Ministerstwo przygotowuje lepsze standardy obsługi interesantów w sądach

Wszystkie sądy rejonowe, okręgowe i apelacyjne mają zostać objęte projektem wdrożenia standardów i procedur obługi interesantów. Zakłada on m.in. wsparcie w opracowaniu i prowadzeniu "przyjaznych" stron internetowych, dyżurów telefonicznych i szkolenia. 60 pracowników obsługi interesanta weźmie też udział w pilotażu i skorzysta ze wsparcia w ramach superwizji indywidualnej.

Celem projektu ma być usprawnienie procesów zarządzania i komunikacji w obszarze obsługi interesanta w sądownictwie powszechnym. W praktyce ma to oznaczać wdrożenie standardów obsługi interesanta w aspekcie komunikacyjnym, katalogu usług z kartami usług i powiązanymi z nimi procedurami świadczenia usług oraz wspieranie tworzenia Biur Obsługi Interesanta. 

- Dostępność i otwartość wymiaru sprawiedliwości oznacza konieczność wychodzenia naprzeciw potrzebom obywateli. Dotyczy to zwłaszcza sfery komunikacyjnej oraz bieżącej obsługi interesantów w sądach powszechnych - mówi Prawo.pl Marcin Romanowski, wiceminister sprawiedliwości. Liczy, że realizowany projekt sprawi, że sądy staną się bardziej przyjazne obywatelom. - Mam tu na myśli zwłaszcza obsługę interesantów oraz dostęp obywatela do informacji na temat szeroko pojętej sprawy sądowej - wskazuje. 

Koniec z "każdy sobie rzepkę skrobie"?

Ministerstwo zapewnia, że podejście do interesantów się zmieni. - Sądy powszechne staną się bardziej przyjazne obywatelom. Mam tu na myśli zwłaszcza obsługę interesantów oraz dostęp obywatela do informacji na temat szeroko pojętej sprawy sądowej. Informacje udzielane interesantom w sądach mają być przedstawiane w ustandaryzowany sposób, co usprawni kontakt obywateli z przedstawicielami jednostek organizacyjnych wymiaru sprawiedliwości. Realizując projekt wdrażamy w sądach jednolite standardy w zakresie udzielanych informacji dotyczących wymagań formalnych w danej sprawie, podstawowych kroków i czynności w postępowaniu sądowym oraz sposobu wypełnienia dokumentów i formularzy - mówi Romanowski.

I dodaje, że chodzi zmiany systemowe, które w jego ocenie przyczynią się do zwiększenia efektywności wymiaru sprawiedliwości zarówno w wymiarze organizacyjnym, jak też orzeczniczym.

Czytaj w LEX: Doręczanie pism sądowych przez portal informacyjny sądu i e-doręczenia w postępowaniu cywilnym >

Pilotaż dla 60 pracowników 

Projekt zakłada działania doradcze i wspierające poszczególne jednostki (m.in. opracowanie i prowadzenie strony internetowej, dyżury telefoniczne) oraz działania szkoleniowych (w tym e-learning), którymi objęte zostaną wszystkie jednostki organizacyjne sądownictwa powszechnego, tj. 374 sądy rejonowe, okręgowe i apelacyjne. 

Czytaj w LEX: Rozprawy zdalne w postępowaniu cywilnym >

Przy okazji - jak informuje ministerstwo - grupa 60 pracowników obsługi interesanta, w ramach działania pilotażowego, skorzysta ze wsparcia w ramach superwizji indywidualnej. W ramach projektu monitorowany jest także proces tworzenia w sądach BOI oraz wdrażania standardów i procedur obsługi interesanta. Resort zapewnia, że są zbierane informacje odnośnie ewentualnych problemów związanych z wdrożeniem projektu, analizowane zebrane informacje, przeprowadzane są wizyty doradcze ale też proponowane konkretne rozwiązania. 

Czytaj: Sądy będą dostępniejsze dla niepełnosprawnych, sędziowie poćwiczą na symulatorach>>

Zgodnie z projektem interesanci mają otrzymywać katalog usług wraz z kartami zarówno w wersji papierowej w każdym sądzie powszechnym, ale również w wersji elektronicznej (za pośrednictwem opracowanej strony internetowej). Materiały te mają zawierać informacje o konkretnych usługach podstawowych i uzupełniających świadczonych np. w BOI oraz sekretariatach wydziałów poszczególnych sądów rejonowych, okręgowych i apelacyjnych. Chodzi m.in. o wzory pism, wniosków czy formularzy. 

Czytaj w LEX: Pandemia COVID-19 a dostęp do prawa. Polska na tle wyników badania międzynarodowego >

Sposób na obciążone sekretariaty

Resort liczy, że ujednolicenie standardów pracy, wdrożenie katalogu usług, kart usług i procedur obsługi interesanta będzie sprzyjać także odciążeniu sekretariatów wydziałów sądów od bezpośredniej obsługi interesantów, a to z kolei co umożliwi większą koncentrację na działalności orzeczniczej. 

Oczekiwanymi korzyściami mają być: 

• ujednolicenie procedur i stosowanych rozwiązań,
• poprawa jakości, spójności i przejrzystości danych
• standaryzacja katalogu usług skierowanych do klienta wymiaru sprawiedliwości,
• skrócenie czasu wykonywania czynności obsługowych, oszczędność czasu pracowników i jego bardziej efektywne wykorzystanie,
• wprowadzenie/zwiększenie specjalizacji, jako sposobu zwiększenia efektywności i poprawy poziomu usług,
• zwiększenie sprawności i poprawienie koordynacji procesów i działań obsługowych,
• pozytywny wizerunek i wydźwięk społeczny związany z usprawnieniem obsługi interesanta,
• poprawa jakości przekazywania informacji interesantom,
• zwiększenie jakości obsługi interesanta.

Biurokracja i braki kadrowe uderzają w sekretariaty 

Pracownicy sądów problem widzą jeszcze gdzie indziej. Wskazuje m.in. na braki kadrowe. - Już dzisiaj jest tak, że wiele sekretariatów - mówiąc wprost nie jest wydolnych - bo brakuje ludzi. Sędziowie nie biorą tego pod uwagę, wyznaczają terminy rozpraw i posiedzeń w odległości 3, 4 tygodni i dalej ich to nie interesuje. Mają tzw. „podkładkę” w razie skarg, że przecież wyznaczają terminy. Ale czy sama data wydania zarządzenia sprawi, że zostanie ono wykonane? Otóż jeśli sekretariat będzie niewydolny, to sprawa i tak „spadnie” - mówi Prawo.pl Justyna Przybylska, przewodnicząca Krajowego Niezależnego Samorządnego Związku Zawodowego Ad Rem. 

Czytaj: Sędziowie nie wystarczą, niedobór pracowników pogrąża sądy>>

Do tego jak dodaje, dochodzi wszędobylska biurokracja - pisma przewodnie, niekończące się odnotowywanie dat i statystyki. W ocenie szefowej Ad Rem potrzebna byłaby zmiana zarządzenia do spraw biurowości.

- To zarządzenie jest clou problemu, ponieważ obliguje pracowników do wykonywania wielu czynności, odnotowywania szeregu dat, dwukrotnego odnotowywania i to mimo wprowadzenia systemów informatycznych, a to zajmuje cenny czas. Przecież dane do systemów informatycznych nie wprowadzają się same. Stałe zwiększanie tej biurokracji powoduje, że systemy informatyczne tak naprawdę nie spełniają swojej roli - dodaje.  

Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.