Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji

(2010/C 338/16)

(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)

WPROWADZENIE

1. Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Brukseli, została ustanowiona na mocy decyzji Komisji nr 2008/46/WE z dnia 14 grudnia 2007 r.⁽¹⁾. Agencję ustanowiono na ograniczony okres rozpoczynający się dnia 1 stycznia 2008 r. i kończący się dnia 31 grudnia 2017 r. Zadaniem Agencji jest zarządzanie działaniami Unii w dziedzinie badań naukowych⁽²⁾. Agencja uzyskała od Komisji Europejskiej niezależność administracyjną i operacyjną w dniu 15 czerwca 2009 r.

2. Ostateczny budżet administracyjny Agencji na 2009 r. wyniósł 21,6 mln euro. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 310.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 14 rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003⁽⁶⁾.

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁷⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁸⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporzą

dzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁹⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹⁰⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby mogły stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹¹⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. W październiku 2009 r. początkowy budżet Agencji na 2009 r. w wysokości 25,8 mln euro został zmniejszony w budżecie korygującym o 4,2 mln euro. Środki na personel zredukowano o niemal 3 mln euro (18 %), co świadczy o tym,

że podstawą prognozy budżetowej Agencji w zakresie personelu były nierealistyczne założenia co do rekrutacji. Roczny program prac na 2009 r. oparty na 88 pracownikach czasowych oraz 261 pracownikach kontraktowych nie został dostosowany do mniejszych dostępnych zasobów kadrowych (na dzień 31 grudnia 2009 r. faktycznie zatrudnionych było 72 pracowników czasowych i 238 pracowników kontraktowych).

14. Analiza zobowiązań przeniesionych na 2010 r. wykazała, że w odniesieniu do zobowiązań tymczasowych przeszacowano wysokość środków przeniesionych automatycznie. Około 770.000 euro (28 % zbadanych zobowiązań) nie zostało objętych zobowiązaniem prawnym lub też usługi z nimi związane dotyczyły 2010 r. Powyższa sytuacja stanowi naruszenie zasady jednoroczności.

INNE KWESTIE

15. W odniesieniu do procedur doboru pracowników w ogłoszeniach o wolnych stanowiskach nie określono maksymalnej liczby kandydatów do wpisania na listy rezerwowe. Przedstawione uzasadnienia i dokumenty odnoszące się do decyzji komisji rekrutacyjnych były niewystarczające, jako że nie zostały określone z wyprzedzeniem progi punktowe wymagane do zaproszenia kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną lub do wpisania ich na listę rezerwową. Brakowało także protokołów. Praktyki te zagroziły przejrzystości procedur naboru pracowników.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniach 14 i 16 września 2010 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 11 z 15.1.2008, s. 9.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 11 z 16.1.2003, s. 1.

⁽⁷⁾ Art. 25 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 z dnia 21 września 2004 r. (Dz.U. L 297 z 22.9.2004, s. 6).

⁽⁸⁾ Art. 29 rozporządzenia (WE) nr 1653/2004.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VI rozporządzenia (WE) nr 1653/2004 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 651/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 15).

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 15 czerwca 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://ec.europa.eu/research/rea/.

Tabela

Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (Bruksela)

