Sprawozdanie dotyczącego sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2012, wraz z odpowiedziami Wspólnego Przedsięwzięcia.

SPRAWOZDANIE

dotyczącego sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2012, wraz z odpowiedziami Wspólnego Przedsięwzięcia

(2013/C 369/05)

(Dz.U.UE C z dnia 17 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER ¹ i Rozwoju Energii Termojądrowej ("F4E") zostało ustanowione w marcu 2007 r. ² na okres 35 lat. Główne urządzenia do syntezy jądrowej mają zostać zbudowane w Cadarache we Francji, natomiast siedziba Wspólnego Przedsięwzięcia ITER znajduje się w Barcelonie.

2. Zadania Wspólnego Przedsięwzięcia ITER są następujące ³ :

a) wnoszenie wkładu Euratomu w działalność Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej (organizacji ITER) ⁴ ;

b) wnoszenie wkładu Euratomu w realizowane wspólnie z Japonią działania w ramach "szerszego podejścia" (dodatkowe, wspólne badania w dziedzinie syntezy jądrowej) na rzecz szybkiego rozwoju energii termojądrowej;

c) przygotowanie i koordynacja programu działań mających na celu przygotowanie do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej wraz z instalacjami towarzyszącymi, w tym międzynarodowej instalacji napromieniowywania materiałów przeznaczonych do syntezy jądrowej (IFMIF - International Fusion Materials Irradiation Facility).

3. Członkami Wspólnego Przedsięwzięcia ITER są Euratom reprezentowany przez Komisję Europejską, państwa członkowskie Euratomu oraz inne kraje, które zawarły z Euratomem umowy o współpracy w dziedzinie kontrolowanej syntezy jądrowej i które wyraziły wolę stania się członkami Wspólnego Przedsięwzięcia ITER (na dzień 31 grudnia 2012 r.: Szwajcaria).

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

4. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, badanie transakcji na poziomie Wspólnego Przedsięwzięcia oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

5. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej, obejmujące sprawozdanie finansowe ⁵ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁶ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r., jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

6. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ⁷ kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw.

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁸ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Wspólnego Przedsięwzięcia na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Wspólnego Przedsięwzięcia we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

7. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁹ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

Prezentacja sprawozdania finansowego

13. W tabeli i informacjach zawartych w dziale 4.3.1.1 informacji dodatkowych do sprawozdania finansowego zatytułowanym "Ustalenia w sprawie zamówień ITER podpisanych z Międzynarodową Organizacją ITER" przedstawiono zamówienia podpisane (kolumna 3) i zamówienia, na które do tej pory przekazano środki (kolumna 4). Nie przedstawiono jednak informacji o stanie zaawansowania robót w toku. Informacje te mają kluczowe znaczenie dla uzyskania prawidłowego obrazu stanu działań zrealizowanych dotychczas przez F4E jeśli chodzi o ustalenia w sprawie zamówień podpisane z Międzynarodową Organizacją ITER.

Wykonanie budżetu

14. Wskaźniki wykorzystania dostępnych środków na zobowiązania i środków na płatności wyniosły odpowiednio 99,9 % i 94,5 %. Poziom wykorzystania środków na płatności, o których mowa w budżecie początkowym na 2012 r., wyniósł natomiast 71 % ¹⁰ . Z kwoty w wysokości 1 440 mln euro środków na zobowiązania dostępnych na działalność operacyjną tylko 55,4 % zostało wykorzystane na bezpośrednie zobowiązania indywidualne, a pozostałe 44,6 % - na zobowiązania globalne.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ WSPÓLNE PRZEDSIĘWZIĘCIE SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

15. Trybunał Obrachunkowy informował już wcześniej, że systemy kontroli wewnętrznej Wspólnego Przedsięwzięcia nie zostały w pełni ustanowione i wdrożone. Pomimo osiągnięcia znacznych postępów w 2012 r. szereg działań nadal wymaga realizacji:

- System zarządzania umożliwiający regularne monitorowanie aktualności kosztorysów projektowych i informowanie o rozbieżnościach kosztów (zob. pkt 29).

- W 2012 r. księgowy zainicjował proces zatwierdzenia podstawowych systemów, jednak na koniec roku wciąż konieczne było bezpośrednie badanie kluczowych mechanizmów kontrolnych Wspólnego Przedsięwzięcia na poziomie transakcji. W 2013 r. Wspólne Przedsięwzięcie zleciło firmie doradczej ¹¹ dokończenie prac związanych z poświadczeniem zgodności systemu księgowego. Mimo ogólnego wniosku, że system księgowy F4E jest zgodny z wytycznymi DG ds. Budżetu oraz z regulaminem finansowym, politykami i procedurami F4E, zgłoszono kilka zastrzeżeń ¹² .

- Niezbędne jest podjęcie dodatkowych działań w zakresie systematycznej weryfikacji sprawozdań z odbioru technicznego i świadectw kontroli dotyczących sprawozdań finansowych, przed dokonaniem płatności (zob. pkt 16-20).

- W grudniu 2012 r. przedstawiono radzie zarządzającej kompleksowy system kontroli i monitorowania obejmujący dotacje i zamówienia na składniki operacyjne (zob. pkt 23).

- Nie wdrożono w pełni planów działania przyjętych przez Wspólne Przedsięwzięcie w następstwie kontroli wewnętrznych ¹³ . Jeśli chodzi o przedstawione przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji sprawozdanie w sprawie przygotowywania postępowań o przyznanie zamówienia publicznego ¹⁴ , wszystkie dziesięć zaleceń jest wdrażanych.

- W lipcu 2012 r. przedstawiono komitetowi kontroli F4E system zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie.

Zidentyfikowano dziesięć obszarów bardzo wysokiego ryzyka ¹⁵ . Działania na rzecz jego ograniczenia oczekują na wdrożenie.

Zamówienia i dotacje na składniki operacyjne

16. W 2012 r. procedury negocjacyjne stanowiły 40 % ¹⁶ wszystkich postępowań o przyznanie zamówienia na składniki operacyjne ¹⁷ (65 % w 2011 r.). Wspólne Przedsięwzięcie powinno nadal pracować nad zwiększeniem konkurencji w postępowaniach o przyznanie zamówienia i dalej ograniczać stosowanie procedury negocjacyjnej ¹⁸ . W przypadku dotacji średnia liczba otrzymanych wniosków wyniosła tylko jeden na zaproszenie.

