Ministerstwo Cyfryzacji realizuje projekt, którego celem jest wytworzenie nowoczesnego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Tymczasem, jak zauważa w interpelacji poseł Paweł Pudłowski, resort przerwał tworzenie systemu eDOK 4.0, który był już prawie gotowy, i rozpoczął prace nad EZD RP, który będzie udostępniany całej administracji publicznej.
Według ministra cyfryzacji Marka Zagórskiego, centralnie finansowany rozwój systemu, jego ujednolicenie i bezpłatne udostępnianie tysiącom podmiotów publicznych, wprowadzą oszczędności dla budżetu i znaczące usprawnienie funkcjonowania państwa.
Na system czekają głównie małe samorządy
EZD RP ma być usługą chmurową, oczekiwaną według ministra przez małe podmioty, głównie samorządowe, których nie stać na utrzymanie kosztownej infrastruktury oraz specjalistów z dziedziny informatyki. - Budowa wielu tysięcy serwerowni przez takie podmioty i zapewnienie im profesjonalnego wsparcia ekspertów, jest nie tylko nieefektywna, ale często niemożliwa – pisze Marek Zagórski w odpowiedzi na interpelację.
Według niego system musi być jednocześnie tak zbudowany, żeby mógł być stosowany zarówno w urzędach niewielkich, kilkudziesięcioosobowych i w instytucjach bardzo rozbudowanych. Powinien być niezależny od już posiadanej i eksploatowanej przez administrację infrastruktury, by uniknąć olbrzymich kosztów jej ujednolicenia.
Jak odpowiada posłowi minister, resort uznał, że żaden z dostępnych systemów nie jest przystosowany do masowych wdrożeń – nawet tak upowszechniony, jak system Wojewody Podlaskiego EZD PUW , eksploatowany w niemal 400 urzędach, w większości administracji centralnej, przez około 70 tys. urzędników.
Dość późno na nowe rozwiązania
Paweł Zięba, kierownik Referatu Organizacyjnego w Urzędzie Gminy Brody powiedział nam, że pozytywnie ocenia plany udostępnienia darmowego systemu do obiegu dokumentów w urzędzie. Jego zdaniem taki system powinien jednak być udostępniony gminom już kilka lat temu. - Nie wyobrażam sobie, żeby w dzisiejszych czasach nawet mała gmina funkcjonowała bez serwera i informatyka – mówi. Jak dodaje, przyzwyczaić się do informatyzacji muszą wszyscy, a decyzje o całkowitym przejściu na pełen obieg elektroniczny jest po stronie kierownictwa jednostki.
W małych gminach wciąż osobista wizyta w urzędzie?
Wśród mieszkańców małych gmin nadal jest przekonanie, że najlepiej i najszybciej załatwić sprawę w urzędzie osobiście, bo jest bezpośredni kontakt z urzędnikiem i nie ma ryzyka, że dokumenty zaginą, czy rozwiązanie problemu będzie się przedłużało. Coraz częściej jednak, zwłaszcza młodsze pokolenie przekonuje się do kontaktu z urzędem przez internet.
Według Pawła Zięby drogą elektroniczną wpływają przede wszystkim wnioski o dowód osobisty, wnioski o dopisanie się do spisu wyborców przed wyborami oraz wnioski o informację publiczną. ePUAP jest najczęściej wykorzystywany do korespondencji między urzędami – to one przesyłają między sobą dokumenty, żeby przyspieszyć ich obieg.
Czytaj też: Odpis aktu stanu cywilnego do pobrania przez internet>>
Elektroniczny obieg dokumentów wewnątrz urzędu
Wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie, gmina ustala, czy ma być on całkowity czy częściowy. Wyznacznikiem jest tu udział korespondencji papierowej w ogóle dokumentów, które wychodzą lub przychodzą do urzędu. W wielu gminach wprowadzono na razie obieg dokumentów, który ma pomóc w obsłudze wpływającej korespondencji. Polega to zazwyczaj na tym, że do urzędu wpływa dokument w postaci papierowej, który jest rejestrowany, a jednocześnie podlega ewidencji elektronicznej i elektronicznie jest kierowany do odpowiedniego referatu w urzędzie. Wersja papierowa dokumentu odgrywa jednak rolę kluczową, cyfrowa jest tylko pomocnicza. Pełną wersję obiegu elektronicznego mają urzędy wojewódzkie, marszałkowskie, gdzie bardzo dużo spraw załatwianych jest elektronicznie.
Przeczytaj: Zasady przetwarzania informacji niejawnych w jednostkach samorządu terytorialnego >
Pełny obieg w małych gminach?
W małych gminach urzędnicy pracują już częściowo na elektronicznym obiegu dokumentów, są też przyzwyczajeni do zaglądania, czy wpłynęły dokumenty elektroniczne. Paweł Zięba nie widzi więc przeszkód, żeby również małe gminy wdrażały pełen obieg elektroniczny dokumentów. - Tylko czy to jest potrzebne, kiedy i tak musimy wersję papierową wydać petentowi? – pyta jednak. Jak przyznaje, elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwiłby zarządzanie dokumentacją, bo dokumenty byłyby posegregowane, a dodatkowo system wskazywałby, na jakim etapie znajduje się załatwiana sprawa, kto jest odpowiedzialny za dany etap itp.
Przeczytaj: Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w zamówieniach publicznych >
Urzędy musiałyby przekonać się do wprowadzenia pełnego obiegu elektronicznego, jeżeli zwiększyłaby się liczba spraw załatwianych elektronicznie. – Mogę podać przykład z decyzjami podatkowymi, wydział finansów wydałby dokument z podpisem elektronicznym skarbnika, ale i tak w większości przypadków, należy wydrukować dokument i wysłać go pocztą – mówi Paweł Zięba.
Cena promocyjna: 23.9 zł
|Cena regularna: 239 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
