęca Agencję do dalszego poszukiwania sposobów wymiany najlepszych praktyk i możliwości w ramach nowego mandatu Agencji, aby dzielić się zasobami i osiągnąć większe efekty synergii z innymi agencjami w obszarach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania z myślą o poprawie efektywności;
10. z zadowoleniem przyjmuje środki podjęte przez Agencję w 2022 r. w celu zwiększenia efektywności i wprowadzenia uproszczeń, np. ograniczenie liczby etapów proceduralnych, automatyzacja powtarzalnych zadań oraz wprowadzenie modelu organizacyjnego w zakresie świadczenia usług o charakterze przekrojowym, który przybliża administracyjną wiedzę specjalistyczną do punktu wykorzystania dzięki obecności zdalnej, stacjonarnej lub hybrydowej, przynosząc w ten sposób korzyści dla działań krajowych w obszarach takich jak finansowe inicjowanie transakcji, wsparcie ICT, wsparcie prawne i zarządzanie infrastrukturą; pochwala fakt, że Agencja wykazała większą efektywność pod względem zapewniania bezpieczeństwa personelu w większej liczbie operacji krajowych przy wykorzystaniu takich samych zasobów jak w 2021 r.; zauważa ponadto, że Agencja zrealizowała szereg działań mających na celu poprawę efektywności w dziedzinach cyberbezpieczeństwa (np. przez zautomatyzowaną organizację zadań w zakresie reagowania na incydenty), zamówień publicznych (przez wyznaczenie punktów kontaktowych dla najczęściej kupowanych towarów i usług w celu poprawy jakości i terminowości procedur i zapewnienia wsparcia począwszy od wczesnych etapów udzielania zamówienia), ICT (przez stworzenie dla użytkowników pojedynczego źródła informacji o statusie ich wniosków) i kadr (dzięki otwarciu pierwszych modułów SYSPER dotyczących m.in. tożsamości, organizacji, opiekuna, danych osobowych i zarządzania czasem oraz systemu obsługi zgłoszeń pracowników w przypadku usług wsparcia świadczonych wszystkim pracownikom Agencji); zwraca się do Agencji o pełne wdrożenie narzędzia Komisji do zarządzania zamówieniami publicznymi; na podstawie skonsolidowanego sprawozdania z działalności Agencji za rok 2022 zauważa ponowny wzrost udziału środków przeznaczonych na działalność operacyjną Agencji, który wyniósł 79,13 % w 2022 r. (w porównaniu z 72,14 % w 2021 r. i 68,68 % w 2020 r.);
11. na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza z ubolewaniem, że Agencja nie znajduje się wśród agencji, które opracowały plany działań mające na celu poprawę efektywności energetycznej i osiągnięcie neutralności klimatycznej swojej działalności, wprowadziły pewną formę sprawozdawczości środowiskowej w swoich rocznych sprawozdaniach z działalności i uzyskały rejestrację w EMAS; podkreśla jednak, że z odpowiedzi Agencji na pytania Parlamentu wymagające odpowiedzi na piśmie wynika, iż w 2022 r. Agencja rozpoczęła pierwszy etap przygotowań do zaprojektowania i wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego oraz podjęła działania przygotowawcze do kolejnych etapów; zachęca Agencję do dalszych działań związanych z budowaniem zdolności, a także do współpracy z innymi agencjami i instytucjami unijnymi w celu przyspieszenia procesu certyfikacji Agencji w ramach EMAS; podkreśla, że Agencja uwzględnia aspekty środowiskowe w specyfikacjach technicznych lub kryteriach udzielenia zamówienia, np. m.in. przy umowach o roboty budowlane, obsłudze stołówek, usługach sprzątania; wzywa Agencję, aby rozważyła również opracowanie polityki w zakresie zielonych zamówień publicznych; apeluje do Agencji, by rozważyła wdrożenie pośrednich zrównoważonych i energooszczędnych rozwiązań zarówno w odniesieniu do jej infrastruktury, jak i procesów wewnętrznych, takich jak zwiększone wykorzystanie narzędzi cyfrowych i zarządzanie dokumentami;
Polityka kadrowa