17. W zawartych przez Wspólne Przedsięwzięcie umowach o przyznanie dotacji brak jest postanowienia zbliżonego do art. II.25 wzoru umowy w sprawie przyznania grantu ¹⁹ przyjętego przez Komisję Europejską, który przewiduje kary finansowe dla beneficjentów, którzy składają fałszywe deklaracje lub poważnie naruszają swoje zobowiązania. W ramach jednej z umów o przyznanie dotacji Wspólne Przedsięwzięcie zaakceptowało jako kwalifikowalne całość kosztów pośrednich, pomimo iż poświadczenie z kontroli zawierało ograniczenie zakresu dotyczące materiałów eksploatacyjnych ²⁰ .

18. Wspólne Przedsięwzięcie nie opracowało wewnętrznej procedury umożliwiającej systematyczną ocenę ryzyka dokonania płatności podczas gdy rozpatrywane jest sprawozdanie informujące o niezgodności. W przypadku jednej z płatności związanej z zamówieniem na składniki operacyjne Wspólne Przedsięwzięcie zatwierdziło fakturę do zapłaty pomimo poważnej niezgodności odnotowanej w sprawozdaniu z odbioru technicznego, które w terminie płatności nadal było rozpatrywane przez Organizację ITER.

19. W odniesieniu do wspólnych postępowań o przyznanie zamówienia Wspólne Przedsięwzięcie nie określiło jeszcze stosownych kryteriów weryfikacji, czy zasady przyznawania zamówień stosowane przez drugą instytucję zamawiającą są równoważne jego własnym, jak wymaga tego art. 83 przepisów wykonawczych Wspólnego Przedsięwzięcia ²¹ .

20. W odniesieniu do pięciu skontrolowanych postępowań o przyznanie zamówienia na składniki operacyjne stwierdzono następujące uchybienia:

- W dwóch postępowaniach zamówieniowych Wspólne Przedsięwzięcie nie opublikowało wstępnego ogłoszenia informacyjnego o zamówieniu, mimo że zaleca to opublikowane przez Komisję Vademecum zamówień publicznych, mając na celu nagłośnienie przetargów i zwiększenie konkurencji.

- W jednym postępowaniu zamówieniowym nie skorzystano przed przyznaniem zamówienia z systemu wczesnego ostrzegania (sygnalizującego między innymi, czy danej osoby fizycznej lub prawnej nie dotyczy żadna okoliczność, która powoduje wykluczenie z udziału w procedurze przetargowej), ponieważ Wspólne Przedsięwzięcie nie miało wówczas dostępu do tego systemu.

- W jednym przypadku Wspólne Przedsięwzięcie dokonało płatności zaliczkowej w wysokości 10 % wartości zamówienia, mimo iż dostarczone mu zabezpieczenie wystawione zostało przez bank komercyjny nieposiadający wymaganego w umowie ratingu na poziomie minimum BBB.

- W przypadku dwóch postępowań kosztorysy zostały znacznie niedoszacowane ²² . Pokazuje to, z jakimi trudnościami ma do czynienia Wspólne Przedsięwzięcie przy obliczaniu szacunkowej wysokości wkładu UE na potrzeby fazy budowy projektu ITER (zob. pkt 28-31).

Kontrola i monitorowanie na poziomie ogólnym zamówień i dotacji na składniki operacyjne

21. Wspólne Przedsięwzięcie posiada system przeprowadzania kontroli ²³ na poziomie kontrahentów. Celem tych kontroli jest weryfikacja spełnienia wymagań w zakresie zapewnienia jakości ²⁴ .

22. Wspólne Przedsięwzięcie przeprowadziło kontrole finansowe i kontrole zgodności ex post u sześciu beneficjentów przyznanych dotacji. Stwierdzony podczas tych kontroli poziom błędu wyniósł 1,3 % łącznej wartości skontrolowanych zestawień poniesionych wydatków (8,3 mln euro).

23. W następstwie wcześniejszych uwag Trybunału ²⁵ Wspólne Przedsięwzięcie przedstawiło w listopadzie 2012 r. komitetowi kontroli F4E, a w grudniu 2012 r. - radzie zarządzającej - dwa dokumenty na temat ogólnej strategii kontroli i monitorowania oraz na temat wieloletniej strategii kontroli ex post, w których zakres kontroli jakości rozszerzono tak, by obejmował weryfikację aspektów finansowych zamówień na składniki operacyjne.

INNE KWESTIE

Polityka w zakresie praw własności intelektualnej i przemysłowej

24. W dniu 28 marca 2012 r. rada zarządzająca przyjęła politykę Wspólnego Przedsięwzięcia w zakresie praw własności intelektualnej i rozpowszechniania informacji, a w dniu 29 czerwca 2012 r. przyjęła szczegółowe przepisy wykonawcze do niej. W dniach 10-11 grudnia 2012 r. rada zarządzająca przyjęła politykę F4E w zakresie praw własności przemysłowej. Nie wdrożono jeszcze planu systematycznego monitorowania przestrzegania przyjętych zasad dotyczących praw własności intelektualnej i rozpowszechniania informacji oraz zgodności z polityką F4E w zakresie praw własności przemysłowej, a także sprawozdawczości w tym zakresie.

Opóźnienia we wpłatach składek członkowskich

25. W przypadku ośmiu członków odnotowano opóźnienia we wpłatach składek za 2012 r. na łączną kwotę 1,2 mln euro, sięgające od 15 dni do czterech miesięcy.

Przepisy wykonawcze do regulaminu pracowniczego

26. Wspólne Przedsięwzięcie nie przyjęło jeszcze wszystkich przepisów wykonawczych ²⁶ do regulaminu pracowniczego, co nakazuje art. 10 ust. 2 załącznika do statutu F4E.

Wkład UE w fazę budowy projektu ITER

27. W przyjętych w dniu 7 lipca 2010 r. konkluzjach Rady w sprawie stanu zaawansowania i możliwości rozwoju projektu ITER ²⁷ zatwierdzono ostateczną kwotę w wysokości 6,6 mld euro.

28. W sprawozdaniu audytora wewnętrznego z dnia 13 stycznia 2012 r. na temat przygotowywania zamówień na składniki operacyjne projektu ITER stwierdzono, że:

(i) w żadnym z dwóch sporządzonych do tej pory kosztorysów nie dokonano podziału oszacowania wkładu UE w fazę budowy projektu ITER według zamówienia;

(ii) Wspólne Przedsięwzięcie było narażone na znaczne ryzyko finansowe w związku z fluktuacjami cen materiałów podstawowych;

(iii) Wspólne Przedsięwzięcie nie posiada jeszcze narzędzia do regularnego monitorowania aktualności przyjętych szacunków i sygnalizowania ewentualnych odchyleń kosztów.

