Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji

(2013/C 365/16)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa (zwana dalej "Agencją", inaczej "EFCA") z siedzibą w Vigo została ustanowiona rozporządzeniem Rady (WE) nr 768/2005 ¹ . Głównym zadaniem Agencji jest organizowanie operacyjnej koordynacji działań w zakresie kontroli i inspekcji połowów, prowadzonych przez państwa członkowskie w celu zapewnienia skutecznego i jednolitego stosowania wspólnej polityki rybołówstwa ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ⁵ kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

11. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wynosił pomiędzy 94 % a 99 % całości środków, co sugeruje, że zobowiązania prawne podpisywano w sposób terminowy. Jednak poziom przeniesień na 2013 r. środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki w tytule II (wydatki administracyjne), gdzie wyniósł 35 %, i w tytule III (wydatki operacyjne), gdzie wyniósł 46 %. W przypadku tytułu II było to spowodowane w znacznym stopniu zdarzeniami, na które Agencja nie miała wpływu, takimi jak wystawienie z opóźnieniem faktury za wynajem pomieszczeń biurowych przez władze hiszpańskie. Ponadto w celu zaspokojenia zwiększonych potrzeb operacyjnych w ostatnim kwartale 2012 r. Agencja zamówiła dużą ilość towarów i usług, które na koniec roku nie zostały jeszcze dostarczone. W przypadku tytułu III istotnym powodem wysokiego poziomu przeniesień było spiętrzenie prac w związku z dużą liczbą projektów informatycznych rozpoczętych lub realizowanych w 2012 r. Miało ono wpływ na terminowość postępowań o udzielenie zamówienia w przypadku dwóch projektów informatycznych rozpoczętych w 2012 r. Ponadto wydatki związane ze szkoleniami i podróżami służbowymi personelu i ekspertów, które miały miejsce w ostatnim kwartale 2012 r., przypadały do zwrotu dopiero na początku roku 2013.

INNE UWAGI

12. W odpowiedzi na sprawozdanie Trybunału za 2011 r. Agencja w czerwcu 2012 r. podjęła działania naprawcze mające na celu poprawę przejrzystości procedur naboru pracowników. W 2012 r. jedyne stwierdzone niedociągnięcia związane były z trzema skontrolowanymi procedurami naboru, które zostały rozpoczęte przed opublikowaniem przez Trybunał sprawozdania za 2011 r.: ogłoszenia o naborze nie zawierały informacji dla kandydatów na temat procedur składania skarg ani procedur odwoławczych; kandydatom przyznawano punktację ogólną zamiast punktów za poszczególne kryteria wyboru; brak dowodów na to, by pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne zostały ustalone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 10 września 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	Trybunał wskazał na potrzebę poprawienia procedur przetargowych. Agencja nie udokumentowała odpowiednio oszacowania wartości zamówień w aktach przetargowych. Niektóre kryteria wyboru oferentów powinny być bardziej szczegółowe w celu poprawy przejrzystości postępowań.	zrealizowane
2011	Agencja nie posiada jeszcze odpowiednich procedur księgowania ani rozliczania kosztów związanych z wewnętrznym wytworzeniem wartości niematerialnych i prawnych.	zrealizowane
2011	Podczas procedury mianowania dyrektora wykonawczego członek Zarządu naruszył przepisy dotyczące mianowania na kluczowe stanowiska, ogłaszając, na którego kandydata ma zamiar głosować Komisja.	brak danych lub nie dotyczy
2011	Trybunał wskazał na potrzebę dalszej poprawy procedur naboru pracowników. Ogłoszenia o naborze nie zawierały informacji na temat procedur składania skarg ani procedur odwoławczych. Posiedzenia komisji rekrutacyjnej nie były wystarczająco udokumentowane, a w jednym przypadku przy zatrudnianiu kandydata organ powołujący nie zastosował się do kolejności określonej na liście sporządzonej przez komisję rekrutacyjną, nie podając uzasadnienia.	w trakcie realizacji

