Opinia Europejskiego Inspektora Ochrony Danych na temat wniosku dotyczącego decyzji Rady w sprawie ustanowienia europejskiego systemu przekazywania informacji z rejestrów karnych (ECRIS), zgodnie z art. 11 decyzji ramowej 2008/.../WSiSW(2009/C 42/01)
(Dz.U.UE C z dnia 20 lutego 2009 r.)
EUROPEJSKI INSPEKTOR OCHRONY DANYCH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 286,
uwzględniając Kartę praw podstawowych Unii Europejskiej, w szczególności jej art. 8,
uwzględniając dyrektywę 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych,
uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych, w szczególności jego art. 41,
uwzględniając wniosek o wydanie opinii zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 wysłany do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w dniu 27 maja 2008 r.,
PRZYJMUJE NASTĘPUJĄCĄ OPINIĘ:
I. SPOSTRZEŻENIA WSTĘPNE
1. Dnia 27 maja 2008 r. Komisja przedłożyła wniosek dotyczący decyzji Rady w sprawie ustanowienia europejskiego systemu przekazywania informacji z rejestrów karnych (ECRIS), zgodnie z art. 11 decyzji ramowej 2008/.../WSiSW (zwany dalej "wnioskiem").(1) Komisja przesłała wniosek do EIOD do konsultacji zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
2. Wniosek ma na celu wykonanie przepisów art. 11 decyzji ramowej Rady w sprawie organizacji wymiany informacji pochodzących z rejestru skazanych pomiędzy państwami członkowskimi oraz treści tych informacji(2) (zwanej dalej "decyzją ramową Rady"), by stworzyć i rozwinąć skomputeryzowany system wymiany informacji między państwami członkowskimi(3). Jak stwierdzono w art. 1, w decyzji tworzy się europejski system przekazywania informacji z rejestrów karnych (ECRIS) oraz elementy standardowego formatu elektronicznej wymiany informacji oraz inne ogólne i techniczne aspekty wdrażania w celu zorganizowania i ułatwiania wymiany informacji.
3. EIOD z zadowoleniem przyjmuje fakt przeprowadzania z nim konsultacji i zaleca, aby odniesienia do tych konsultacji zamieścić w motywach tego wniosku, podobnie jak włączono je do kilku innych tekstów legislacyjnych, w sprawie których konsultowano się z EIOD zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.
II. TŁO I KONTEKST
4. EIOD przypomina, że wydał opinię na temat decyzji ramowej Rady w dniu 29 maja 2006 r. Niektóre części tej opinii, które warto tutaj przypomnieć, to:
– Nacisk na znaczenie standardowego formatu jako sposobu niedopuszczenia do niejednoznacznej interpretacji treści informacji pochodzących z rejestrów karnych.
– Poparcie dla poczynionych w decyzji ramowej Rady postanowień o nieprzewidywaniu scentralizowanej europejskiej bazy danych oraz o niedopuszczeniu do bezpośredniego dostępu do baz danych, które mogłyby być trudne do nadzorowania.
– Zastosowanie decyzji ramowej Rady w sprawie ochrony danych osobowych przetwarzanych w ramach współpracy policyjnej i sądowej w sprawach karnych do informacji pochodzących z rejestrów karnych, również w odniesieniu do przekazywania danych osobowych państwom trzecim.
– Sprawność wymiany informacji w kontekście dużych różnic w krajowym ustawodawstwie dotyczącym rejestrów karnych; by ta wymiana działała, potrzebne są dodatkowe przepisy.
– Podział obowiązków między państwami członkowskimi i trudności dla dostatecznego nadzoru wynikające z tego podziału. Powołanie organu centralnego na szczeblu krajowym było postrzegane pozytywnie.
– Szeroki zakres decyzji ramowej Rady, która ma zastosowanie do wszystkich przypadków skazania przekazywanych do rejestrów karnych.