29. W sprawozdaniu przedstawionym Europejskiej Radzie ds. Konkurencyjności we wrześniu 2012 r. Wspólne Przedsięwzięcie podkreśliło, że istnieje ryzyko odchyleń kosztów rzędu 180-250 mln euro, czyli 3 % aktualnie szacowanych kosztów realizacji projektu w wysokości 6,6 mld euro.

30. W dniu 13 czerwca 2013 r. Wspólne Przedsięwzięcie zakończyło aktualizację szacunku dotyczącego kosztów wkładu UE w fazę budowy projektu. W konsekwencji obecne ryzyko wzrostu oszacowano na kwotę 290 mln euro, czyli 4,4 % budżetu zatwierdzonego przez Radę. Według Wspólnego Przedsięwzięcia nastąpił znaczny wzrost kosztów składników niezbędnych do realizacji projektu ITER. Związane są one głównie z procesami w zakresie inżynierii systemów i zarządzania konfiguracją na ogólnym poziomie projektu ITER. Wspólne Przedsięwzięcie uważa również obecny harmonogram referencyjny ITER za nierealistyczny.

31. Pod tym względem w przypadku dwóch z pięciu wybranych do kontroli zamówień na składniki operacyjne kosztorysy zostały znacznie niedoszacowane (zob. pkt 20).

Roczne sprawozdanie z działalności

32. Zgodnie z art. 43 regulaminu finansowego F4E w rocznym sprawozdaniu z działalności podaje się wyniki działalności Wspólnego Przedsięwzięcia, odnosząc się do ustalonych celów, ryzyka związanego z tą działalnością, wykorzystania przewidzianych zasobów oraz skuteczności i wydajności systemu kontroli wewnętrznej. Jednak z powodu daty udostępnienia zrewidowanego szacunku kosztów (zob. pkt 30) sprawozdanie roczne F4E za 2012 r. nie zawiera aktualnych informacji na temat ryzyka związanego z odstępstwami od zatwierdzonego budżetu wynoszącego 6,6 mld euro.

Działania podjęte w związku z poprzednimi ustaleniami Umowa z państwem przyjmującym

33. Zgodnie z umową z państwem przyjmującym podpisaną z Królestwem Hiszpanii w dniu 28 czerwca 2007 r. stała siedziba miała zostać udostępniona Wspólnemu Przedsięwzięciu w terminie do czerwca 2010 r. Nie nastąpiło to jednak do czasu kontroli (kwiecień 2013 r.).

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 22 października 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej (Barcelona)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 45 i 49 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej)	Rozdział 5 "Wspólne przedsiębiorstwa" Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, a w szczególności: - Art. 45 "Przedsiębiorstwa o podstawowym znaczeniu dla rozwoju przemysłu jądrowego we Wspólnocie mogą być tworzone jako wspólne przedsiębiorstwa w rozumieniu niniejszego Traktatu, zgodnie z postanowieniami poniższych artykułów...". - Art. 49 "Wspólne przedsiębiorstwa tworzy się decyzją Rady. Każde wspólne przedsiębiorstwo ma osobowość prawną".
Kompetencje Wspólnego Przedsięwzięcia (decyzja Rady 2007/198/Euratom)	Cele - wnoszenie wkładu Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej ("Euratom") na rzecz Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej ITER; - wnoszenie wkładu Euratomu na rzecz realizowanych wspólnie z Japonią działań w ramach "szerszego podejścia", mających na celu szybkie uzyskanie energii termojądrowej; - przygotowanie i koordynacja programu działań mających na celu przygotowanie do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej wraz z instalacjami towarzyszącymi, w tym międzynarodowej instalacji napromieniowywania materiałów przeznaczonych do syntezy jądrowej (IFMIF - International Fusion Materials Irradiation Facility). Zadania - nadzór nad przygotowaniem obiektu do realizacji projektu ITER; - dostarczanie organizacji ITER komponentów, sprzętu, materiałów i innych zasobów; - zarządzanie zamówieniami na podstawie ustaleń zawartych z organizacją ITER oraz, w szczególności, zarządzanie związanymi z tym procedurami zapewnienia jakości; - przygotowanie i koordynacja udziału Euratomu w naukowym i technicznym wykorzystaniu projektu ITER; - koordynacja badań naukowych i technicznych oraz prac rozwojowych w ramach wkładu Euratomu w organizację ITER; - przekazywanie wkładu finansowego Euratomu na rzecz organizacji ITER; - organizacja udostępniania zasobów ludzkich na rzecz organizacji ITER; - utrzymywanie kontaktów z organizacją ITER i prowadzenie wszelkich innych działań na rzecz realizacji umowy ITER.
Zarządzanie	Rada zarządzająca, dyrektor i inne organy Rada zarządzająca odpowiada za nadzorowanie Wspólnego Przedsięwzięcia ITER w realizacji jego celów oraz zapewnia bliską współpracę między Wspólnym Przedsięwzięciem ITER i jego członkami w ramach prowadzonej przez nie działalności. Oprócz rady zarządzającej i dyrektora, który pełni obowiązki naczelnego członka zarządu, odpowiadając za bieżące zarządzanie Wspólnym Przedsięwzięciem i będąc jego prawnym przedstawicielem, Wspólne Przedsięwzięcie posiada następujące organy: biuro, techniczny panel doradczy, komitet wykonawczy, komitet administracyjno-finansowy i komitet kontroli. Audyt wewnętrzny: jednostka audytu wewnętrznego i Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej (IAS) od dnia 1 stycznia 2012 r. Kontrola zewnętrzna: Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu: Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Wspólnemu Przedsięwzięciu w roku 2012	Budżet 379,5 mln euro ostatecznych dochodów (środków na płatności), z czego 76,5 % pochodziło z wkładu Wspólnoty. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. - 262 stanowiska dla urzędników UE i stanowiska dla pracowników tymczasowych w planie zatrudnienia, z czego 218 obsadzonych; - 125 obsadzonych stanowisk dla pracowników kontraktowych.
Produkty i usługi w roku 2012	Szczegółowe informacje dotyczące działalności i usług w 2012 r. można znaleźć na stronie internetowej F4E: http://www.fusionforenergy.europa. eu/
Źródło: Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej.