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Kompetencje Agencji (decyzja Komisji 2008/46/WE z dnia 14 grudnia 2007 r.)		Zarządzanie	Środki udostępnione Agencji w 2009 r.	Produkty i usługi w 2009 r.
Unia ma na celu wzmacnianie swojej bazy naukowej i technologicznej przez utworzenie europejskiej przestrzeni badawczej, w której naukowcy, wiedza naukowa i technologie podlegają swobodnej wymianie, oraz sprzyjanie rozwojowi swojej konkurencyjności, także w przemyśle.	Cele	Zadania	1. Komitet kierujący	Budżet operacyjny 811,2 mln euro środków na zobowiązania i 679,5 mln euro środków na płatności. Agencja wykonuje budżet operacyjny Komisji na podstawie decyzji Komisji.	Podane poniżej rezultaty związane z realizacją programu obejmują cały 2009 r., i dlatego odnoszą się zarówno do pracy wykonanej przez Agencję, jak i przez jej macierzystą DG (przed uzyskaniem przez Agencję autonomii w dniu 15 czerwca).
W tym celu sprzyja ona przedsiębiorstwom, w tym małym i średnim przedsiębiorstwom, ośrodkom badawczym i uniwersytetom w ich wysiłkach badawczych i rozwoju technologicznym wysokiej jakości; wspiera ich wysiłki w zakresie wzajemnej współpracy, zmierzając w szczególności do umożliwienia naukowcom swobodnej współpracy ponad granicami, a przedsiębiorstwom - pełnego wykorzystania potencjału rynku wewnętrznego, (...) określanie wspólnych norm i usuwanie przeszkód prawnych i fiskalnych tej współpracy.	Agencji powierzono wydajne i skuteczne zarządzanie programami w ramach 7. PR (programem "Ludzie", częścią programu "Możliwości" dotyczącą badań na rzecz MŚP oraz obszarami tematycznymi "bezpieczeństwo" i "przestrzeń kosmiczna" programu "Współpraca"), udzielanie wydajnej i skutecznej pomocy społeczności naukowej oraz zapewnianie scentralizowanego wsparcia odpowiednim służbom Komisji we wszystkich obszarach programów "Współpraca", "Możliwości" i "Ludzie". W odniesieniu do skutecznej i wydajnej realizacji programu Agencja - jako promotor europejskiej przestrzeni badawczej - dąży do poprawy zarządzania projektami, nawiązywania bliskich kontaktów z beneficjentami końcowymi oraz eksponowania roli Unii Europejskiej.	W odniesieniu do zarządzania projektami Agencja zawiera umowy o dotację i zarządza nimi, co obejmuje następujące działania:	Składa się z pięciu członków mianowanych przez Komisję. Przyjmuje schemat organizacyjny i roczny program prac Agencji, po zatwierdzeniu przez Komisję. Ponadto przyjmuje budżet administracyjny Agencji i jej roczne sprawozdanie z działalności.	Budżet administracyjny 21,6 mln euro. Agencja wykonuje budżet administracyjny niezależnie.	W ramach programu "Ludzie" zamknięto 10 zaproszeń do składania wniosków i dokonano dziewięciu ocen. Podpisano 1 290 nowych umów o dotację i dokonano 1 277 płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). Agencja zarządza obecnie w tym programie 2 495 projektami. W ramach części programu "Możliwości" dotyczącej badań na rzecz MŚP zamknięto dwa zaproszenia i dokonano dwóch ocen. Podpisano 120 nowych umów o dotację i dokonano 122 płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). Agencja zarządza obecnie w tym programie 247 projektami.
W dążeniu do osiągnięcia tych celów Unia prowadzi następujące działania, które stanowią uzupełnienie działań podejmowanych przez państwa członkowskie:		- przygotowanie i publikację zaproszeń do składania wniosków,	2. Dyrektor	Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r. Pracownicy zatrudnieni na czas określony: 88 stanowisk w planie zatrudnienia, z czego 72 obsadzone. Pracownicy kontraktowi: 261 stanowisk w planie zatrudnienia, z czego 238 obsadzonych.	W ramach obszarów tematycznych "bezpieczeństwo" i "przestrzeń kosmiczna" programu "Współpraca" zamknięto dwa zaproszenia i dokonano dwóch ocen. Podpisano 32 nowe umowy o dotację i dokonano 52 płatności
a) wykonywanie programów badań, rozwoju technologicznego i demonstracyjnych, wraz z promowaniem współpracy z przedsiębiorstwami, ośrodkami badawczymi i uniwersytetami oraz między nimi;		- ocenę wniosków,	Powoływany przez Komisję Europejską, zarządza Agencją wraz z komitetem kierującym, wykonuje budżet administracyjny, ustanawia systemy zarządzania i kontroli wewnętrznej dostosowane do zadań powierzonych Agencji oraz sporządza sprawozdania, które Agencja przedstawia Komisji.	Pracownicy ogółem Pracownicy wykonujący zadania:	(z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). Agencja zarządza obecnie w tym programie 78 projektami.
b) popieranie współpracy w dziedzinie unijnych badań, rozwoju technologicznego i demonstracji z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi;		- przygotowanie i podpisywanie umów o dotację,	3. Kontrola zewnętrzna	- zarządzanie programem: 169,	W zakresie wsparcia w ramach 7. PR w okresie 15 czerwca - 31 grudnia 2009 r. osiągnięto następujące rezultaty:
c) upowszechnianie i optymalizację wyników działań w dziedzinie unijnych badań, rozwoju technologicznego i demonstracji;		- monitorowanie realizacji projektów wraz z przyjmowaniem sprawozdań i innych produktów,	Trybunał Obrachunkowy.	- wsparcie w ramach 7. PR 73,	- wsparcie przy publikacji 64 zaproszeń do składania wniosków,
d) popieranie kształcenia i mobilności naukowców w Unii.		- dokonywanie płatności, odzyskiwanie środków, a także nakładanie sankcji, w rozumieniu art. 114 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego, szczególnie w przypadku stwierdzenia błędów	4. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu	- administracyjne: 69.	- wpłynęły 13 832 wnioski za pośrednictwem elektronicznego narzędzia do składania wniosków,
(art. 179 i 180 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)		w zadeklarowanych kosztach, wykrytych w wyniku kontroli ex post na poziomie beneficjentów końcowych,	Parlament działający na zalecenie Rady.		- zakontraktowano 3 067 ekspertów oceniających i dokonano 912 płatności na rzecz ekspertów (wyłącznie w ramach programów, którymi zarządza Agencja),
		- reklamę ex post i upowszechnianie rezultatów.			- zatwierdzono 2 795 uczestników,
		W odniesieniu do wsparcia w ramach 7. PR Agencja wykonuje następujące zadania:			- wysłano 3 772 odpowiedzi na pytania zadane w ramach Research Enquiry Service.
		- administracyjne wsparcie przy publikacji zaproszeń do składania wniosków,			Ponadto ze względu na to, że 2009 był pierwszym rokiem działania Agencji, a liczba pracowników wzrosła z 55 do 310, Agencja włożyła wiele starań w rekrutację wykwalifikowanych pracowników przez Agencję oraz przygotowanie do przejęcia zarządzania programami w czerwcu 2009 r.
		- zarządzanie elektronicznym przyjmowaniem wniosków,
		- wsparcie przy ocenach zdalnych i na miejscu,
		- wsparcie przy przygotowaniu powołań dla ekspertów i dokonywaniu płatności na ich rzecz
		- zarządzanie centralną bazą danych uczestników 7. PR (Unique Registration Facility - URF) obejmujące wsparcie przy weryfikacji zdolności finansowej wybranych beneficjentów,
		- zarządzanie Research Enquiry Service (Serwis informacji o badaniach).
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