12. odnotowuje podział płci w Agencji: 9 mężczyzn (69 %) i 4 kobiety (31 %) na stanowiskach kierowniczych wyższego i średniego szczebla (taki sam podział jak w 2021 r.), z 27 mężczyznami (48 %) i 29 kobietami (52 %) w Zarządzie (lepszy podział w porównaniu z 2021 r.) oraz 203 mężczyznami (39 %) i 316 kobietami (61 %) w przypadku całej kadry (taki sam rozkład jak w 2021 r.); przypomina o znaczeniu zapewnienia równowagi płci wśród personelu i wzywa Agencję do uwzględnienia tego aspektu przy okazji przyszłych naborów pracowników i nominacji na stanowiska kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla; z uznaniem zauważa zobowiązanie Agencji do uwzględnienia w jej najbliższej strategii zarządzania kadrami działań, w których priorytetem będzie promowanie reprezentacji i różnorodności płci w Agencji, oraz do wsparcia programów rozwoju zdolności przywódczych dostosowanych do osób aspirujących na stanowiska kierownicze; zwraca się do Agencji, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wypełnieniu tego zobowiązania;
13. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2022 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 90 % (87 % w 2021 r.) i choć budżet Unii przewidywał 371 stanowisk dla pracowników na czas określony, zatrudniono tylko 333 osoby (w porównaniu z 366 stanowiskami przewidzianymi w 2021 r.); z zadowoleniem przyjmuje ponowny wzrost wskaźnika obsadzenia stanowisk w Agencji; ubolewa nad wzrostem wskaźnika rotacji w Agencji z 4,1 % w 2021 r. do 8,2 % w 2022 r.; odnotowuje, że w 2022 r. Agencja zatrudniała dodatkowo 184 pracowników kontraktowych i 10 oddelegowanych ekspertów krajowych; podkreśla, że w kontekście wojny w Ukrainie i wdrażania dyrektywy w sprawie tymczasowej ochrony Komisja przyznała Agencji 90 krótkoterminowych stanowisk dla pracowników kontraktowych na okres dwóch lat; zauważa, że w 2022 r. Agencja opublikowała 29 ogłoszeń o wakacie i 138 ofert pracy dla pracowników na czas określony i pracowników kontraktowych;
14. z zadowoleniem przyjmuje politykę Agencji dotyczącą ochrony godności osoby i zapobiegania molestowaniu psychicznemu i seksualnemu, wdrożenie przepisów Komisji dotyczących prowadzenia dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych oraz wewnętrznych wytycznych dotyczących wniosków o pomoc na podstawie art. 24 regulaminu pracowniczego Unii; zauważa, że według odpowiedzi Agencji na pytania Parlamentu wymagające odpowiedzi na piśmie w 2022 r. do Agencji wpłynęły trzy sprawy dotyczące molestowania, z których dwie zostały odrzucone ze względu na brak dowodów prima facie na molestowanie i zamknięte bez dalszych czynności, natomiast w trzecim przypadku wszczęto dochodzenie administracyjne; wzywa Agencję do informowania organu udzielającego absolutorium o wynikach tego dochodzenia; z zadowoleniem zauważa, że w następstwie zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) Komisji Agencja przyjęła w kwietniu 2023 r. wytyczne dotyczące dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych; podkreśla, że ważne są obowiązujące solidne ramy przeciwdziałania molestowaniu, zwłaszcza w bardzo stresujących i wymagających warunkach pracy; zwraca się do Agencji o wprowadzenie programu szkoleń w tej dziedzinie zarówno dla nowych pracowników, jak i dla obecnego personelu;
15. na podstawie działań Agencji podjętych w następstwie uwag przekrojowych Parlamentu poczynionych w związku z procedurą udzielania absolutorium za rok 2021, a także na podstawie sprawozdania uzupełniającego Agencji, zauważa, że w ostatnich latach (od 2019 r.) Agencja korzysta z usług zewnętrznej kancelarii prawnej (specjalizującej się w unijnym prawie dotyczącym służby cywilnej) przy rozpatrywaniu spraw dotyczących domniemanego molestowania (tj. wniosków o pomoc na podstawie art. 24 regulaminu pracowniczego Unii); zauważa w tym kontekście, że Dział Prawny Agencji przeprowadza ocenę w celu ustalenia, czy należy zwrócić się o wsparcie lub poradę do zewnętrznej kancelarii prawnej, oraz że dział ten zarządza odpowiednią procedurą i współpracuje we wszystkich tych przypadkach z Działem ds. Zasobów Kadrowych Agencji;