ODPOWIEDŹ WSPÓLNEGO PRZEDSIĘBIORSTWA

13. Oficjalne postępy prac w zakresie zamówień ITER podaje się, z punktu widzenia wartości, przez odniesienie do etapów programu przydzielania środków, które F4E osiąga każdego roku w ramach realizacji określonego zamówienia. To właśnie te etapy oficjalnie wskazuje Międzynarodowa Organizacja ITER, określając osiągane postępy. Jednakże etapy programu przydzielania środków osiągają najwyższe wartości pod koniec realizacji zamówienia, a zatem dane oparte na ilości przekazanych środków nie są miarodajne. Dlatego też postępy w realizacji zamówień są monitorowane bezpośrednio poprzez odniesienie do etapów programu przydzielania środków, ale też pośrednio w odniesieniu do osiąganych etapów dla odpowiednich zamówień.

14. Należy zaznaczyć, że od 2012 r. wskaźnik zobowiązań indywidualnych wzrósł o 13 % oraz że zgodnie z planem wykonania budżetu na 2013 r. do końca tego roku odsetek zobowiązań indywidualnych powinien wzrosnąć do 80 %. Dlatego też F4E stopniowo nadrabia zaległości w rzeczywistej realizacji zamówień związanych z określonym rocznym budżetem/programem prac. Ponadto prognoza wykonania potwierdza wykorzystanie w 2013 r. pełnej kwoty dostępnej na zobowiązania globalne w 2012 r.

15. F4E uważa, że funkcjonuje już ogólny system kontroli wewnętrznej oraz że zmienia się on wraz z potrzebami organizacyjnymi. System kontroli wewnętrznej ewoluuje odpowiednio do zmian organizacyjnych, a zatem jego ustanowienie i wdrożenie należy traktować jako trwający ciągle proces.

Od chwili powstania F4E traktuje rozwój ogólnej strategii ochrony jako jeden z kluczowych priorytetów. Wprowadzono różne systemy kontroli, zapewniające kierownictwu niezbędną pewność. Ponadto w 2012 r. utworzono zespół podlegający bezpośrednio dyrektorowi, mający za zadanie opracowanie i wdrożenie ogólnej strategii kontroli F4E, monitorowanie skuteczności środowiska kontroli wewnętrznej oraz wprowadzanie w życie wszelkich zaleceń z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych.

Oprócz wniosku ogólnego niezależna firma konsultingowa rzeczywiście przedstawiła szereg wyjątków i/lub obszarów wymagających poprawy, co nie miało jednak większego wpływu na weryfikację. Należy zaznaczyć, że niektóre z tych obszarów wskazano wcześniej w wyniku innych kontroli i/lub ocen i zostały one już uwzględnione w odnośnych planach działania. Główna kwestia poruszona przez niezależną firmę kontrolną i wymagająca natychmiastowego działania miała związek z aktywami operacyjnymi. Zalecenie to bezzwłocznie przedstawiono kierownictwu F4E, po czym w planie działania sformułowano odpowiednie środki naprawcze.

Od chwili powstania Wspólne Przedsięwzięcie podejmuje daleko idące wysiłki w celu rozwijania zintegrowanego informatycznego systemu zarządzania i kontroli, umożliwiającego ścisłe monitorowanie kosztorysów i odchyleń (zob. pkt 29).

W odniesieniu do wdrażania zaleceń z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych należy zauważyć, że mimo uwagi zgłoszonej przez Trybunał Obrachunkowy, podczas posiedzenia dnia 14 czerwca 2013 r. komitet kontroli wyraził uznanie dla usprawnień oraz postępów poczynionych w realizacji planów działania.

Ustanowiono mechanizm zarządzania ryzykiem, systematycznie stosowany na poziomie projektów. Do prowadzenia rejestru ryzyka i podejmowania działań na rzecz jego ograniczania wyznaczono kierownika ds. ryzyka. Rejestr ryzyka aktualizuje się przed każdym posiedzeniem rady zarządzającej.

16. Ze względu na swoją niską średnią wartość procedury negocjacyjne stanowią 40 % postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne w skali roku, ale zaledwie mniej niż 10 % rocznych zobowiązań Wspólnego Przedsięwzięcia: pod tym względem zastosowanie cechujących się niską wartością procedur negocjacyjnych umożliwia Wspólnemu Przedsięwzięciu koncentrację ograniczonych zasobów wewnętrznych na zamówieniach odznaczających się jednocześnie zarówno wysokim ryzykiem, jak i wysoką wartością, co skutkuje ograniczeniem ryzyka.

Co do bardzo niskiej liczby wniosków otrzymanych w związku z zaproszeniami dotyczącymi dotacji, Wspólne Przedsięwzięcie dostrzega problem: dotychczas zawiodły wszystkie próby wprowadzenia usprawnień i zwiększenia liczby podmiotów odpowiadających na zaproszenia do składania wniosków. Uważa się, że wynika to ze skrajnie specjalistycznego charakteru dotacji F4E, interesujących jedynie dla wąskiego grona wnioskodawców w Europie.

Należy zaznaczyć, że w swoim badaniu "Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness" ("Potencjał zwiększenia opłacalności projektu ITER przez reorganizację"), zleconym przez Komisję Kontroli Budżetowej Parlamentu Europejskiego, firma Ernst & Young zgodziła się, że przepisy, których przestrzegania wymaga się od F4E, nie są dobrze dostosowane do bardzo szczególnych celów Wspólnego Przedsięwzięcia i ograniczają zdolność F4E do wprowadzania innowacyjnych rozwiązań w zakresie opłacalności.

17. W odniesieniu do pierwszego wniosku F4E zgadza się ze stwierdzeniem, że jego wzór umowy o udzielenie dotacji nie przewiduje kar. Projekt regulaminu finansowego F4E, zatwierdzony w 2007 r. przez radę zarządzającą Wspólnego Przedsięwzięcia, przewidywał możliwość nakładania kar przez F4E. Przepis ten usunięto z tekstu na wyraźny wniosek Komisji Europejskiej złożony podczas procesu konsultacji zgodnie z art. 5 statutu.

F4E uważa jednak, że brak takiego zapisu we wzorze umowy o udzielenie dotacji nie naraża F4E w sposób istotny na ryzyko nieuzyskania zasadniczych wyników we właściwym terminie bądź uzyskania wyników niespełniających norm jakości. Zgodnie z wzorem umowy o udzielenie dotacji Wspólne Przedsięwzięcie może zawsze wypowiedzieć taką umowę i zażądać zwrotu całości lub części wkładu finansowego F4E w przypadku niewywiązania się z umowy lub wywiązania się z niej w sposób niespełniający oczekiwań, uchybienia istotnym obowiązkom oraz wystąpienia innych okoliczności wyszczególnionych we wzorze umowy.

