Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji

(2013/C 365/39)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (zwana dalej "Agencją", inaczej "REA") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji 2008/46/WE ¹ . Agencję ustanowiono na ograniczony okres rozpoczynający się 1 stycznia 2008 r. i kończący się 31 grudnia 2017 r. Zadaniem Agencji jest zarządzanie działaniami Unii w dziedzinie badań naukowych ² . W dniu 15 czerwca 2009 r. Agencja oficjalnie uzyskała od Komisji Europejskiej niezależność administracyjną i operacyjną.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ⁵ kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą

pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r.

oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawiona poniżej uwaga nie podważa opinii Trybunału.

UWAGA DOTYCZĄCA MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

11. W 2012 r. urzędnik REA podpisał polecenia płatności na kwotę 8,86 mln euro (19 % budżetu REA na 2012 r.), działając jako urzędnik zatwierdzający, w zastępstwie kierownika działu. Urzędnik ten nie został oficjalnie subdelegowany ani mianowany przez urzędnika zatwierdzającego jako jego zastępca. Jest to niezgodne z systemem subdelegowania określonym w rozporządzeniu finansowym.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 września 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

 Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	W 2011 r. anulowano przeniesione środki w kwocie 1,2 mln euro (co stanowiło 35 % wszystkich środków przeniesionych na rok 2011). Dotyczyło to w szczególności tytułu I (wydatki osobowe), w którym anulowano 0,3 mln euro (52 % środków), i tytułu II (wydatki infrastrukturalne i operacyjne), w którym anulowano 0,7 mln euro (41 % środków). Sytuacja ta stanowi naruszenie budżetowej zasady jednoroczności.	zrealizowane
2011	Pod koniec roku dokonano wielu przesunięć budżetowych. Doszło do znaczącego wzrostu środków przeznaczonych na wydatki informatyczne i operacyjne(1). Sytuacja ta wskazuje na uchybienia w planowaniu i programowaniu budżetowym i jest sprzeczna z zasadą specyfikacji.	zrealizowane
2011	Istnieją możliwości poprawy przejrzystości procedury rekrutacyjnej. Pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne nie były ustalane przed przystąpieniem do badania kandydatur przez komisję selekcyjną; progi punktowe warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej nie zostały ustalone z góry; komisja rekrutacyjna nie udokumentowała w pełni wszystkich swoich posiedzeń i decyzji.	w trakcie realizacji
(1) Środki na wydatki informatyczne (pozycja budżetowa 2 1 0 3) wzrosły o 80 % z 1,9 mln euro do 3,4 mln euro. Środki na wspólną platformę oceny 7PR (pozycja budżetowa 3 3 0 3) wzrosły o 194 % z 0,7 mln euro do 2,1 mln euro.

