Jak przypomina organizacja, dwa lata temu weszła w życie nowelizacja ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego, która nakłada na podmioty publiczne obowiązek wymiany korespondencji w postępowaniu administracyjnym drogą elektroniczną. Sieć Obywatelska Watchdog Polska zapytała w 2018 roku wszystkie powiaty w Polsce, czy wywiązują się z tego obowiązku. Na ankietę odpowiedziało 205 starostw powiatowych, z których tylko jedna czwarta stwierdziła (52), że jest w stanie w pełni podołać temu zadaniu.

Czytaj: Od 1 lipca dane z rejestru PESEL udostępni każdy urząd gminy >>
 

Informatyzacja z przeszkodami

Z ankiet wynika, że na drodze do przestawienia korespondencji między urzędami z papieru na e-mail stoi wiele przeszkód. Najczęściej podawanym przez urzędników powodem jest zbyt duża objętość dokumentacji, którą trzeba byłoby zeskanować i czasochłonność takiego procesu. - Łatwiej wysłać to pocztą - stwierdzali urzędnicy.

Drugą z podawanych przyczyn jest legendarna już awaryjność ePUAPu. - Chyba nie ma urzędnika, który nie miałby do opowiedzenia jakiejś anegdoty na temat funkcjonowania tej platformy. My, konsultując pytania do naszego wniosku o informację, usłyszeliśmy dwie historie. Jeden z urzędników opowiadał, że do gminy przyjechał pracownik starostwa, przywożąc decyzje administracyjne, które wcześniej zostały wysłane ePUAPem. Niestety nie doszły i część z nich zdążyła się przeterminować, nim wykryto ten błąd. W innej opowieści urzędnicy dostali potwierdzenie doręczenia decyzji – co z tego, skoro adresat nie miał jej w swojej skrzynce - opowiada Katarzyna Batko-Tołuć z sieci Watchdog Polska.

Czytaj w LEX: Doręczenia w formie elektronicznej w ogólnym postępowaniu administracyjnym >

Poza zbyt dużą objętością dokumentacji i awaryjnością ePUAPu, przeszkodą jest też brak wystarczającej ilości podpisów elektronicznych w urzędzie czy też po prostu brak przeszkolonych pracowników.

Nie zawsze jest taniej i szybciej

Przekazywanie korespondencji między podmiotami publicznymi do internetu miało na celu zmniejszenie kosztów. Tymczasem wiele urzędów twierdzi, że efekt jest odwrotny – skanowanie wielostronicowych dokumentów jest czasochłonne, a godzinę pracy urzędnika trudno porównać z kosztem znaczka pocztowego. - Z drugiej strony, gdyby nie grzech pierworodny w postaci przechowywania dokumentów w postaci papierowej i drukowanie ich tylko po to, by przystawić pieczątkę, nie byłoby takiego problemu - czytamy w komentarzu do badania.
Starostwa dosyć często tłumaczą się też brakiem Elektronicznego Obiegu Dokumentów, czy jego niekompatybilnością z ePUAPem, wygląda na to, że w wielu urzędach wciąż króluje papier.

Czytaj w LEX: Ochrona danych osobowych w postępowaniu administracyjnym i egzekucyjnym >

Nie ma pewności, że dokument dotarł

W opiniach urzędników umieszczonych w ankiecie pojawiła się też innego rodzaju obawa – brak tradycyjnego potwierdzenia odbioru dokumentu- skąd urzędnik ma mieć pewność, że po drugiej stronie ktoś przeczytał decyzję? Wprawdzie po wysłaniu dokumentu nadawca otrzymuje elektroniczne potwierdzenie odbioru, ale to nie zawsze oznacza, że pismo rzeczywiście odebrano. Pracownicy jednego z urzędów, którzy otrzymali takie właśnie potwierdzenie twierdzą, a potem okazało się, że w skrzynce odbiorcy ten dokument w ogóle się nie pokazał.

Czytaj w LEX: Doręczenia w postępowaniu podatkowym – najczęstsze nieprawidłowości >

- Przyglądając się odpowiedziom urzędów, nie da się nie zauważyć, że wysyłanie decyzji przez ePUAP raczej nie działa niż działa, skoro udaje się to w całości tylko niewielkiej części urzędów, a lista przeszkód wskazanych przez starostwa jest bardzo długa - komentują swoje badanie eksperci z Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.