W odniesieniu do drugiego wniosku należy zaznaczyć, że po ograniczeniu zakresu w poświadczeniu z kontroli F4E zwróciło się do beneficjentów o wyjaśnienia dotyczące kosztów pośrednich, a następnie wystąpiło do firmy kontrolnej o wprowadzenie zmiany w poświadczeniu z kontroli. Płatność zatwierdzono na podstawie otrzymanych dodatkowych dowodów.

18. F4E pragnie potwierdzić, że w reorganizacji swoich obiegów finansowych przeprowadzonej w czerwcu 2013 r. uwzględniło wstępne ustalenia audytorów. W tym celu wprowadzono dodatkowe mechanizmy kontrolne na poziomie sprawozdań z odbioru technicznego, umożliwiające realizację wniosku o płatność jedynie wówczas, gdy nie występują żadne nieuregulowane niezgodności. Ponadto teraz pośrednicy finansowi dokonują również przeglądu sprawozdań z odbioru technicznego, zapewniając zgodność sprawozdania i faktury z warunkami zamówienia.

19. Zgodnie z art. 83 przepisów wykonawczych F4E Wspólne Przedsięwzięcie weryfikuje równoważność zasad udzielania zamówień przez inną instytucję zamawiającą z zasadami udzielania zamówień przez F4E w odniesieniu do każdego wspólnego postępowania o udzielenie zamówienia, do którego mają zastosowanie zasady innej instytucji. F4E zgadza się z Trybunałem, że wskazane może być ustanowienie wspólnych norm weryfikacji takiej równoważności przez Wspólne Przedsięwzięcie w sposób ujednolicony w przyszłych wspólnych postępowaniach o udzielenie zamówienia, chociaż nie jest to ściśle wymagane na mocy art. 83 przepisów wykonawczych.

20. Jeśli chodzi o wstępne ogłoszenia informacyjne, nie było zamiarem Wspólnego Przedsięwzięcia wykorzystanie takiego ogłoszenia w celu skrócenia minimalnego terminu przyjmowania ofert, uznano zatem, że do celów nagłośnienia przetargów i zwiększenia konkurencji bardziej korzystna będzie organizacja dni informacyjnych dla przemysłu europejskiego przed publikacją ogłoszenia o zamówieniu, zapewniająca podmiotom gospodarczym możliwość zadawania pytań dotyczących aspektów ogólnotechnicznych i administracyjnych zamówienia, a także nawiązanie kontaktów z potencjalnymi partnerami biznesowymi.

W odniesieniu do niezgodności z art. 85 regulaminu finansowego, Wspólne Przedsięwzięcie zgadza się z ustaleniami Trybunału; należy zaznaczyć, że od tego czasu Wspólne Przedsięwzięcie uzyskało dostęp do systemu wczesnego ostrzegania i obecnie weryfikacji dokonuje się dla wszystkich udzielanych zamówień.

W chwili podpisania zamówienia w grudniu 2012 r. F4E otrzymało gwarancję wystawioną przez bank niespełniający wymogów zamówienia w zakresie ratingu (co najmniej rating BBB). Zostało to stwierdzone przez zespół finansowy w czasie weryfikacji płatności zaliczkowej, w wyniku czego gwarancję odrzucono. Do kontrahenta zwrócono się o przedstawienie ważnej gwarancji wystawionej przez bank o wymaganym ratingu. Zbliżał się jednak termin zamknięcia ksiąg, a kontrahent zapewnił wystarczającą pewność w odniesieniu do trwających negocjacji z innym bankiem, w związku z czym księgowy postanowił zatwierdzić płatność zaliczkową. Decyzję tę podjęto oceniając, że szkody poniesione przez F4E w wyniku utraty środków na płatności byłyby znacznie wyższe niż ryzyko nieuzyskania nowej gwarancji, biorąc pod uwagę, że płatność zaliczkowa była nadal objęta pierwotnym zabezpieczeniem. Ostatecznie nową gwarancję bankową dostarczono w pierwszym tygodniu lutego.

W odniesieniu do jednego ze wspomnianych postępowań kosztorys rzeczywiście nie był prawidłowy, gdyż nie był należycie aktualizowany w trakcie ewolucji projektu (przed publikacją zaproszenia).

Natomiast w przypadku drugiego postępowania uważa się, że duża różnica między pierwotnym szacunkiem a pierwszą otrzymaną ofertą to wynik istnienia w tym czasie monopolu na rynku europejskim.

Wspólne Przedsięwzięcie anulowało pierwsze zaproszenie i opublikowało je ponownie w tym samym zakresie, lecz podzielone na części, w celu umożliwienia szerszej konkurencji. Skutkiem była cena całkowita znacznie bliższa pierwotnemu szacunkowi Wspólnego Przedsięwzięcia, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że podział na części miał ujemny wpływ na korzyści skali i spowodował wzrost kosztów jednorazowych.

21. 22 23 W 2013 r. F4E kontynuowało wdrażanie ogólnej strategii kontroli i monitorowania oraz strategii kontroli ex post przedstawionych radzie zarządzającej w grudniu 2012 r.

W odniesieniu do kontroli ex post przeprowadzono ćwiczenie pilotażowe z udziałem zewnętrznej firmy kontrolnej mającej ocenić kwalifikowalność wydatków zgłaszanych przez kontrahentów w ramach umów o udzielenie dotacji. Wynik ćwiczenia pilotażowego pozwoli F4E na dostosowanie i dalszą harmonizację jego procesów kontroli ex post.

Tymczasem nadal zgodnie z planem realizowany jest roczny plan kontroli zapewniania jakości. Na podstawie uwag przedstawionych przez Trybunał Obrachunkowy we wcześniejszych sprawozdaniach rocznych zakres kontroli zapewniania jakości poddawany jest obecnie ponownej ocenie w drodze ćwiczenia pilotażowego, z myślą o rozszerzeniu kontroli zorientowanych finansowo na zamówienia na składniki operacyjne przez wprowadzenie tzw. "weryfikacji finansowej zamówień ex post".

Należy jednak zaznaczyć, że komitet kontroli rady zarządzającej F4E negatywnie zaopiniował działania proponowane w reakcji na uwagi Trybunału dotyczące weryfikacji finansowej zamówień ex post przedstawione w sprawozdaniu rocznym za 2011 r., gdyż są one sprzeczne z zasadą udzielania zamówień o uzgodnionej cenie. Komitet kontroli zwrócił się do Trybunału o zrewidowanie stanowiska zajmowanego w tym zakresie. W rezultacie F4E wprowadziło zmiany w sposobie prowadzenia weryfikacji finansowej zamówień na składniki operacyjne, której dotyczyły uwagi Trybunału.