16. przypomina ustalenie Trybunału dotyczące tego, że w 2020 r. w planie zatrudnienia Agencji znajdowało się 16 wolnych stanowisk kierowniczych, z czego 10 było obsadzonych przez osoby pełniące obowiązki przez okres dłuższy niż jeden rok, a także inne kwestie, takie jak zajmowanie dwóch stanowisk ujętych w planie zatrudnienia Agencji przez pełniących obowiązki kierownika; na podstawie sprawozdania uzupełniającego Agencji z uznaniem odnotowuje późniejsze działania zaradcze, jakie podjęła ona w celu zapewnienia zgodności z art. 7 ust. 2 regulaminu pracowniczego Unii - po pierwsze przez zmniejszenie liczby stanowisk kierowniczych obsadzonych na czas określony od roku do dwóch lat na koniec 2022 r., a od 2023 r. całkowite zaprzestanie tego rodzaju zatrudnienia, przy czym żaden z pracowników nie jest już zatrudniony na stanowisku kierowniczym na czas określony przekraczający jeden rok; z zadowoleniem przyjmuje zobowiązanie Agencji do priorytetowego traktowania rekrutacji na stanowiska kierownicze; wyraża uznanie dla Agencji za postępy poczynione w latach 2022 i 2023 w zakresie procedur rekrutacji na różne stanowiska kierownicze średniego i wyższego szczebla, w tym na stanowisko zastępcy dyrektora wykonawczego, mając na uwadze, że według sprawozdania uzupełniającego Agencji dwie procedury naboru zakończono, natomiast dziewięć procedur naboru jest w toku lub nie zostało ukończonych; zauważa ponadto na podstawie na strony internetowej Agencji, że według stanu na dzień 15 stycznia 2024 r. kierownik Centrum Administracyjnego Agencji zajmuje stanowisko tymczasowo, a kierownik Ośrodka do Spraw Instytucjonalnych i Horyzontalnych Agencji ma status pełniącego obowiązki; odnotowuje, że procedura wyboru kierownika Centrum Administracyjnego jest w toku i ma zostać zakończona w pierwszym kwartale 2024 r.; dodatkowo zwraca uwagę, że procedura wyboru kierownika Ośrodka do Spraw Instytucjonalnych i Horyzontalnych jest w toku i ma zostać zakończona w pierwszym kwartale 2024 r.; wzywa Agencję do informowania organu udzielającego absolutorium o wynikach wszystkich tych procedur;
17. podkreśla, że działania zaradcze podjęte przez Agencję w celu zapewnienia zgodności z art. 7 ust. 2 regulaminu pracowniczego Unii, misja informacyjna przeprowadzona przez IAS w październiku 2022 r., prace Trybunału w terenie dotyczące kontroli roku budżetowego 2022, istotne uwagi Parlamentu skierowane do Agencji w rezolucji Parlamentu w sprawie absolutorium za rok 2021, a także (trwające) dochodzenie wszczęte przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) w dniu 24 listopada 2022 r. były również powodowane anonimową wiadomością e-mail zawierającą liczne zarzuty dotyczące m.in. nieprawidłowości kadrowych, których dopuściła się cała kadra kierownicza wyższego szczebla Agencji; apeluje, by Agencja w pełni współpracowała z OLAF-em w toczącym się dochodzeniu; na podstawie sprawozdania z działalności Agencji za rok 2022 odnotowuje wnioski Trybunału dotyczące tego, że obliczanie świadczeń z tytułu zaszeregowania zajmowania stanowisk kierowniczych na czas określony było zgodne z prawem i prawidłowe, natomiast zajmowanie stanowisk na czas określony przekraczający jeden rok było niezgodne z przepisami, jednak nie skutkowało nieprawidłowymi płatnościami; apeluje do Agencji, by informowała organ udzielający absolutorium o postępach i stanie dochodzenia;
18. jest zaniepokojony wewnętrznym zarządzaniem i procedurami Agencji, biorąc pod uwagę, że w 2022 r. OLAF wszczął jedno dochodzenie w sprawie polityki zarządzania i zatrudnienia, w odniesieniu do których przedstawiono zarzut nepotyzmu, a także wszczął dochodzenie dotyczące nieprzestrzegania praw człowieka; ponownie wzywa Agencję do pełnej współpracy z organem dochodzeniowym i do terminowego informowania organu udzielającego absolutorium o wynikach i środkach zaradczych;