5. Powyższe elementy opinii z roku 2006 nadal mają zastosowanie do ogólnego tła, na którym będzie analizowany przedmiotowy wniosek. Szczególnie definitywne znaczenie ma rozbieżność przepisów prawa krajowego odnoszących się do rejestrów karnych. Rozbieżność ta wymaga dodatkowych środków, po to by system wymiany mógł działać. Wniosek w sprawie ECRIS jest sam w sobie środkiem dodatkowym. Kontekst jednak także się rozwija.
6. Przede wszystkim decyzja ramowa Rady i jej wykonanie we wniosku dotyczącym ECRIS stanowią część pewnej liczby aktów prawnych mających na celu ułatwienie wymiany informacji między państwami członkowskimi Unii Europejskiej do celów egzekwowania prawa. Wszystkie te przepisy nadają sens zasadzie dostępności wprowadzonej w programie haskim z 2004 roku(4). Podczas gdy większość z tych aktów skupia się na współpracy policyjnej, ten akt stanowi metodę współpracy sądowej w sprawach karnych w rozumieniu art. 31 TUE(5). Ma on jednak ten sam cel: ułatwianie wymiany informacji do celów egzekwowania prawa. W wielu przypadkach akty takie obejmują systemy informatyczne lub standaryzację praktyk wymiany, względnie są przez takie systemy lub standaryzację wspierane. Wniosek w sprawie ECRIS nie jest w tym zakresie jedyny. Oceniając ten wniosek EIOD korzystał z wcześniejszych doświadczeń z porównywalnymi aktami.
7. In the second place, the EU-legal framework for data protection is developing. Po drugie, unijne ramy prawne dotyczące ochrony danych są w trakcie rozwoju. Do końca roku 2008 spodziewane jest przyjęcie decyzji ramowej Rady w sprawie ochrony danych osobowych przetwarzanych w ramach współpracy policyjnej i sądowej w sprawach karnych ("FDDP"), o której mowa w motywie 14, jako ogólnej struktury ramowej mającej zastosowanie w zakresie skomputeryzowanej wymiany danych z rejestrów karnych. Decyzja ta będzie przewidywała minimum zabezpieczeń w zakresie ochrony danych w przypadkach, gdy dane osobowe są przekazywane lub zostały przekazane lub udostępnione między państwami członkowskimi(6). Doprowadzi to do dalszej zbieżności przepisów prawa krajowego dotyczących warunków wykorzystywania danych osobowych (w rozumieniu art. 9 decyzji ramowej Rady w sprawie wymiany informacji pochodzących z rejestrów karnych).
8. W tym kontekście należy zaznaczyć, że negocjacje w sprawie decyzji FDDP spowodowały pewne zmiany, a niektóre z nich z pewnością wpłyną na ramy prawne, w których odbywa się wymiana informacji z rejestrów karnych:
– ograniczenie zakresu zastosowania, który obecnie dotyczy jedynie danych osobowych wymienianych z innymi państwami członkowskimi i nie ma już zastosowania do danych przetwarzanych jedynie wewnątrz danego państwa członkowskiego,
– brak mechanizmów skutecznej koordynacji między organami ochrony danych.
9. Na tym tle art. 9 decyzji ramowej w sprawie wymiany informacji z rejestrów karnych - ustanawiający pewne "warunki wykorzystywania danych osobowych" - należy postrzegać jako lex specialis na temat ochrony danych, dający dodatkowe gwarancje oprócz przedstawionych w lex generalis, czyli w FDDP. Artykuł ten, a zwłaszcza ustępy 2 i 4, określa zasadę ograniczenia przeznaczenia w odniesieniu do wymiany informacji z rejestrów karnych. Wyjątki od tej zasady są dozwolone wyłącznie w sytuacjach wyraźnie określonych w tych przepisach.
10. Po trzecie, Komisja przedstawiła komunikat na temat europejskiej strategii e-sprawiedliwości(7), który jest ściśle powiązany z przedmiotowym wnioskiem. Za pomocą tego komunikatu Komisja Europejska zamierza przyczynić się do wzmocnienia i rozwinięcia narzędzi e-sprawiedliwości na szczeblu europejskim. Komunikat zawiera liczne inicjatywy mające istotny wpływ na ochronę danych osobowych, na przykład stworzenie sieci bezpiecznej wymiany informacji wśród organów sądowych oraz stworzenie europejskiej bazy danych sądowych tłumaczy pisemnych i ustnych. EIOD zamierza odpowiedzieć na ten komunikat w osobnym dokumencie.