24. W dniach 26 i 27 czerwca 2013 r. rada zarządzająca, za zgodą Komisji Europejskiej, przyjęła dokument "Wdrożenie polityki przemysłowej". Taka polityka, wraz z tymi przyjętymi wcześniej, ustanawia politykę i zasady ramowe zarządzania własnością intelektualną we Wspólnym Przedsięwzięciu.

Praktyczną realizację naszych zobowiązań w zakresie zarządzania własnością intelektualną można podsumować w następujący sposób:

- Polityka analizy rynku obejmuje zapisy dotyczące sposobu postępowania z własnością intelektualną przed procesem udzielania zamówień w celu zagwarantowania zgodności strategii w zakresie zamówień z wytycznymi dotyczącymi własności intelektualnej zawartymi w polityce przemysłowej F4E.

- Lista kontrolna podpisywania zamówień służy weryfikacji istnienia deklaracji wcześniejszych praw własności intelektualnej ("background declaration").

- Ostateczne przestrzeganie zasad własności intelektualnej przez kontrahentów jest monitorowane za pomocą sprawozdań z odbioru technicznego, w których specjaliści ds. projektów technicznych potwierdzają, że wyniki obejmują sprawozdanie dotyczące praw własności intelektualnej i że takie sprawozdanie odpowiada przedmiotowi zamówienia i jest zgodne z ustaleniami sprawozdania z odbioru technicznego.

Ponadto, w celu zagwarantowania poufności dotyczących własności intelektualnej informacji przetwarzanych w związku z naszymi zamówieniami, przygotowywana jest polityka bezpieczeństwa informacyjnego. Polityka ta będzie przewidywać przechowywanie poufnych informacji dotyczących własności intelektualnej w postaci elektronicznej na dedykowanym serwerze. Przyjęcie tej polityki nastąpi wkrótce, a jej wdrożenie do celów zarządzania informacjami dotyczącymi praw własności intelektualnej powinno zostać zakończone do stycznia 2014 r.

25. Wprawdzie F4E zgadza się z rzeczowym wnioskiem Trybunału Obrachunkowego, pragnie jednak podkreślić, że od czasu, kiedy Trybunał po raz pierwszy przedstawił tę uwagę w 2008 r., F4E podjęło wszelkie niezbędne działania zmierzające do naprawienia tej sytuacji. Rada zarządzająca wzięła na siebie odpowiedzialność za rozwiązanie tego problemu, przy czym do członków spóźniających się z wpłatą składek wysyłane są systematyczne upomnienia, a państwa członkowskie niedokonujące płatności w terminie muszą dodatkowo płacić odsetki z tytułu opóźnienia zgodnie z art. 48 przepisów wykonawczych. Niestety procedury wewnętrzne niektórych państw członkowskich uniemożliwiają im niekiedy przestrzeganie terminów ustanowionych w regulaminie finansowym F4E.

Co do wpływu na budżet, należy podkreślić, że składki członkowskie, których dotyczy uwaga Trybunału, stanowią 0,6 % budżetu F4E, a zatem opóźnienia dotykają tylko ułamka tej wartości.

Ponadto na koniec roku budżetowego 2012 zaległa pozostawała jedynie kwota 1.085 euro.

Dlatego też w 2012 r. opóźnienia w płatności składek członkowskich nie miały wymiernego wpływu na wykonanie budżetu i F4E.

Tymczasem Wspólne Przedsięwzięcie nadal będzie dążyć do zapewnienia wpłacania składek z najmniejszym możliwym opóźnieniem.

26. Jest faktem, że w czasie kontroli wspomniane przepisy wykonawcze nie były jeszcze formalnie przyjęte. Pragniemy jednak podkreślić, że w celu uniknięcia próżni prawnej dyrektor Wspólnego Przedsięwzięcia przyjął decyzje stanowiące, że w drodze analogii zastosowanie do F4E mają wzorcowe przepisy wykonawcze właściwe dla agencji lub zasady Komisji (o ile nie zaznaczono inaczej). Pod tym względem Wspólne Przedsięwzięcie zapewniło sobie należyte i przejrzyste ramy odniesienia, konsekwentnie stosowane przez organizację do czasu wdrożenia formalnych zasad przyjętych przez radę zarządzającą.

Co do ostatniego punktu, od czasu kontroli poczyniono znaczne postępy. W grudniu 2012 r. rada zarządzająca przyjęła bowiem formalnie przepisy wykonawcze dotyczące: przydziału grupy zaszeregowania i stopnia podczas przyjmowania do pracy, pracy w niepełnym wymiarze czasu, oceny dyrektora, urlopu rodzinnego, urlopu rodzicielskiego i przeniesienia uprawnień emerytalnych.

Przepisy dotyczące zatrudniania i pracy w niepełnym wymiarze czasu, oceny, zapobiegania mobbingowi, certyfikacji i poświadczeń przesłano do zatwierdzenia Komisji w styczniu i lutym 2013 r. (po zakończeniu wewnętrznego procesu konsultacji) i F4E oczekuje na ich zatwierdzenie przez Komisję, aby mogły zostać przyjęte przez radę zarządzającą. Oczekuje się, że stanie się to w grudniu 2013 r.

Trwają obecnie konsultacje z komitetem pracowniczym dotyczące przepisów wykonawczych odnoszących się do urlopów i nieobecności, zwolnień chorobowych, kierownictwa średniego szczebla i przejściowego obsadzania stanowisk kierowniczych. Wkrótce zostaną one przekazane do zatwierdzenia Komisji.

W odniesieniu do przepisów wykonawczych, takich jak dotyczące zatrudniania i wykorzystania personelu kontraktowego, F4E oczekuje na sfinalizowanie przez Komisję wzorców i dlatego nie może ich jeszcze przedstawić zgodnie z art. 110 regulaminu pracowniczego.

Ponadto pragniemy podkreślić dążenie Wspólnego Przedsięwzięcia do zwiększenia liczby przepisów wykonawczych, które zostaną przyjęte w 2013 r. i w terminie późniejszym. W związku z tym zatwierdzono szacunkowy kalendarz przyjęć oraz wprowadzono w życie wewnętrzne ustalenia mające na celu ułatwienie procesu przyjmowania przepisów. Jesteśmy zatem pewni, że osiągnięte zostaną dalsze postępy.

