Obowiązek raportowania nakłada ustawa 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Pierwszy raz podmioty zobowiązane składały raport w 2021 r., po wejściu w życie ustawy. W tym roku, po upływie 4 lat, ponownie muszą sporządzić i opublikować raport. Jest on bardzo szczegółowy. Ma zawierać informacje w zakresie spełniania przez dany podmiot, w ramach prowadzonej działalności, minimalnych wymagań w zakresie dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej, o których mowa w art. 6 ustawy oraz o każdym przypadku zapewnienia dostępu alternatywnego wraz z uzasadnieniem konieczności jego zastosowania.

- Termin na spełnienie obowiązku mija 31 marca 2025 roku. Co ważne, aktualny raport należy umieścić na stronie Biuletynu Informacji Publicznej podmiotu albo stronie internetowej, jeżeli nie ma ona BIP– wskazuje Wiktor Dropiewski z Kancelarii Radców Prawnych Bartosz Rakoczy i Krzysztof Bukowski.

- Obowiązek dotyczy też wszystkich jednostek samorządu terytorialnego i zasadniczo nie powinien przysparzać dodatkowych problemów  w większych ośrodkach miejskich. Dla mniejszych gmin może generować dodatkowe koszty związane z obsługą informatyczną i zleceniem tego zadania na zewnątrz. W wielu podmiotach nie ma nawet wyznaczonych osób, które zajmują się kwestiami dostępności. I mam wrażanie, że wiele podmiotów nie wie o konieczności sporządzenia takiego raportu – wskazuje Sebastian Wrzaskowski z Kancelarii Prawnej Leśny i Wspólnicy.

 

Kto musi przygotować raport?

Agnieszka Nocko, kierownik Ośrodka Statystyki Budownictwa Urzędu Statycznego w Lublinie wyjaśnia, że raport musi wypełnić każdy podmiot publiczny, który posiada nr REGON, ujęty w katalogu GUS i posiadający dostęp do portalu sprawozdawczego GUS (taki podmiot otrzyma wezwanie z GUS do wypełnienia raportu w PS GUS). Raport muszą też złożyć podmioty publiczne, które nie mają nr REGON (także umownego) i nie mają jednostki nadrzędnej. One muszą wypełnić formularz ze strony MFIPR i wysyłać go e-mailem.

- Generalnie obowiązek dotyczy 65 tys. podmiotów umieszczonych w Katalogu Podmiotów Publicznych, prowadzonym przez Ministerstwo Cyfryzacji. Ale to nie jest zamknięty krąg. To jest wciąż nowe zadanie. Nie ma jasnej cechy, po której te podmioty można by zidentyfikować, dlatego prosimy, aby wypełniały dokładnie nazwy i REGON, ponieważ będzie to nam służyło do opracowania operatów – wskazuje Agnieszka Nocko.

Filip Maciągowski z Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej podkreśla, że aby przygotować się do wypełnienia raportu, koordynatorzy ds. dostępności oraz inne osoby za niego odpowiedzialne, muszą wykonać szereg czynności przygotowawczych. M.in. zapoznać się z raportem złożonym w 2021 roku, dokonać inwentaryzacji budynków, stron internetowych, zbierać dane od o stanie dostępności od odpowiednich komórek w swoim podmiocie. Warto też sprawdzić, kto w podmiocie publicznym jest osobą zarządzającą sprawozdawczością do GUS.

- Ważny jest kontakt do podmiotów podległych i nadzorowanych. Ustalenie czy raportujemy również za nie, czy też one raportują indywidualnie. Jednostki posiadające REGON generalnie raportują same w PS GUS. Jednostka nadrzędna może też nadać uprawienia do raportowania jednostkom podległym lub nadzorowanym – wskazuje przedstawiciel resortu.

W tym celu może się posłużyć opcją „wieloformularza” dla wszystkich jednostek, ale tylko wtedy, jeżeli jedna z nich to jednostka nadrzędna, a pozostałe jednostki to są przez nią podległe lub nadzorowane.

Przeczytaj także: Urzędy mogą skorzystać z wytycznych, tworząc dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami

Czytaj w LEX: Ustawa o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami – zakres przedmiotowy i podmiotowy ustawy. Część druga > >

Raport na specjalnym formularzu

Raportowanie wymaga to wypełnienia specjalnego formularza, którego wzór opublikowało Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej. Wiktor Dropiewski podkreśla, aby zwrócić uwagę na okres, jaki powinien obejmować raport. MFiPR informuje, że raport składa się za okres od 2 stycznia 2021 r. do 1 stycznia 2025 r. Jeśli jednak jakiś podmiot publiczny:

  • powstał po 2 stycznia 2021 r. - powinien złożyć raport za okres od momentu powstania do 1 stycznia 2025 r.;
  • powstał po 1 stycznia 2025 r. - nie składa raportu.