III. WYMIANA INFORMACJI PRZEWIDZIANA W DECYZJI RAMOWEJ RADY
11. W art. 11 decyzji ramowej Rady (ust. 1) określa się, jakie informacje muszą lub mogą być przekazane; w ust. 3 przedstawia się także podstawę prawną przedmiotowego wniosku. W załączniku II do decyzji ramowej Rady przedstawiony jest formularz, którego należy używać przy wymianie. Zawiera on informacje, które ma przekazać wnioskujące państwo członkowskie oraz informacje, które należy przekazać w odpowiedzi na wniosek. Formularz może być zmieniony decyzją Rady, tak jak to obecnie proponuje Komisja.
12. W art. 11 ust. 1 rozróżnia się informacje obowiązkowe, nieobowiązkowe, dodatkowe oraz wszelkie inne informacje. Formularz w załączniku II nie odzwierciedla tych rozróżnień. Na przykład, informacje o imionach rodziców osoby skazanej są w załączniku II uznawane za informacje nieobowiązkowe, które należy przekazać jedynie wtedy, gdy zostały wpisane do rejestru karnego. Załącznik II nie odzwierciedla nieobowiązkowego charakteru tych informacji.
13. Korzystając z obecnej okazji EIOD proponuje, by zmienić formularz zgodnie z art. 11. Zredukuje to przekazywanie danych osobowych do tych danych, które są rzeczywiście potrzebne do celów wymiany. W powyższym przykładzie nie wydaje się istnieć potrzeba automatycznego przekazywania imion rodziców osób skazanych. Zrobienie tego może niepotrzebnie zaszkodzić zainteresowanym osobom, szczególnie rodzicom.
IV. SYSTEM ECRIS
Uwagi ogólne
14. Art. 3 stanowi główną część wniosku. W nim tworzy się ECRIS, który ma u podstawy zdecentralizowaną strukturę informatyczną i który składa się z trzech elementów: baz danych rejestrów karnych w państwach członkowskich, wspólnej infrastruktury łączności oraz oprogramowania do połączeń wzajemnych.
15. EIOD popiera przedmiotowy wniosek w sprawie utworzenia ECRIS, o ile zostaną uwzględnione spostrzeżenia przedstawione w niniejszej opinii.
16. W tym kontekście EIOD podkreśla, że z jednej strony nie utworzono żadnej centralnej europejskiej bazy danych i nie przewiduje się bezpośredniego dostępu do baz danych rejestrów karnych w innych państwach członkowskich; z drugiej strony natomiast, na szczeblu krajowym obowiązki są skupione w centralnych organach państw członkowskich wyznaczonych na mocy art. 3 decyzji ramowej Rady. Mechanizm ten ogranicza do minimum przechowywanie i wymianę danych osobowych, jednocześnie wyraźnie określając obowiązki organów centralnych. W ramach tego mechanizmu państwa członkowskie są odpowiedzialne za obsługę krajowych baz danych rejestrów karnych oraz za sprawne prowadzenie wymiany. Państwa członkowskie są w równej mierze odpowiedzialne za oprogramowanie do połączeń wzajemnych (art. 3 ust. 2 wniosku).
17. Przewidziana jest wspólna infrastruktura. Początkowo będzie to sieć S-TESTA(8), którą można zastąpić inną bezpieczną siecią obsługiwaną przez Komisję (art. 3 ust. 4 wniosku). EIOD rozumie, że Komisja jest odpowiedzialna za wspólną infrastrukturę, chociaż nie jest to określone w art. 3. EIOD proponuje doprecyzowanie tego obowiązku w samym tekście, z przyczyn pewności prawnej.