27. 28 29 30 31 W 2008 r. grupa robocza F4E, wspierana przez ekspertów z branży i publiczne organizacje badawcze, oszacowała, że oczekiwany koszt uzgodnionego wówczas wkładu europejskiego w budowę ITER wyniesie 5 940 mln euro, plus 663 mln euro na wypadek dodatkowych wydatków. Koszty współpracy z Japonią w ramach "szerszego podejścia" i administracji F4E oszacowano w 2008 r. na 650 mln euro, w związku z czym całość kosztów oszacowano na 7 253 mln euro wg wartości euro w 2008 r., włącznie ze wspomnianymi powyżej dodatkowymi wydatkami.

Rada udostępniła dla F4E kwotę 6 600 mln euro wg wartości euro w 2008 r. na okres 2007-2020 w celu wywiązania się z europejskich zobowiązań w zakresie projektu ITER i "szerszego podejścia", a także zwróciła się do F4E o poczynienie wszystkich możliwych oszczędności w celu zapewnienia zgodności z ustalonym budżetem.

Od 2008 r. projekt ITER zmienił się znacznie w reakcji na zaostrzone wymogi bezpieczeństwa po wypadku w Fukushimie, a także w związku z nową wiedzą naukową i dojrzewaniem projektu. Chociaż niektóre wymogi zostały złagodzone, większość zmian wiązała się z obostrzeniem wymagań i poszerzyła zakres przewidywanego wkładu europejskiego w projekt ITER. O zmianach takich decyduje Międzynarodowa Organizacja ITER i jej organy zarządzające.

Biorąc pod uwagę, że zakres przewidywanego wkładu europejskiego w projekt ITER uległ poważnym zmianom oraz że projekty znacznie dojrzały od czasu kosztorysu przygotowanego w 2008 r., w ciągu pierwszych sześciu miesięcy 2013 r. F4E dokonało gruntownej rewizji całego kosztorysu.

W przeciwieństwie do przyrostowych aktualizacji kosztorysu przedstawianych w poprzednich sprawozdaniach dla Rady, ten zaktualizowany kosztorys odzwierciedla także zmiany, które będą miały miejsce w dalszej przyszłości. Oczekiwany koszt europejskiego wkładu na rzecz projektu ITER, "szerszego podejścia" i działalności F4E szacuje się obecnie na 6 890 mln euro. Oznacza to 290 mln euro dodatkowych wydatków w stosunku do budżetu w wysokości 6 600 mln euro ustalonego na okres budżetowania do 2020 r.

Zmiana w kwocie dodatkowych wydatków ze 165 mln euro do 290 mln euro od czasu zeszłorocznego sprawozdania F4E dla Rady to w dużej mierze efekt znacznego wzrostu oczekiwanych i poniesionych kosztów budynków, co z kolei wynika ze zwiększenia liczby budynków, które mają być zapewnione i z presji na ukończenie budynków zgodnie z planem.

Jak zauważono w badaniu firmy Ernst and Young "Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness" ("Potencjał reorganizacji w projekcie ITER w celu zwiększenia jego opłacalności"), przeprowadzonym w okresie od lipca 2012 r. do lutego 2014 r. na zlecenie Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu Europejskiego, F4E ma niewielki bądź żaden wpływ na takie zmiany, które leżą w gestii Rady ITER i jej organów pomocniczych.

Niemniej jednak w celu zapobiegania przekroczeniom budżetu F4E opracowało i nadal opracowuje i wdraża szeroki zakres środków z zakresu ograniczania kosztów, takich jak optymalizacja strategii zamówień i warunków zamówień w celu obniżenia wydatków oraz, we współpracy z Międzynarodową Organizacją ITER, optymalizacja projektów pod kątem ograniczenia kosztów. Stan wdrożenia dotychczasowych środków i zestawienie obecnych środków wraz z nowym kosztorysem przedstawiono radzie zarządzającej dnia 26 czerwca 2013 r. (dokument F4E(13)-GB27-06). Wspomniane środki oferują możliwość zaoszczędzenia ponad 300 mln euro, stanowią zatem narzędzia niezbędne dla zapobiegania przekroczeniom budżetu na okres do 2020 r.

32. Jednostka kontrolowana zgadza się z tą uwagą i zaznacza, że dane o ryzyku związanym z kosztami, o którym mowa w pkt 30 ani nie zostały uzyskane w okresie objętym sprawozdaniem rocznym za 2012 r., ani nie były dostępne w czasie jego sporządzania, a zatem nie mogły znaleźć się w sprawozdaniu rocznym za 2012 r. zatwierdzonym przez radę zarządzającą w czerwcu 2013 r. Ponadto należy zauważyć, że FE4 przekazuje takie dane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie co najmniej raz w roku w sprawozdaniu okresowym F4E, zawierającym informacje o (a) postępach osiąganych w zakresie realizacji planu ograniczania kosztów i oszczędzania, (b) funkcjonowaniu Agencji i projektu ITER oraz zarządzania nimi, (c) wykonania planowanych zadań w ramach budżetu rocznego. Sprawozdanie za 2013 r. zawiera wszystkie odnośne informacje.

33. Umowa z państwem przyjmującym podpisana między F4E a Królestwem Hiszpanii w 2007 r. przewiduje, że Hiszpania udostępni Wspólnemu Przedsięwzięciu stałą siedzibę nie później niż 3 lata po podpisaniu umowy. Umowa również przewiduje, że przejściowo, przed udostępnieniem ostatecznego lokalu, Hiszpania zapewni lokal tymczasowy.

Ponieważ Hiszpania nie zapewniła jeszcze stałej siedziby, Wspólne Przedsięwzięcie zajmuje bezpłatnie lokal tymczasowy, a władze hiszpańskie pokrywają całkowity koszt lokalu (wynajem i utrzymanie przewidziane w umowie z państwem przyjmującym, natomiast F4E pokrywa koszt przypadający najemcy).

W celu znalezienia ostatecznego lokalu Hiszpania zainicjowała nieformalną procedurę mającą na celu wybór właściwej lokalizacji i projektu architektonicznego. Przewiduje się, że lokalizacja i projekt zostaną wybrane przed końcem 2013 r.

1 ITER: ang. International Thermonuclear Experimental Reactor -międzynarodowy eksperymentalny reaktor termojądrowy.

2 Decyzja Rady 2007/198/Euratom z dnia 27 marca 2007 r. powołująca Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej oraz przyznająca mu określone korzyści (Dz.U. L 90 z 30.3.2007, s. 58).

3 Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje, działania i dostępne zasoby Wspólnego Przedsięwzięcia.

4 Międzynarodowa Organizacja Energii Termojądrowej została powołana w październiku 2007 r. na początkowy okres 35 lat w celu realizacji projektu ITER mającego wykazać realność wykorzystania syntezy jądrowej pod względem naukowym i technicznym. Jej członkami są Euratom, Chińska Republika Ludowa, Republika Indii, Japonia, Republika Korei, Federacja Rosyjska oraz Stany Zjednoczone Ameryki.