ZAŁĄCZNIK Nr  II

Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa ⁸ (Vigo) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 43 TFUE)	Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym, ustanawiają wspólną organizację rynków rolnych przewidzianą w art. 40 ust. 1, jak również inne przepisy niezbędne dla osiągnięcia celów wspólnej polityki rybołówstwa.
Kompetencje Agencji (rozporządzenie Rady (WE) nr 768/2005, zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1224/2009)	Cele - Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Europejską Agencję Kontroli Rybołówstwa, jej zadaniem jest organizowanie operacyjnej koordynacji działań w zakresie kontroli i inspekcji połowów prowadzonych przez państwa członkowskie w celu zapewnienia skutecznego i jednolitego stosowania wspólnej polityki rybołówstwa. Misja i zadania - koordynacja prowadzonych przez państwa członkowskie kontroli i inspekcji związanych ze zobowiązaniami UE w zakresie kontroli i inspekcji, - koordynacja rozmieszczenia krajowych środków kontroli i inspekcji gromadzonych przez zainteresowane państwa członkowskie zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, - pomoc państwom członkowskim w informowaniu Komisji i stron trzecich o działalności połowowej i działaniach w zakresie kontroli i inspekcji, - w zakresie kompetencji Agencji pomoc państwom członkowskim w wypełnianiu zadań i zobowiązań wynikających z zasad wspólnej polityki rybołówstwa, - pomoc państwom członkowskim i Komisji w harmonizowaniu stosowania wspólnej polityki rybołówstwa w całej UE, - uczestnictwo w pracach państw członkowskich i Komisji dotyczących badań i rozwoju technik kontroli i inspekcji, - uczestnictwo w działaniach koordynacyjnych związanych ze szkoleniem inspektorów i wymianą doświadczeń między państwami członkowskimi, - koordynacja działań mających na celu zwalczanie nielegalnych, nieraportowanych i nieuregulowanych połowów zgodnie z przepisami UE, - pomoc w jednolitym wdrażaniu systemu kontroli wspólnej polityki rybołówstwa, w tym w szczególności: (i) zorganizowanie koordynacji operacyjnej działań w zakresie kontroli prowadzonych przez państwa członkowskie w celu wdrożenia indywidualnych programów kontroli i inspekcji, programów kontroli dotyczących nielegalnych, nieraportowanych i nieuregulowanych połowów (NNN) oraz międzynarodowych programów kontroli i inspekcji; (ii) inspekcji koniecznych do wypełnienia działań Agencji. Pośród innych kompetencji po zmianie rozporządzenia ustanawiającego Agencję rozporządzeniem Rady (WE) nr 1224/2009: 1. urzędnicy Agencji mogą zostać wyznaczeni na wodach międzynarodowych na inspektorów UE; 2. Agencja może nabywać, wynajmować lub czarterować sprzęt niezbędny do wdrażania wspólnych planów rozmieszczenia; 3. po otrzymaniu powiadomienia Komisji lub z własnej inicjatywy Agencja tworzy jednostkę kryzysową, gdy zostanie zidentyfikowane poważne ryzyko dla wspólnej polityki rybołówstwa.
Zarządzanie	Zarząd Skład W jego skład wchodzi po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i sześciu przedstawicieli Komisji. Zadania Przyjmuje budżet, program prac i sprawozdania roczne. Przyjmuje budżet ostateczny i plan zatrudnienia. Wydaje opinię na temat ostatecznego sprawozdania finansowego. Dyrektor zarządzający Powoływany przez Zarząd spośród co najmniej dwóch kandydatów zaproponowanych przez Komisję. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011)	Ostateczny budżet Budżet na rok 2012 ogółem: 9,22 (12,85) mln euro - Tytuł I - 6,22 (6,04) mln euro - Tytuł II - 1,28 (1,23) mln euro - Tytuł III - 1,71 (5,57) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. 54 (53) pracowników tymczasowych przewidzianych w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych stanowisk: 50 (52) + przewidzianych 5 (5) pracowników kontraktowych, w tym obsadzonych stanowisk: 5 (4) Przewidziana liczba pracowników ogółem: 59 (58) stanowisk, z czego obsadzonych 55 (56).