Element pierwszy: bazy danych rejestrów karnych w państwach członkowskich
18. W opinii z dnia 29 maja 2006 r. EIOD wyraził poparcie dla zdecentralizowanej struktury. Między innymi pomaga to uniknąć dublowania danych osobowych w centralnej bazie danych. Wybór takiej zdecentralizowanej struktury oznacza, że państwa członkowskie są odpowiedzialne za bazy danych rejestrów karnych oraz za przetwarzanie danych osobowych zawartych w tych bazach. Konkretnie, podmiotami kontrolującymi te bazy danych są organy centralne państw członkowskich. Jako kontrolerzy, są one odpowiedzialne za zawartość baz danych oraz za treść wymienianych informacji. W decyzji ramowej Rady ustala się obowiązki skazującego państwa członkowskiego oraz państwa członkowskiego, z którego pochodzi skazana osoba.
19. W tym zakresie ECRIS jest siecią wzajemnej wymiary informacji między krajowymi bazami danych. Sieć taka jak ECRIS pociąga za sobą pewne zagrożenia, które należy uwzględnić:
– W praktyce podział obowiązków między organami centralnymi państw członkowskich nie działa sam. Potrzebne są dodatkowe środki, np. by dopilnować, aby informacje przechowywane przez wysyłające i odbierające państwa członkowskie (państwo skazania i państwo pochodzenia) były aktualne i identyczne.
– Struktura ta powoduje dużą różnorodność w sposobie stosowania jej przez różne państwa członkowskie, co jest jeszcze bardziej widoczne w kontekście dużych różnic między krajowymi przepisami ustawowymi (tak jak w przypadku rejestrów karnych).
20. Ujednolicenie sposobu korzystania z samej sieci oraz procedur odnoszących się do tego jest zatem niezwykle ważne. EIOD szczególnie podkreśla znaczenie, jakie ma wykorzystywanie sieci w sposób jednolity i z zachowaniem wysokich standardów ochrony danych. Środki wykonawcze, które zostaną przyjęte w ramach art. 6 wniosku są zatem bardzo ważne. EIOD zaleca, by w art. 6 znalazło się odniesienie do wysokiego poziomu ochrony danych będącego warunkiem wstępnym przyjęcia wszystkich środków wykonawczych.
21. Krajowe organy ochrony danych mogłyby odegrać rolę w tym zakresie, o ile będą działać w sposób jednolity. EIOD sugeruje wprowadzenie motywu podkreślającego rolę organów ochrony danych, tak jak ma to miejsce w przypadku motywu 11 i art. 3 ust. 5, w których zaznacza się, że Komisja wspomaga państwa członkowskie. W nowym motywie zachęcano by organy ochrony danych do współpracy.
22. Na koniec, EIOD z zadowoleniem przyjmuje znajdujący się w art. 3 ust. 3 przepis propagujący wykorzystywanie najlepszych dostępnych technik, by zapewnić poufność i integralność danych z rejestrów karnych przesyłanych do innych państw członkowskich. Byłoby jednak pożądane, by do określania tych technik zaangażowane zostały także właściwe organy ochrony danych wraz z (organami centralnymi) państw członkowskich i z Komisją.
Element drugi: wspólna infrastruktura łączności
23. Odpowiedzialność Komisji za wspólną infrastrukturę łączności zakłada, że Komisja musi być postrzegana jako dostawca sieci. Do celów ochrony danych Komisję można zakwalifikować jako kontrolera w rozumieniu art. 2 pkt (i) decyzji ramowej Rady w sprawie ochrony danych osobowych, lecz jej zadanie byłoby ograniczone: polegałoby ono na dostarczaniu sieci i zapewnianiu jej bezpieczeństwa. Gdy dane osobowe są przetwarzane w związku z dostarczaniem sieci lub gdy kwestie ochrony danych powstają w związku z bezpieczeństwem sieci, Komisja będzie odpowiedzialna jako kontroler. Ta rola Komisji jest porównywalna z jej rolami w systemach SIS, VIS i EURODAC, tj. podmiotu odpowiedzialnego za obsługę operacyjną (nie zaś za treść danych osobowych). Rola ta została określona jako "kontroler sui generis"(9).