5 Roczne sprawozdanie finansowe wpłynęło do Trybunału w dniu 1 lipca 2013 r., a sprostowanie do tego sprawozdania - w dniu 8 października 2013 r. Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

6 Sprawozdanie to obejmuje sprawozdanie z wykonania budżetu oraz podsumowanie zasad budżetowych i informację dodatkową.

7 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

8 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

9 Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

10 Pierwotna wersja budżetu obejmowała środki na płatności w wysokości 503 mln euro. Środki te zostały następnie zmniejszone do 377 mln euro na podstawie budżetów korygujących z 28 marca i 11 grudnia 2012 r. (kwota ta obejmuje 32,9 mln euro dochodów przeznaczonych na określony cel przeniesione z 2011 r.).

11 Mimo wartości dodanej sprawozdania firmy doradczej zatwierdzenie systemu księgowego jest zadaniem księgowego zgodnie z art. 46 regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia.

12 Jedno z zastrzeżeń, o których mowa w sprawozdaniu, dotyczy faktu, że wielu działań nie zrealizowano w pełni przed upływem terminów określonych w planach działania przyjętych w odpowiedzi na sprawozdania audytora wewnętrznego, Służby Audytu Wewnętrznego Komisji i Trybunału. W sprawozdaniu wskazano również, że baza danych gromadząca informacje do celów sprawozdawczości nie zapewnia jeszcze skutecznej integracji systemu księgowego i systemu zarządzania projektami.

13 Plany działania w odpowiedzi na przeprowadzone audyty wewnętrzne obiegu środków finansowych, zarządzania dotacjami, umów z ekspertami i przygotowywania zamówień na składniki operacyjne w zakresie budynków ITER zostały przyjęte przez Wspólne Przedsięwzięcie odpowiednio w dniach 30 czerwca 2010 r., 14 lutego 2011 r., 19 listopada 2011 r., 1 marca 2012 r. i 21 września 2012 r.

14 Sprawozdanie Służby Audytu Wewnętrznego Komisji z dnia 7 listopada 2012 r. w sprawie postępowań o udzielenie zamówienia.

15 Między innymi: niski poziom wykonania budżetu, brak konkurencji przy zamówieniach na składniki operacyjne, opóźnienia w przekazywaniu danych przez Organizację ITER.

16 Z czego 25 % przypadków można uznać za wyjątkowe procedury negocjacyjne, ponieważ szacowana wartość zamówienia przekroczyła 250 000 euro.

17 Dwadzieścia procedur negocjacyjnych na 50 postępowań o przyznanie zamówienia na składniki operacyjne ogłoszonych w 2012 r.

18 Zgodnie z opublikowanym przez Komisję Vademecum zamówień publicznych stosowanie procedury negocjacyjnej powinno być raczej wyjątkiem niż regułą.

19 Art. II.25 dotyczący kar finansowych stanowi: "1) Beneficjent, który jest winny złożenia fałszywych oświadczeń lub którego uznano za stronę poważnie naruszającą swoje zobowiązania z tytułu niniejszej umowy w sprawie przyznania grantu, podlega karom finansowym w wysokości od 2 % do 10 % wartości otrzymanego wkładu [Unii] [Euratomu]. Stawka kary może wzrosnąć do wysokości od 4 % do 20 % w razie powtórnego wykroczenia w ciągu pięciu lat od pierwszego naruszenia".

20 Pozycja "materiały eksploatacyjne", której nie można było skwantyfikować ani zweryfikować, stanowiła część przedstawionych przez beneficjenta kosztów pośrednich w łącznej wysokości 0,76 mln euro.

21 Zgodnie z art. 83 ust. 1 i 2 przepisów wykonawczych do regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia F4E w przypadku postępowania o przyznanie zamówienia organizowanego wspólnie z inną instytucją zamawiającą zastosowanie mają procedury zamówieniowe Wspólnego Przedsięwzięcia. W przypadku gdy udział przypadający na inną instytucję zamawiającą lub przez nią zarządzany wynosi 50 % lub więcej łącznej szacowanej wartości zamówienia lub w innych należycie uzasadnionych przypadkach dyrektor, po uzyskaniu zgody komitetu wykonawczego, może podjąć decyzję, stanowiącą że zastosowanie mają procedury zamówieniowe drugiej instytucji zamawiającej, pod warunkiem że można je uznać za równoważne procedurom Wspólnego Przedsięwzięcia.

22 W jednym z postępowań pierwotnie oszacowano kwotę w wysokości 2,8 mln euro, natomiast wartość umowy zawartej w wyniku procedury negocjacyjnej wyniosła 12,1 mln euro, różnica wyniosła zatem 9,3 mln euro. W innym postępowaniu różnica pomiędzy pierwotnym szacunkiem w wysokości 2,3 mln euro a ostatecznym szacunkiem w wysokości 6 mln euro wyniosła 3,7 mln euro.

23 W 2012 r. przeprowadzono 25 kontroli systemów jakości, z czego 14 zostało zakończonych do kwietnia 2013 r. W ramach przeprowadzonych kontroli uznano, że realizacja dwóch projektów nie spełniała oczekiwań, oraz stwierdzono dwanaście przypadków niezgodności z procedurami i 168 obszarów wymagających poprawy.

24 Zakres kontroli obejmuje plan jakości, przypadki niezgodności, kontrolę zakupów i zarządzanie pracami zleconymi, zarządzanie dokumentacją i danymi, zarządzanie zmianami i odchyleniami, plan kontroli jakości robót inżynieryjnych, szczegółowy harmonogram realizacji projektu, zarządzanie ryzykiem obciążającym umowę oraz plan kontroli jakości prac technicznych.

25 Pkt 23 sprawozdania Trybunału za 2011 r.

26 Nie przyjęto m.in. przepisów dotyczących rekrutacji pracowników tymczasowych, przydziału grupy zaszeregowania i stopnia podczas przyjmowania do pracy, pracy w niepełnym wymiarze czasu, oceny dyrektora oraz zmienionych przepisów w zakresie urlopu rodzinnego, urlopu rodzicielskiego i uprawnień emerytalnych.

27 Konkluzje Rady z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie stanu zaawansowania projektu ITER (11902/10).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.369.35
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczącego sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2012, wraz z odpowiedziami Wspólnego Przedsięwzięcia.
• Data aktu: 22/10/2013
• Data ogłoszenia: 17/12/2013