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	Działania operacyjne - Wdrażanie wspólnego planu rozmieszczenia w łowisku dorsza na Morzu Północnym, w cieśninie Skagerrak, cieśninie Kattegat, we wschodniej części kanału La Manche i na wodach zachodnich (na zachód od Szkocji i Morza Irlandzkiego). - Wspólny plan rozmieszczenia w łowiskach dorsza i łososia na Morzu Bałtyckim. - Wspólny plan rozmieszczenia w łowisku tuńczyka błękitnopłetwego na Morzu Śródziemnym i na wschodnim Atlantyku. - Wdrażanie wspólnego planu rozmieszczenia na wodach Organizacji Rybołówstwa Północno-Zachodniego Atlantyku i na wodach Organizacji Rybołówstwa Północno-Wschodniego Atlantyku. - Wspólny plan rozmieszczenia w łowisku gatunków pelagicznych na wodach zachodnich Unii Europejskiej. - Wsparcie dla krajowych programów kontroli na Morzu Czarnym. - Konsolidacja wspólnego planu rozmieszczenia poprzez promowanie podejścia regionalnego.
	Wzmacnianie potencjału - Analiza dotycząca systemów informacyjnych wspierających kontrole rybołówstwa w Unii Europejskiej. - Rozwój i utrzymanie podstawowego programu szkoleń. - Rozwój elektronicznej platformy współpracy w celach szkoleniowych. - Wspieranie krajowych programów szkoleniowych państw członkowskich. - Szkolenia dla osób prowadzących szkolenia oraz szkolenia dla inspektorów unijnych przed ich pierwszymi zadaniami. - Eksploatacja, utrzymanie, wzmacnianie i rozwój monitoringu teleinformatycznego: satelitarny system monitorowania statków (VMS), system elektronicznej rejestracji i elektronicznego raportowania (ERS), Fishnet. - Pomoc w zwalczaniu nielegalnych, nieraportowanych i nieuregulowanych połowów. - Wyczarterowanie statku patrolowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa. - Zaawansowane szkolenia dla inspektorów unijnych (urzędników zaangażowanych w zwalczanie połowów NNN) (wymiana najlepszych praktyk, szkolenia dla przypomnienia zdobytych wiadomości itd.) i szkolenia dla inspektorów z państw trzecich na wniosek Komisji Europejskiej. (Szczegółowe informacje znaleźć można w rocznym programie prac Agencji na 2012 r.)
Źródło: informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11. Agencja przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału.

Co się tyczy zwłaszcza tytułu III, Agencja realizuje złożone i długotrwałe projekty informatyczne. Każdy nowy projekt informatyczny zostanie poważnie rozważony w celu optymalizacji jego czasu trwania, aby uniknąć w miarę możliwości przenoszenia znacznych kwot z bieżącego roku na kolejny rok.

12. Jak wspomniano w uwadze Trybunału, w czerwcu 2012 r. Agencja podjęła działania w celu usunięcia uchybień, o których mowa w uwadze Trybunału. Trzy skontrolowane akta dotyczą procedur przeprowadzonych przed czerwcem 2012 r.

1 Dz.U. L 128 z 21.5.2005, s. 1.

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

8 Uwaga: z dniem 1 stycznia 2012 r. poprzednią nazwę Agencji "Wspólnotowa Agencja Kontroli Rybołówstwa" zmieniono na "Europejską Agencję Kontroli Rybołówstwa".

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.365.113
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 10/09/2013
• Data ogłoszenia: 13/12/2013