24. Wspólna infrastruktura łączności będzie - przynajmniej w krótkim terminie - oparta na systemie S-TESTA. System ten ma na celu stworzenie łączności między organami UE a organami krajowymi, takimi jak administracje i agencje znajdujące się w całej Europie. Jest to specjalnie do tego celu przeznaczona sieć telekomunikacyjna. Centrum operacyjne znajduje się w Bratysławie. System ten jest także podstawą innych systemów informacyjnych w obszarze wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, takich jak system informacyjny Schengen. EIOD popiera wybór systemu S-TESTA, który okazał się właściwym systemem do prowadzenia wymiany.
25. Odpowiedzialność Komisji jako kontrolera "sui generis" rodzi także skutki dla obowiązujących przepisów prawa o ochronie danych oraz dla nadzoru. Art. 3 rozporządzenia 45/2001 stanowi, że rozporządzenie to "stosuje się do przetwarzania danych osobowych przez wszystkie instytucje i organy wspólnotowe, o ile takie przetwarzanie jest przeprowadzane podczas wykonywania czynności całkowicie lub częściowo podlegających prawu wspólnotowemu".
26. Jeżeli wszystkie działania w zakresie przetwarzania prowadzone przez Komisję, lub ich część, podlegałyby prawu wspólnotowemu, nie byłoby wątpliwości co do obowiązywania rozporządzenia nr 45/2001. W szczególności art. 1 tego rozporządzenia stanowi, że instytucje i organy wspólnotowe chronią podstawowe prawa i wolności osób fizycznych, a zwłaszcza ich prawo do prywatności w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych. Na mocy art. 22 tego rozporządzenia Komisja będzie musiała "wprowadzać w życie właściwe środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa stosowny do zagrożeń stwarzanych przez przetwarzanie i do charakteru chronionych danych osobowych." Działania te odbywają się pod nadzorem EIOD.
27. Jednak w tym przypadku i w przeciwieństwie do systemu informacyjnego Schengen(10) należy zauważyć, że podstawa prawna przetwarzania znajduje się w tytule VI Traktatu o Unii Europejskiej (trzeci filar). Oznacza to, że rozporządzenie nr 45/2001 nie obowiązuje automatycznie; wobec przetwarzania prowadzonego przez Komisję nie obowiązują automatycznie też żadne inne ramy prawne dotyczące ochrony danych i nadzoru. Jest to niefortunne z oczywistego powodu, jakim jest brak ochrony podmiotu danych, zwłaszcza że przetwarzanie danych osobowych dotyczących skazania w sprawach karnych ma charakter wrażliwy, co ilustruje art. 10.5 rozporządzenia 45/2001, w którym przetwarzanie danych dotyczących skazania jest uznawane za działanie mogące pociągać za sobą konkretne zagrożenia. Jest to niefortunne także dlatego, że EIOD - na podstawie innych aktów prawnych - bierze udział w nadzorze w ramach systemu S-TESTA. Z tego powodu EIOD proponuje wprowadzenie do decyzji przepisu(11) stanowiącego, że rozporządzenie (WE) nr 45/2001 ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych pozostającego w gestii Komisji.
Element trzeci: oprogramowanie do połączeń wzajemnych
28. We wniosku rozróżnia się wspólną infrastrukturę techniczną służącą łączności między bazami danych i oprogramowanie do połączeń wzajemnych. Jak uprzednio stwierdzono, państwa członkowskie są odpowiedzialne za oprogramowanie do połączeń wzajemnych. Zgodnie z motywem 11 Komisja może dostarczyć to oprogramowanie, ale państwa członkowskie wydają się mieć swobodę decydowania o ewentualnym zastosowaniu go zamiast własnego oprogramowania.
29. Powstaje pytanie, dlaczego należy rozróżniać między odpowiedzialnością za infrastrukturę techniczną i odpowiedzialnością za podłączanie oprogramowania oraz dlaczego Komisja nie miałaby być odpowiedzialna za oba aspekty. Obydwa przypadki faktycznie dotyczą sieci istniejącej między organami centralnymi państw członkowskich (krajowymi punktami dostępu do sieci), nie zaś wymianą informacji wewnątrz państw członkowskich.
