Cel nowelizacji ustawy jest nadal ten sam - wprowadzenie okresu przejściowego dla e-doręczeń do 31 grudnia 2025 r. Ministerstwo Cyfryzacji uzasadnia, że ma to zapewnić skuteczne wdrożenie e-doręczeń w podmiotach publicznych. W tym czasie będą one mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj. dostosować organizacyjnie urzędy, wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD) oraz poznać, jak działają e-doręczenia.
Resort wyjaśnia, że do końca 2025 r. zostanie zapewniona równoważność doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP oraz innych systemów z e-doręczeniami. Przy czym zastrzega, że wprowadzane rozwiązania będą promować doręczanie korespondencji z wykorzystaniem e-doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji planuje jednocześnie prowadzić działania pozalegislacyjne, zachęcające podmioty publiczne do wdrażania systemów klasy EZD.
Bez zmian pozostaje obowiązek uzyskania przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) do dnia określonego w komunikacie wydanym na podstawie art. 155 ust. 10 ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Zobacz w LEX: Krok po kroku – doręczenia elektroniczne dla podmiotów publicznych >
Kto, ile adresów tworzy
We wcześniejszym projekcie resort dodał do art. 12. regulacje, z których wynika, że tworzy się wyłącznie jeden adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla urzędów gmin, starostw powiatowych i dla urzędów marszałkowskich, z uwzględnieniem ust. 1b. Przepis ust. 1b stanowi, że dla każdej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego tworzy się odrębny adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Rozwiązanie było odpowiedzią na apele jednostek samorządu terytorialnego, że przepisy nie precyzują, czy o adres do doręczeń elektronicznych wnioskować powinien organ, czy urząd obsługujący ten organ. W efekcie część JST złożyła wniosek na gminę, inne - na urząd gminy.
Zdaniem Związku Powiatów Polskich przepis w takim kształcie nie rozwiał wątpliwości, czy dla organów wykonawczych lub organów stanowiących należy tworzyć odrębne ADE. Niejasności te potwierdziła ankieta przeprowadzona wśród powiatów członkowskich. Dlatego związek zaproponował, aby przepis sformułować w ten sposób: „W jednostkach samorządu terytorialnego tworzy się adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla: urzędu gminy albo starostwa powiatowego albo urzędu marszałkowskiego obsługującego organy oraz jednostkę samorządu terytorialnego. Przeczytaj więcej: Ministerstwo doprecyzowało, kto w e-doręczeniach wnioskuje o adres
Czytaj w LEX: Doręczenia elektroniczne. Komentarz > >
W przypadku jednostek organizacyjnych decyduje REGON
W wersji projektu z 11 października resort zaproponował więc nowe brzmienie przepisu, zgodnie z którym tworzy się, z uwzględnieniem ust. 1b, wyłącznie jeden adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla:
- urzędu gminy albo
- starostwa powiatowego, albo
- urzędu marszałkowskiego, albo
- podmiotu obsługującego związki międzygminne, związki powiatów, związki powiatowo-gminne albo związki metropolitalne.
Nowe brzmienie uzyskał także ust 1b. zgodnie z którym dla każdej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, posiadającej numer identyfikacyjny REGON, tworzy się odrębny adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich, uważa, że nowe brzmienie przepisu budzi wątpliwości.
- Pozostaje nam kwestia wójtów, burmistrzów, prezydentów miast itd. Jest znacząca różnica pomiędzy: „w jst tworzy się wyłącznie jeden ADE dla urzędu” a „tworzy się wyłącznie jeden ADE dla urzędu” – w pierwszym wypadku nie ma wątpliwości, że ADE dla gminy obsłuży także wójta, w drugim ta wątpliwość jest – wskazuje ekspertka Związku Powiatów Polskich.
Przeczytaj także: Kłopoty podmiotów publicznych z wdrożeniem e-doręczeń
Sprawdź w LEX: Krok po kroku - Doręczenia elektroniczne dla profesjonalnych pełnomocników i notariuszy > >
Kiedy urząd ma problemy organizacyjne
W poprzednich wersjach projektu zakładano, że jednostka samorządu może zaniechać wysyłki korespondencji na ADE, w sytuacji tzw. wysyłki masowej, np. nakazów podatkowych. Do art. 147 projektu ustawy dodaje się ust. 5., że jeżeli względy organizacyjne polegające na wysłaniu dużej liczby korespondencji w krótkim czasie utrudniają organowi administracji doręczenie pism na adres do doręczeń elektronicznych, to doręczenie może nastąpić w dotychczasowy sposób, tj.
- przesyłką rejestrowaną albo
- przez pracowników organu.
W obecnie zaproponowanym brzmieniu tego przepisu ustawodawca rozszerzył ten wyjątek na wszystkie przyczyny organizacyjne. Wskazał, że „Do dnia 31 grudnia 2025 r. przepisów art. 4 i art. 5 nie stosuje się, w przypadku gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przyczyny mające charakter organizacyjny. Istnienie przesłanki organizacyjnej ocenia nadawca”.
Eksperci zwracają uwagę, że „owe przesłanki organizacyjne” mogą być nadużywane i można podpiąć pod nie wszystko. A to stoi w sprzeczności z celami i założeniami ustawy o e-doręczeniach. Ministetwo ripostuje, że brak wdrożenia e-doręczeń w ustawowym terminie ie jest „przyczyną mającą charakter organizacyjny” uzasadniającą zastosowanie dodawanego art. 147 ust. 5 tej ustawy
Resort chce uporządkować kwestie różnych adresów
Projekt reguluje też kwestię wniosków o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanych z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, złożonych przez podmioty publiczne, będące jednostkami samorządu terytorialnego i nierozpatrzonych do dnia wejścia w życie projektowanej regulacji, dotyczących adresów do doręczeń elektronicznych JST innych niż adresy wskazane w projektowanym art. 12 ust. 1a i 1b.
Przepisy pozwalają na wykreślenie takich adresów. Jednocześnie postanowiono, iż przed dokonaniem czynności wykreślenia, minister właściwy do spraw informatyzacji informuje podmioty o konieczności archiwizacji zasobów znajdujących się w skrzynce powiązanej z adresem do doręczeń elektronicznych i wskazuje termin wykreślenia adresu. Wykreślenie adresu stanowić będzie czynność materialno-techniczną.
Nowe przepisy nie były jeszcze konsultowane z samorządami w ramach Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego.
Czytaj również w LEX: Doręczenia elektroniczne w postępowaniu administracyjnym oraz podatkowym od 10 grudnia 2023 r. a postępowanie sądowoadministracyjne > >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