ZAŁĄCZNIK  II

 Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (Bruksela) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 179 i 180 TFUE)	Gromadzenie informacji Unia ma na celu wzmacnianie swojej bazy naukowej i technologicznej przez utworzenie europejskiej przestrzeni badawczej, w której naukowcy, wiedza naukowa i technologie podlegają swobodnej wymianie, oraz sprzyjanie rozwojowi swojej konkurencyjności, także w przemyśle. W tym celu sprzyja ona przedsiębiorstwom, w tym małym i średnim przedsiębiorstwom, ośrodkom badawczym i uniwersytetom w ich wysiłkach badawczych i rozwoju technologicznym wysokiej jakości; wspiera ich wysiłki w zakresie wzajemnej współpracy, zmierzając w szczególności do umożliwienia naukowcom swobodnej współpracy ponad granicami, a przedsiębiorstwom - pełnego wykorzystania potencjału rynku wewnętrznego, zwłaszcza poprzez [...] określanie wspólnych norm i usuwanie przeszkód prawnych i fiskalnych tej współpracy. [...] W dążeniu do osiągnięcia tych celów Unia prowadzi następujące działania, które stanowią uzupełnienie działań podejmowanych przez państwa członkowskie: a) wykonywanie programów badań, rozwoju technologicznego i demonstracyjnych, wraz z promowaniem współpracy z przedsiębiorstwami, ośrodkami badawczymi i uniwersytetami oraz między nimi; b) popieranie współpracy w dziedzinie unijnych badań, rozwoju technologicznego i demonstracji z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi; c) upowszechnianie i optymalizację wyników działań w dziedzinie unijnych badań, rozwoju technologicznego i demonstracji; d) popieranie kształcenia i mobilności naukowców w Unii.
Kompetencje Agencji (decyzja Komisji 2008/46/WE)	Cele Agencji powierzono wydajne i skuteczne zarządzanie programami w ramach 7. programu ramowego Unii na rzecz badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (2007-2013) (zwanego dalej 7PR) (programem "Ludzie", częścią programu "Możliwości" dotyczącą badań na rzecz MŚP oraz obszarami tematycznymi "bezpieczeństwo" i "przestrzeń kosmiczna" programu "Współpraca"), udzielanie wydajnej i skutecznej pomocy społeczności naukowej oraz zapewnianie scentralizowanego wsparcia odpowiednim służbom Komisji we wszystkich obszarach programów "Współpraca", "Możliwości" i "Ludzie". W odniesieniu do skutecznej i wydajnej realizacji programu Agencja - jako promotor europejskiej przestrzeni badawczej - dąży do poprawy zarządzania projektami, nawiązywania bliskich kontaktów z beneficjentami końcowymi oraz eksponowania roli Unii Europejskiej. Zadania W odniesieniu do zarządzania projektami Agencja zawiera umowy o dotację i zarządza nimi, co obejmuje następujące działania: - przygotowanie i publikację zaproszeń do składania wniosków, - ocenę wniosków, - przygotowanie i podpisywanie umów o dotację, - monitorowanie realizacji projektów wraz z przyjmowaniem sprawozdań i innych produktów, - dokonywanie płatności, odzyskiwanie środków, a także nakładanie sankcji, w rozumieniu art. 114 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego, szczególnie w przypadku stwierdzenia błędów w zadeklarowanych kosztach, wykrytych w wyniku kontroli ex post na poziomie beneficjentów końcowych, - reklamę ex post i upowszechnianie rezultatów. W odniesieniu do wsparcia w ramach 7PR Agencja wykonuje następujące zadania: - administracyjne wsparcie przy publikacji zaproszeń do składania wniosków, - zarządzanie elektronicznym przyjmowaniem wniosków, - wsparcie przy ocenach zdalnych i na miejscu, - wsparcie przy przygotowaniu powołań dla ekspertów i dokonywaniu płatności na ich rzecz, - zarządzanie centralną bazą danych uczestników 7PR (Unique Registration Facility - URF) obejmujące wsparcie przy weryfikacji zdolności finansowej wybranych beneficjentów, - zarządzanie serwisem informacji o badaniach (Research Enquiry Service).
Zarządzanie	Komitet kierujący Składa się z pięciu członków mianowanych przez Komisję Europejską. Przyjmuje schemat organizacyjny i roczny program pracy Agencji, po zatwierdzeniu przez Komisję. Ponadto przyjmuje budżet administracyjny Agencji i jej roczne sprawozdanie z działalności. Dyrektor Powoływany przez Komisję, zarządza Agencją wraz z komitetem kierującym, wykonuje budżet administracyjny, ustanawia systemy zarządzania i kontroli wewnętrznej dostosowane do zadań powierzonych Agencji oraz sporządza sprawozdania, które przedstawiane są Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady. Decyzja o udzieleniu absolutorium z wykonania budżetu administracyjnego przez Agencję adresowana jest do dyrektora. Komisja odpowiada za wykonanie budżetu operacyjnego powierzonego Agencji przez Komisję.
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011)	Budżet operacyjny na rok 2012 (2011) 1 479,9 (1 340,6) mln euro środków na zobowiązania i 1 459,6 (1 059) mln euro środków na płatności. Agencja wykonuje budżet operacyjny Komisji na podstawie decyzji Komisji. Budżet administracyjny na rok 2012 (2011) 46,4 (39,2) mln euro. Agencja wykonuje budżet administracyjny w sposób niezależny. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. (2011) Pracownicy tymczasowi: 128 (117) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym 122 (103) obsadzone. Pracownicy kontraktowi: 385 (349) stanowisk w planie zatrudnienia, z czego 374 (351) obsadzone na dzień 31 grudnia 2012 r.
	Liczba zatrudnionych pracowników ogółem: 496 (454), z czego wykonujący zadania w zakresie:
	- realizacji programu: 330 (287)
	- wsparcia w ramach 7PR: 90 (88)
	- administracji i zarządzania: 76 (79)
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	W ramach programu "Ludzie" w 2012 r. zamknięto 10 (9) naborów wniosków i dokonano 10 (9) ocen. Podpisano 1 899 (1 615) nowych umów o dotację i dokonano 3 599 (2 676) płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). W chwili obecnej Agencja zarządza łącznie 5 492 (5 159) projektami w ramach tego programu.
	W ramach części programu "Możliwości" dotyczącej badań na rzecz MŚP zamknięto 1 (1) nabór wniosków i dokonano 1 (1) oceny. Podpisano 201 (162) nowych umów o dotację i dokonano 508 (385) płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). W chwili obecnej Agencja zarządza łącznie 625 (522) projektami w ramach tego programu.
	W ramach obszarów tematycznych "bezpieczeństwo" i "przestrzeń kosmiczna" programu "Współpraca" w 2012 r. zamknięto 2 (2) nabory wniosków i dokonano 2 (2) ocen. Podpisano 80 (118) nowych umów o dotację i dokonano 258 (183) płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). W chwili obecnej Agencja zarządza łącznie 317 (271) projektami w tych obszarach tematycznych.
	W zakresie wsparcia w ramach 7PR w 2012 r. osiągnięto następujące rezultaty:
	- wsparcie przy publikacji 89 (64) zaproszeń do składania wniosków,
	- wpłynęło 32 286 (26 838) wniosków za pośrednictwem elektronicznego narzędzia do składania wniosków,
	- zakontraktowano 6 462 (3 897) ekspertów oceniających i dokonano 4 217 (3 620) płatności na rzecz ekspertów (wyłącznie w ramach programów, którymi zarządza Agencja),
	- zatwierdzono 6 616 (6 252) uczestników,
	- wysłano 5 871 (7 123) odpowiedzi na pytania zadane w ramach Research Enquiry Service.
Źródło: informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11. Ustalenia dotyczące zastępstwa w celu zatwierdzania płatności pod nieobecność urzędnika zatwierdzającego są przewidziane w decyzji dyrektora w sprawie reguł dotyczących zastępstw (ostatnio zaktualizowanej dnia 23 stycznia 2013 r.).

Jednakże, po otrzymaniu uwagi Trybunału, REA rozpatrzyła również możliwość przekazania uprawnień do zatwierdzania płatności dodatkowemu członkowi personelu jednostki finansowej i niedawno uprawniła drugiego delegowanego urzędnika zatwierdzającego do realizacji płatności i umów o niskiej wartości zawartych w budżecie administracyjnym.

1 Dz.U. L 11 z 15.1.2008, s. 9.

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.365.283
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 17/09/2013
• Data ogłoszenia: 13/12/2013