30. Giving this additional responsibility to the Commission would not affect the decentralised nature of the information technology architecture, whilst on the other hand the effectiveness of the exchange should be optimal. Nakładanie dodatkowego obowiązku na Komisję nie miałoby wpływu na zdecentralizowany charakter struktury informatycznej, a z drugiej strony skuteczność wymiany powinna być optymalna. Polepszanie skuteczności jest z punktu widzenia ochrony danych ważne z przyczyn jakości danych: wymieniane są tylko niezbędne dane, a dodatkowe informacje nie są potrzebne z racji niedoskonałości w systemie. Ponadto lepsza skuteczność umożliwia lepszy nadzór nad systemem, gdy odpowiedzialność za wspólną infrastrukturę łącznościową i oprogramowanie do połączeń wzajemnych spoczywa na jednym podmiocie.
31. Jest to jeszcze ważniejsze, biorąc pod uwagę funkcję oprogramowania jako narzędzia wymiany. Oprogramowanie łącznościowe musi mieć zdolność sprawdzania tożsamości nadawcy, jak również zgodności i integralności wniosków, co w rezultacie umożliwia zatwierdzanie wniosków - są to najważniejsze cechy tego oprogramowania. Interoperacyjność oprogramowania wykorzystywanego przez państwa członkowskie jest zatem warunkiem zasadniczym. Nie wszystkie państwa członkowskie muszą koniecznie używać tego samego oprogramowania (chociaż byłaby to najbardziej praktyczna opcja), ale oprogramowanie musi być całkowicie interoperacyjne
32. The proposal acknowledges the need for harmonisation of issues related to the interconnection software. Wniosek uznaje potrzebę ujednolicenia kwestii związanych z oprogramowaniem do połączeń wzajemnych. Środki wykonawcze wyszczególnione w art. 6, które mają być przyjęte na drodze procedury komitetowej, obejmują np. "procedury weryfikujące zgodność oprogramowania ze specyfikacją techniczną". W art. 6 wymienia się także wspólny zestaw protokołów. Taki wspólny zestaw protokołów nie jest jednak nakazany dla oprogramowania do połączeń wzajemnych. Art. 6 nie przewiduje także identyfikacji systemu oprogramowania.
33. Z powyższych przyczyn i w celu poprawy skuteczności i bezpieczeństwa wymiany EIOD zaleca co następuje:
– Jako minimum należy przyjąć środki wykonawcze gwarantujące interoperacyjność oprogramowania.
– Jako preferowane rozwiązanie, tekst powinien zobowiązywać Komisję i państwa członkowskie - prawdopodobnie na drodze procedury komitetowej - do opracowania lub określenia systemu oprogramowania, który spełnia wszystkie wyżej wymienione wymagania.
– Tekst powinien stanowić, że Komisja będzie odpowiedzialna za oprogramowanie do połączeń wzajemnych.
V. INNE KWESTIE
Instrukcja
34. W art. 6.b stwierdza się, że w instrukcji, która ma być przyjęta w drodze procedury komitetowej, będzie przedstawiona procedura wymiany informacji "w szczególności uwzględniająca metody identyfikacji sprawców przestępstw". EIOD zastanawia się, co dokładnie będzie zawierała ta instrukcja i czy przewiduje ona np. identyfikację za pomocą danych biometrycznych.
35. EIOD podkreśla, że identyfikacja sprawców przestępstw nie powinna powodować wymiany danych osobowych, które nie są konkretnie określone w decyzji ramowej. Ponadto instrukcja powinna określać odpowiednie gwarancje dotyczące przetwarzania i przekazywania niektórych specjalnych kategorii danych, takich jak dane biometryczne.