– Przy okazji warto przypomnieć o wynikającej z ustawy  o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych konieczności corocznego przeglądu i aktualizacji deklaracji dostępności, jaką podmioty umieszczają na swoich stronach internetowych. Każdego roku, do 31 marca podmiot ma obowiązek dokonać takiego przeglądu zgodnie z ustawą  i, co istotne, odnotować ten fakt w deklaracji - poprzez wpisanie daty w polu „data ostatniego przeglądu aktualizacji” - wskazuje Wiktor Dropiewski.

WZORY DOKUMENTÓW:

 

Kiedy podmiot nie ma swojej nieruchomości?

Sporo problemów podmiotów ma wątpliwość czy dana jednostka ma złożyć raport w sytuacji, kiedy zajmuje jeden budynek wspólnie z innymi. Problem dotyczy np. zespołów szkół, albo sytuacji, kiedy w jednym budynku jest ośrodek pomocy społecznej i urząd gminy. Pojawia się pytanie, czy w tym przypadku każda jednostka powinna wykazać ten budynek w swoim raporcie? Według ekspertów ministerstwa i GUS- tak. Podobnie sytuacja ma się, kiedy jednostka z powodu remontu prowadzi działalność w budynku zastępczym.

Agnieszka Nocko z Urzędu Statystycznego wskazuje, że wynajem budynków i innych powierzchni nie zwalnia podmiotu publicznego z obowiązku raportowania dostępności. W tym wypadku należy wypełnić raport dla budynku zastępczego, w którym dany podmiot aktualnie się znajduje.

Kolejny problem, jaki pojawia się przy wypełnianiu formularza, to jak określić liczbę budynków, w których podmiot prowadzi działalność, w przypadku podmiotu posiadającego wiele połączonych ze sobą budynków. Dotyczy to szczególnie szpitali posiadający oddziały połączone ze sobą łącznikami.

Eksperci wskazują, że ocena tego czy podmiot prowadzi działalność w jednym lub więcej budynkach zależy od decyzji osoby wypełniającej raport o stanie zapewniania dostępności. W przypadku dużych podmiotów publicznych posiadających wiele budynków, które pełnią różne funkcje (posiadają oddzielne wejścia, recepcje, toalety itp.), to nawet jeżeli połączone są ze sobą łącznikami (zwłaszcza dobudowanymi później) zalecają wykazywanie ich w raporcie jako oddzielne budynki.

- Ułatwi to analizę ich dostępności i pozwoli udzielić prawidłowych odpowiedzi na pytania dotyczące liczby budynków odnoszące się do ich dostępności architektonicznej. W przypadku jeżeli jakiś budynek stanowi jedynie dobudowę do już istniejącego budynku głównego i nie posiada oddzielnego wejścia, to nie należy wykazywać go jako oddzielnego budynku – wyjaśniają eksperci.

Zobacz również w LEX: Rola wniosku o zapewnienie dostępności w egzekwowaniu praw, wolności i interesów osób z niepełnosprawnościami w zatrudnieniu > >

 

Elektroniczny dziennik i Facebook nie świadczą o dostępności

Agnieszka Nocko wskazuje, że szkoły mają problem z wypełnianiem rubryk w formularzu dotyczącym dostępności cyfrowej.

- Wskazują aplikacje lub strony, których nie prowadzą, na przykład dziennik elektroniczny, odnośniki do portali społecznościowych takich jak Facebook czy Instagram, czy komunikatory. To błąd – mówi ekspertka.

Jako stronę internetową prowadzoną przez podmiot publiczny należy rozumieć stronę www, której nazwa domeny jest kontrolowana przez taki podmiot i która zawiera informacje umieszczane przez ten podmiot. Do tej kategorii należy włączyć stronę BIP podmiotu, jeśli jest prowadzona w należącej do niego domenie. Z kolei aplikacja mobilna udostępniana przez podmiot publiczny to oprogramowanie, którego właścicielem jest podmiot publiczny, działający na urządzeniach przenośnych (smartfonach czy tabletach), w oparciu o systemy, takie jak iOS czy Android

Eksperci wskazują więc, że nie należy ujmować informacji publikowanych na stronach portali społecznościowych (Facebook, Instagram itp.), intranetowych czy podawać adresu poczty elektronicznej. Podobnie, jak nie należy w formularzu wykazywać np. e-dzienników przez szkoły, które z nich korzystają, ale nie są właścicielem domeny (np. Librus, Vulcan) oraz komunikatorów internetowych (Skype, Teams itp.).

Zobacz również wzór dokumentu w LEX: Skarga na niezapewnienie dostępności > >