19. przypomina, że w 2018 r. OLAF zakończył kolejne dochodzenie, które doprowadziło do ustalenia m.in. niewłaściwego zarządzania kadrami, rezygnacji ówczesnego dyrektora wykonawczego Agencji i przyjęcia przez Zarząd Agencji planu działań w zakresie zarządzania, mającego na celu przywrócenie zaufania wewnętrznego i zewnętrznego, wzmocnienie struktury zarządzania i odbudowanie potencjału wewnętrznego; zwraca uwagę, że Trybunał w swoim sprawozdaniu rocznym zamknął i uznał za rozwiązaną uwagę dotyczącą dużej liczby nieobsadzonych stanowisk kierowniczych, a także kwestii związanych z niepewnością zatrudnienia na stanowiskach kierowniczych, co mogło osłabić kierowanie Agencją i jej strategiczną ciągłość; przyjmuje do wiadomości, że zgodnie z art. 41 ust. 1 lit. t) rozporządzenia (UE) 2021/2303 zarząd podejmuje wszelkie decyzje w sprawie ustanowienia wewnętrznych struktur Agencji, podczas gdy Komisja jako członek zarządu Agencji regularnie nadzoruje działania reorganizacyjne w Agencji; zauważa jednak, że pomimo działań reorganizacyjnych przeprowadzonych przez Agencję w ostatnich latach nadal wydają się istnieć problemy, na co wskazuje pismo ze stycznia 2023 r.; przyjmuje do wiadomości wnioski Trybunału za rok budżetowy 2022 oparte na działaniach naprawczych podjętych przez Agencję; w tym kontekście wzywa Komisję do określenia rozwiązań umożliwiających przeprowadzenie niezależnej oceny ostatnich działań reorganizacyjnych Agencji oraz oczekuje, że trwający obecnie audyt prowadzony przez Służbę Audytu Wewnętrznego w odniesieniu do zarządzania zasobami ludzkimi dostarczy odpowiedniej oceny tego, w jakim stopniu obecny schemat organizacyjny Agencji i podział obowiązków pomiędzy jej stanowiska kierownicze średniego i wyższego szczebla są podatne na ryzyko m.in. nieefektywności, niewłaściwego zarządzania kadrami i braku przejrzystości (w tym wobec Zarządu Agencji);
20. z zaniepokojeniem zauważa, że Agencja nie przyjęła "Karty różnorodności i integracji" ani nie złożyła sprawozdania na temat środków podjętych w celu integracji osób z niepełnosprawnościami; przypomina, że Karta praw podstawowych Unii zakazuje dyskryminacji ze względu na niepełnosprawność i uznaje prawo osób z niepełnosprawnościami do korzystania ze środków mających zapewnić im samodzielność, integrację społeczną i zawodową oraz udział w życiu społeczności; zauważa jednak zobowiązanie Agencji do uwzględnienia tych obszarów przez zastosowanie środków, które zostaną wdrożone po przyjęciu przygotowywanej właśnie strategii zarządzania kadrami; ponadto zauważa, że Agencja podjęła inicjatywy i wprowadziła różne środki w celu poprawy dobrostanu swoich pracowników w miejscu pracy oraz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, takie jak ukierunkowane szkolenia, umowy o gwarantowanym poziomie usług z podmiotami świadczącymi usługi opieki nad dziećmi i szkołami, usługi wsparcia psychologicznego i społecznego, kampanie informacyjne i zajęcia w czasie wolnym;
Zamówienia publiczne
21. przypomina uwagi Trybunału dotyczące lat budżetowych 2017 i 2020, mówiące o tym, że postępowania o udzielenie zamówienia na wynajem pomieszczeń na Lesbos i w Rzymie były nieprawidłowe ze względu na niedostateczną konkurencję i nieprzestrzeganie zasady oszczędności; na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że wszystkie późniejsze płatności dokonane w związku z tymi postępowaniami, w tym powiązane płatności na kwotę 281 095 EUR, których dokonano w 2022 r., są nieprawidłowe; na podstawie sprawozdania Trybunału z zadowoleniem odnotowuje podjęte przez Agencję działania naprawcze, w wyniku których umowy najmu pomieszczeń na Lesbos i w Rzymie wygasły odpowiednio 30 kwietnia 2023 r. i 31 lipca 2023 r.; na podstawie sprawozdania z działalności Agencji za rok 2022 odnotowuje, że we współpracy z władzami greckimi poszukuje się trwałego rozwiązania w zakresie wynajmu na Lesbos;