Gromadzenie danych statystycznych
36. Art. 6.c i art. 8 odnoszą się do gromadzenia danych statystycznych, co stanowi kluczowy element nie tylko oceny sprawności systemu wymiany danych, lecz także nadzoru nad przestrzeganiem gwarancji ochrony danych. Na tym tle EIOD zaleca, by zgodnie z innymi aktami prawnymi dotyczącymi wymiany danych osobowych(12) dane statystyczne, które mają być gromadzone, zostały określone bardziej szczegółowo i należycie uwzględniały potrzebę zapewnienia nadzoru ochrony danych. Na przykład dane statystyczne mogłyby wyraźnie obejmować elementy takie jak liczba wniosków o dostęp do danych osobowych lub o ich poprawienie, długość i kompletność procesu aktualizacji, jakość osób mających dostęp do tych danych, jak również przypadki naruszenia bezpieczeństwa. Ponadto dane statystyczne i oparte na nich sprawozdania powinny być w całości udostępniane właściwym organom ochrony danych.
Koordynacja nadzoru nad przetwarzaniem danych
37. W opinii z dnia 29 maja 2006 r. na temat decyzji ramowej w sprawie wymiany danych z rejestrów karnych EIOD już podkreślał, że wniosek powinien uwzględniać nie tylko współpracę między organami centralnymi, lecz także współpracę między różnymi właściwymi organami ochrony danych. Potrzeba ta stała się jeszcze pilniejsza, ponieważ negocjacje w sprawie FDDP doprowadziły do skreślenia przepisu tworzącego grupę roboczą skupiającą organy ochrony danych w UE i koordynującą ich działania w odniesieniu do przetwarzania danych w ramach współpracy policyjnej i sądowej w sprawach karnych.
38. Zatem aby zapewnić skuteczny nadzór oraz dobrą jakość transgranicznego przepływu danych pochodzących z rejestrów karnych, konieczne będzie utworzenie odpowiednich mechanizmów koordynacji między właściwymi organami ochrony danych. Mechanizmy te powinny także uwzględniać kompetencje nadzorcze EIOD odnoszące się do infrastruktury S-TESTA. Mechanizmy te mogą być ujęte w konkretnym przepisie lub dołączone do środków wykonawczych, które mają być przyjęte stosownie do art. 6 wniosku.
Tłumaczenia
39. Motywy 6 i 8 oraz uzasadnienie Komisji wymieniają rozległe korzystanie z automatycznego tłumaczenia. Podczas gdy EIOD z zadowoleniem przyjmuje wszelkie środki służące poprawie wzajemnego zrozumienia przekazywanych informacji, zwraca on uwagę, że ważne jest wyraźne określenie i opisanie wykorzystania automatycznego tłumaczenia. Faktycznie, gdy kategorie przestępstw znajdujące się w załączniku do decyzji zostaną wiernie przetłumaczone wstępnie, korzystanie ze wspólnych kodów umożliwi organom krajowym odczytanie automatycznego tłumaczenia tych kategorii w ich własnym języku. Automatyczne tłumaczenie jest użytecznym narzędziem i z pewnością ułatwi wzajemne zrozumienie kategorii przestępstw.
40. Wykorzystywanie automatycznego tłumaczenia do przekazywania informacji, które nie zostały wiernie wstępnie przetłumaczone, takich jak uwagi dodatkowe lub specyfikacje dołączane w poszczególnych przypadkach może jednak wpłynąć na jakość przekazywanych informacji - a co za tym idzie, na jakość decyzji podejmowanych na ich podstawie - i powinno być zasadniczo wykluczone. EIOD zaleca wyszczególnienie tej kwestii w motywach decyzji Rady.
VI. WNIOSKI
41. EIOD zaleca, by w motywach wniosku zawrzeć odniesienie do niniejszej konsultacji.
42. Proponuje się, skorzystać z obecnej okazji i zmienić formularz zgodnie z art. 11 decyzji ramowej Rady w sprawie rejestrów karnych, w której rozróżnia się informacje obowiązkowe, nieobowiązkowe, dodatkowe i wszelkie inne informacje.
43. EIOD popiera przedmiotowy wniosek w sprawie utworzenia ECRIS, o ile zostaną uwzględnione spostrzeżenia przedstawione w niniejszej opinii, które obejmują:
– Odpowiedzialność Komisji za wspólną infrastrukturę łączności powinna być doprecyzowana w tekście z przyczyn pewności prawnej.
