Od 12 lipca 2019 r. obowiązuje ustawa o dokumentach publicznych, dzięki której wzmocniona będzie ochrona dokumentów takich jak dowody osobiste, paszporty, prawa jazdy czy legitymacje studenckie.
Jak podkreśla Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, nowy akt prawny ma służyć do walki z fałszerstwami dokumentów, a także z wykorzystywaniem ich do popełniania przestępstw np. wyłudzania kredytów.
Wymagania dla producentów i przechowujących
Ustawa określa wymagania dla wytwórców dokumentów publicznych – mają zapewnić ich bezpieczną produkcję i określa zasady przechowywania takich dokumentów. W zależności od ich znaczenia dla bezpieczeństwa państwa, przypisany został minimalny poziom wymaganych zabezpieczeń.
Czytaj w LEX: Dostępność cyfrowa stron internetowych i aplikacji mobilnych jednostek samorządu terytorialnego >
Ustawa zakłada utworzenie rejestru dokumentów publicznych, który będzie prowadzony przez MSWiA. Rejestr umożliwi obywatelom dostęp on-line do wzorów obowiązujących dokumentów z opisem podstawowych zabezpieczeń i sposobu weryfikacji ich autentyczności. Rejestr zostanie uruchomiony w połowie przyszłego roku.
Wyróżnienie trzech klas dokumentów
Do pierwszej klasy dokumentów zaliczone będą takie, do których bezpieczeństwa urzędy powinny przykładać najwyższą wagę – dowody osobiste, paszporty, odpisy, itp. Do kategorii drugiej zostaną zaliczone dokumenty publiczne istotne ze względu na bezpieczeństwo państwa, bezpieczeństwo gospodarcze i prawne, w tym dotyczące broni, międzynarodowego przewozu towarów niebezpiecznych, potwierdzające wykształcenie wyższe, specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości.
Do kategorii trzeciej będą należały pozostałe dokumenty publiczne mające wpływ na bezpieczeństwo obiegu gospodarczego i prawnego, w tym koncesje, pozwolenia, licencje, zaświadczenia, świadectwa i certyfikaty związane z bezpieczeństwem transportu, świadectwa ukończenia szkół, legitymacje szkolne i studenckie oraz dokumenty uprawniające do ulg.
Czy urzędy są przygotowane
Wojciech Kulikowski, sekretarz gminy Bukowiec, powiedział nam, że jego urząd spełnia praktycznie wszystkie wymogi. Dokumenty są zabezpieczone w specjalnie wydzielonych pomieszczeniach i szafach. – Jest wdrożona procedura postępowania z dokumentami, obecnie przygotowujemy się, żeby wprowadzić dodatkowe wymogi polegające w szczególności na rejestracji dostępu do tych dokumentów – mówi.
Jak wyjaśnia, do tej pory wskazane w ustawie dokumenty były przechowywane w odrębnych, wydzielonych pomieszczeniach, drzwi i okna w niedawno wyremontowanym budynku administracyjnym spełniają wymogi w zakresie bezpieczeństwa, ponadto w urzędzie są metalowe szafy z odpowiednimi atestami.
Sekretarz Gminy Secemin Dominik Stawiarz informuje, że urzędnicy po zakończonej pracy chowają dokumenty do specjalnych szaf, a pomieszczenia są zamykane na klucze. – W budynku są alarmy, co jest dodatkowym zabezpieczeniem – mówi. Jego zdaniem działania podejmowane przez urząd są wystarczające, żeby zapewnić ochronę i wywiązać się z obowiązku ustawowego. Wszystkie środki asekurujące finansowane były z budżetu gminy.
Rejestrowanie dostępu do dokumentów
Natomiast w związku z wejściem w życie ustawy o dokumentach publicznych, urzędnicy z Bukowca rozważają zakup aplikacji, która pozwoli prawidłowo rejestrować przebieg dostępu do dokumentów przez osoby upoważnione, stosownie do właśnie wchodzących w życie przepisów. Taka licencja, to koszt kilkuset złotych.
Gmina będzie musiała sfinansować nowe zabezpieczenia z własnych środków, bo nie ma na razie możliwości pozyskania na ten cel środków z zewnątrz, ale nie będą to, zdaniem Wojciecha Kulikowskiego, znaczące nakłady.
Dominik Stawiarz dodaje, że ubiegłoroczna nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych wprowadziła wiele obostrzeń m.in. w stosunku do ochrony dokumentów, więc działania zabezpieczające w urzędzie były podjęte już w ubiegłym roku.
Czytaj też: Za kserowanie dowodu kara nie grozi, ale za przetwarzanie danych z niego – tak
Jak podkreślał w rozmowie z Prawo.pl Sławomir Wojciechowski, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli, w przypadku np. kradzieży blankietu w urzędzie, prokurator może uznać, że dane biurko czy pomieszczenie nie spełniało kryteriów ustawy. Może to potem rodzić odpowiedzialność po stronie urzędnika czy kierownika USC, wójta, burmistrza.
Jak dodaje jeśli np. biura dowodów osobistych, gdzie znajdują się blankiety dowodów osobistych, czy urzędy stanu cywilnego, gdzie znajdą się odpisy blankietów, mieszczą się na parterze, powinny posiadać albo szyby antywłamaniowe lub rolety metalowe czy siatkę.
Przeciw fałszerstwom dokumentów
Nowy akt prawny wprowadza definicję repliki dokumentu publicznego oraz przewiduje kary za ich wytwarzanie, oferowanie, sprzedaż lub przechowywanie w celu sprzedaży. Ten przepis karny powstał między innymi w reakcji na zjawisko oferowania tzw. dokumentów kolekcjonerskich. Oznacza to, że ustawa zwiększy ochronę przed fałszerstwami z wykorzystaniem dokumentów łudząco podobnych do oryginałów.
Przeczytaj na ten temat też: Fałszowanie dokumentów będzie trudniejsze
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
