Przygotowanie nowego rozporządzenia wynika ze zmian w upoważnieniu ustawowym, zawartym w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wynikają one z przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych, które weszły w życie w styczniu 2011 r.
Rozporządzenie powiela większość dotychczasowych uregulowań zawartych w obowiązującym obecnie akcie wykonawczym. Jednak w kilku przypadkach doprecyzowano ich treść. Szczególnie chodzi o przepisy, które powodowały trudności interpretacyjne.
Zmieniono paragraf 5, modyfikując jego treść zgodnie z upoważnieniem ustawowym przewidzianym ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zastąpiono wyrazy „tajemnica państwowa lub służbowa” sformułowaniem – „tajemnica prawnie chroniona”. Zmiana ta spowodowała konieczność doprecyzowania przypadków, w których do wniosku o udostępnienie materiałów archiwalnych należy dołączyć kopię ważnego poświadczenia bezpieczeństwa.
Podobnych zmian terminologicznych dokonano również w kilku innych miejscach rozporządzenia. W miejsce określenia „informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową” wprowadzono – „informacje niejawne, którym nadano klauzulę ściśle tajne lub tajne”.
Przewidziano, że udostępnianie materiałów archiwalnych może podlegać ograniczeniu w sytuacji, gdy ubiega się o nie jednocześnie kilku zainteresowanych. Dopuszczona będzie ponadto możliwość reprodukowania materiałów archiwalnych przez osobę zainteresowaną własnym sprzętem.
W załączniku do rozporządzenia wprowadzono zmiany – zrezygnowano z obowiązujących obecnie widełek przy ustalaniu stawki opłaty.