– Do decyzji należy dodać przepis stanowiący, że rozporządzenie (WE) nr 45/2001 ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych pozostających w ramach odpowiedzialności Komisji.
– W art. 6 należy wprowadzić odniesienie do wysokiego poziomu ochrony danych jako warunku wstępnego przyjęcia wszelkich środków wykonawczych
– W motywie należy podkreślić rolę organów ochrony danych w związku ze środkami wykonawczymi; należy także zachęcać organy ochrony danych do współpracy.
– Należy przyjąć środki wykonawcze zapewniające interoperacyjność oprogramowania.
– Komisję i państwa członkowskie należy zobowiązać - prawdopodobnie na drodze procedury komitetowej - do opracowania lub określenia systemu oprogramowania spełniającego wszystkie wymagania.
– Tekst powinien stanowić, że Komisja będzie odpowiedzialna za oprogramowanie do połączeń wzajemnych.
44. Elementy statystyczne, które mają być gromadzone, powinny zostać określone bardziej szczegółowo i należycie uwzględniać potrzebę zapewnienia nadzoru ochrony danych.
45. Należy utworzyć odpowiednie mechanizmy koordynacji między właściwymi organami ochrony danych, uwzględniając kompetencję nadzorczą EIOD w odniesieniu do infrastruktury S-TESTA.
46. W motywach decyzji Rady należy określić, że wykorzystywanie tłumaczenia automatycznego nie powinno się rozciągać na przekazywanie informacji, które nie zostały wiernie przetłumaczone wstępnie.
Sporządzono w Brukseli, dnia 16 września 2008 r.
|
Peter HUSTINX |
|
|
|
Europejski Inspektor Ochrony Danych |
______
(1) KOM(2008) 332 wersja ostateczna.
(2) Dotychczas nie przyjęta; ostatni tekst wniosku w brzmieniu zmienionym przez Radę jest dostępny w rejestrze publicznym Rady (dok. nr 5968/08).
(3) Motyw 6 wniosku.
(4) Dz.U. C 53 z 3.3.2005, s. 1.
(5) Innym przykładem jest wymiana informacji za pośrednictwem Eurojustu. Ramy prawne wymiany zostaną zmienione po przyjęciu decyzji Rady w sprawie wzmocnienia Eurojustu i zmiany decyzji 2002/187/WSiSW (zob. inicjatywa opublikowana w Dz.U. C 54 z 27.2.2008, s. 4).
(6) Ta decyzja ramowa Rady jest wymieniona w art. 1 wniosku (ostatnia wersja tekstu jest dostępna w rejestrze Rady z dnia 24 czerwca 2008 r., dok. 9260/08).
(7) Komunikat Komisji do Rady, Parlamentu Europejskiego i Europejskiego Komitetu Społeczno-Ekonomicznego-droga do europejskiej strategii w dziedzinie e-sprawiedliwości (COM(2008) 0329 wersja ostateczna).
(8) Transeuropejska telematyczna sieć komunikacyjna między organami administracji.
(9) Zob. opinia z dnia 19 października 2005 r. na temat trzech wniosków w sprawie systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II), (Dz.U. C 91 z 19.4.2006, s. 38 pkt 5.1).
(10) Oraz systemów VIS i EURODAC, które są systemami w ramach prawa wspólnotowego.
(11) W trzecim filarze zob. także art. 39 ust. 6 decyzji Rady ustanawiającej Europejski Urząd Policji (Europol), w którym zapewnia się zastosowanie rozporządzenia (WE) nr 45/2001 do przetwarzania danych osobowych dotyczących pracowników Europolu (tekst z dnia 24.6.2008, dokument Rady 8706/08).
(12) Zob. np. art. 3.3 i art. 3.4 rozporządzenia Rady (WE) nr 2725/2000 z dnia 11 grudnia 2000 r. dotyczące ustanowienia systemu "EURODAC" do porównywania odcisków palców w celu skutecznego stosowania Konwencji Dublińskiej.