13. Zmniejszenie budżetu początkowego w budżecie korygującym wynikało z nieuniknionej sprzeczności między, z jednej strony, ambitnym celem szybkiego ustanowienia nowej organizacji z nowymi, wykwalifikowanymi pracownikami, a z drugiej strony - złożonymi i czasochłonnymi procedurami naboru pracowników w sektorze publicznym. Założone cele procedury naboru osiągnięto z niewielkim opóźnieniem, tak więc Agencja uznała, że brak istotnej przyczyny do dostosowania wstępnego rocznego programu roboczego i celów dotyczących wykonania.

14. Ponad 65 % szacowanych przeniesień automatycznych odnosiło się do usług budowlanych. Agencja musiała oprzeć swoje szacunki na informacjach od firmy budowlanej. Agencja jest głęboko przekonana, że w przyszłości będzie czerpać wiedzę z doświadczeń z pierwszego roku swojej działalności. Zobowiązania tymczasowe, mające zostać przeniesione, oraz powiązane zobowiązania prawne zostaną ponownie ocenione pod koniec roku oraz dostosowane do wiarygodniejszych szacunków kosztów.

15. W odniesieniu do procedur naboru pracowników tymczasowych Agencja ustanowiła listy rezerwowe, na które wpisano co najmniej dwa razy więcej kandydatów niż wynosi liczba stanowisk. Wstępnego wyboru kandydatów zaproszonych na rozmowę dokonano bez ustalania progów punktowych, w celu wpisania rozsądnej liczby kandydatów na krótką listę.

W przyszłych procedurach naboru Agencja zastosuje sugerowane dobre praktyki, a mianowicie:

– określenie w ogłoszeniu o naborze maksymalnej liczby kandydatów na krótkiej liście oraz liście rezerwowej (listach rezerwowych),

– określenie progów punktowych dla krótkiej listy (krótkich list) przed rozpoczęciem procedury naboru.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2010.338.90
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 16/09/2010
• Data ogłoszenia: 14/12/2010