22. odnotowuje uwagę zawartą w sprawozdaniu Trybunału dotyczącą tego, że Agencja zakupiła sprzęt informatyczny, korzystając z internetowego katalogu sprzedażowego dostawcy, a nie z wcześniej zatwierdzonego cennika zamieszczonego w ofertach finansowych i technicznych, więc w rezultacie dokonano zakupu za cenę wyższą o 44 % (równowartość kwoty 49 224 EUR uznanej przez Trybunał za nieprawidłową) niż cena wynikająca z wcześniej zatwierdzonego cennika; na podstawie odpowiedzi Agencji zauważa, że decyzja o zakupie tych towarów była podyktowana potrzebami operacyjnymi i pilną koniecznością, a także ograniczoną dostępnością na rynku materiałów informatycznych, oraz że określono odpowiednie mechanizmy kontroli w celu zapewnienia wystarczającej pewności, iż zakup towarów zamiennych z katalogu internetowego będzie ograniczony do ceny odpowiedniej pozycji wymienionej w pierwotnej ofercie wykonawcy;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
23. pochwala postępy poczynione przez Agencję w 2022 r. w obszarze zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz wytyczne etyczne opracowane w ramach prac przygotowawczych, które doprowadziły do przyjęcia w styczniu 2023 r. jednej decyzji mającej zastosowanie do członków Zarządu Agencji, a także do organizacji i właściwych organów będących członkami forum konsultacyjnego Agencji, oraz dwóch decyzji dotyczących personelu Agencji; z zadowoleniem przyjmuje wyznaczenie koordynatora Agencji ds. zasad etycznych i zobowiązanie Agencji do umieszczania standardowych sformułowań dotyczących oświadczeń o konflikcie interesów w zaproszeniach na spotkania z udziałem uczestników z zewnątrz; z zadowoleniem zauważa, że Agencja opracowała wytyczne dotyczące zasad i procedur po ustaniu zatrudnienia mających zastosowanie do pracowników odchodzących z Agencji;
24. zauważa, że deklaracje interesów i życiorysy członków Zarządu są publikowane na stronie internetowej Agencji, podobnie jak deklaracje interesów i życiorysy kadry kierowniczej Agencji; zauważa jednak, że na stronie internetowej Agencji nie są dostępne życiorysy ekspertów wewnętrznych i zewnętrznych; na podstawie odpowiedzi Agencji na pytania Parlamentu wymagające odpowiedzi na piśmie odnotowuje, że w 2022 r. na szczeblu Agencji nie wszczęto, nie zamknięto ani nie prowadzono spraw związanych z konfliktem interesów ani sygnalizowaniem nieprawidłowości; wyraża uznanie dla Agencji za utrzymywanie ścisłego dialogu z właściwymi organizacjami społeczeństwa obywatelskiego działającymi w dziedzinie azylu za pośrednictwem forum konsultacyjnego Agencji, które zostało ponownie utworzone (116 członków) w czerwcu 2022 r. zgodnie z nowym zbiorem przepisów wynikających z rozporządzenia (UE) 2021/2303;
Mechanizmy kontroli wewnętrznej
25. odnotowuje uwagę zawartą w sprawozdaniu Trybunału, że trzy przypadki subdelegowania uprawnień wymagały ponownego potwierdzenia w kwietniu 2021 r., ale dokonano go dopiero w lutym 2022 r. i wówczas problem ten został rozwiązany, jednak w konsekwencji Agencja naruszyła swoje przepisy wewnętrzne, które stanowią, że subde- legowanie uprawnień finansowych odnawia się niezwłocznie po tym, jak mianowany zostaje nowy delegowany urzędnik zatwierdzający;
26. z zadowoleniem przyjmuje postępy Agencji w realizacji zaleceń, które pozostawały aktualne po poprzednich kontrolach przeprowadzonych przez IAS i Trybunał; na podstawie sprawozdania z działalności Agencji za rok 2022 odnotowuje, że niektóre zalecenia w związku z kontrolą przeprowadzoną przez IAS w 2020 r. ("Zarządzanie kadrami i etyka w EASO") i 2021 r. ("Ład informatyczny i zarządzanie projektami informatycznymi") są nadal w trakcie realizacji lub ich realizacja jest znacznie opóźniona; na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa ponadto, że trzy zalecenia wynikające z poprzednich kontroli przeprowadzonych przez Trybunał są nadal aktualne: dwa zalecenia dotyczące umów najmu pomieszczeń na Lesbos i w Rzymie, które - jak oczekuje Agencja - zostaną uznane przez Trybunał za wykonane w 2024 r. po dokonaniu ostatnich (nieprawidłowych) związanych z tym płatności w 2023 r., oraz jedno zalecenie dotyczące ustanowienia przez Agencję skutecznych mechanizmów kontroli finansowej ex post; w tym kontekście wzywa Agencję do przyspieszenia realizacji oczekujących działań naprawczych i informowania organu udzielającego absolutorium o postępach w tym zakresie;
27. zauważa, że Agencja przeprowadziła własną ocenę swojego systemu kontroli wewnętrznej (ICSA) za rok 2022, stwierdzając, że ogólne stosowane kontrole działają zgodnie z zamierzeniami, przy czym 10 zasad jest w pełni skutecznych, a 7 jest skutecznych, natomiast wymagane są pewne ulepszenia na poziomie elementów "Środowisko kontroli", "Działania kontrolne" i "Działania monitorujące"; podkreśla ponadto, że w 2022 r. na podstawie wyrywkowego badania transakcji i operacji związanych z zamówieniami obejmujących dwa lata budżetowe (2020-2021) wdrożono opartą na ocenie ryzyka strategię kontroli finansowych ex post; na podstawie sprawozdania z działalności Agencji za rok 2022 zauważa, że wyniki tych kontroli to 44 uwagi i 122 zaproponowanych działań naprawczych; zauważa, że w ramach podjętych w 2022 r. czynności w zakresie kontroli wewnętrznej (ICSA) w pierwszym kwartale 2023 r. Agencja przeprowadziła kontrole stanu realizacji tych 122 (wcześniej ustalonych) działań naprawczych, z czego jedynie 45 działań naprawczych (40 %) zostało zrealizowanych w terminie i w sposób właściwy przez odpowiednich urzędników; wzywa Agencję do realizacji wszystkich niewykonanych działań naprawczych i informowania organu udzielającego absolutorium o postępach w tym zakresie; z uznaniem zauważa, że Agencja w przejrzysty sposób przedstawia (załącznik IX do sprawozdania z działalności Agencji za rok 2022) szczegóły i aktualną sytuację w zakresie ustalonych niedociągnięć oraz uzgodnionych działań naprawczych mających różne źródła (zarządzanie sytuacjami wyjątkowymi i zdarzeniami braku zgodności, kryteria monitorowania kontroli wewnętrznych, ICSA, kontrole finansowe ex ante i ex post, sprawozdania z audytu, zarządzanie ryzykiem itd.);
28. przypomina, że w lipcu 2020 r. przyjęto strategię Agencji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na lata 2020-2022, określającą 25 działań priorytetowych monitorowanych za pomocą szeregu działań kontrolnych; z uznaniem zauważa, że w 2022 r. 93 % działań kontrolnych związanych z realizacją tej strategii uznano za wykonane; z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Agencji na rzecz podnoszenia świadomości kwestii związanych ze zwalczaniem nadużyć finansowych, zważywszy, że 56,7 % personelu statutowego Agencji wzięło udział w szkoleniach dotyczących zapobiegania nadużyciom finansowym i identyfikacji ryzyka nadużyć finansowych; z zadowoleniem zauważa, że Agencja w przejrzysty sposób przedstawia (załącznik XII do sprawozdania z działalności Agencji za rok 2022) szczegóły i stan realizacji działań kontrolnych w odniesieniu do strategii Agencji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych;
Inne uwagi
29. zauważa, że Agencja wdrożyła różne środki mające na celu zwiększenie jej widoczności w społeczeństwie i obecności w internecie poprzez m.in. uruchomienie unowocześnionej strony internetowej i stworzenie swojej nowej identyfikacji wizualnej, unowocześnienie portfolio w mediach społecznościowych z naciskiem na formaty audiowizualne i przyjmowanie w siedzibie grup studentów;
30. przypomina o roli Agencji w zapewnianiu wsparcia w rozpatrywaniu wniosków o udzielenie ochrony międzynarodowej, a także w szkoleniu pracowników odpowiedzialnych za rozpatrywanie wniosków o udzielenie azylu; stwierdza, że Agencja musi nadal zapewniać wsparcie państwom członkowskim i państwom trzecim w rozpatrywaniu wniosków o azyl i migrację; wzywa do skoncentrowania budżetu na dalszym zatrudnianiu pracowników, jeśli zajdzie taka potrzeba, aby zapewnić sprawiedliwe i rzetelne rozpatrywanie wniosków o udzielenie azylu i ochrony międzynarodowej, zwłaszcza tłumaczy ustnych i psychologów dla osób ubiegających się o azyl należących do słabszych grup społecznych;
31. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 11 kwietnia 2024 r. 3 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.
