Marketingowa baza danych pełni dwie podstawowe role: po pierwsze, umożliwia monitorowanie aktualnego zakresu współpracy i w razie potrzeby pozwala zaoferować inne usługi wchodzące w zakres oferty kancelarii, a po drugie poszerzać ofertę o takie czynności, których oczekuje klient, a jakich kancelaria jeszcze nie świadczy. Jest to ważne o tyle, że sprzedaż klientowi kolejnej usługi powiązanej z tą, z której już korzysta, stwarza szansę na zwiększenie dochodów z pominięciem kosztów i wysiłków koniecznych do pozyskania nowego klienta.
Na rynku jest dostępnych wiele programów do zarządzania danymi klientów. Niektóre kancelarie we współpracy z informatykami tworzą własne systemy dopasowane do ich indywidualnych potrzeb. Oprogramowanie nie tylko usprawnia kontakty z klientem, ale w ogóle proces zarządzania kancelarią i jest niezbędne w przypadku przetwarzania dużej ilości danych.
W marketingowej bazie danych, poza podstawowymi danymi identyfikującymi klienta, znajdują się informacje na temat przebiegu dotychczasowej obsługi. Wpisy w bazie nie powinny ograniczać się do aktualnych klientów biura, lecz powinny zawierać informacje o byłych oraz potencjalnych klientach – są one nie mniej ważne od danych obecnych zleceniobiorców.
Podstawą bazy jest karta klienta, którą należy założyć po podpisaniu umowy. Jest ona uzupełniana przez wszelkie informacje dotyczące klienta i jego obsługi.
Poza zakresem podejmowanych czynności w bazie rejestruje się historię rozmów oraz spotkań (odbytych i planowanych). Istotne są notatki dotyczące możliwości sprzedażowych, czyli dodatkowych usług, jakie można zaproponować klientowi, np. w związku z rozwojem jego firmy.
Stałe aktualizowanie danych zawartych w bazie informacji na temat klienta ułatwia przejęcie jego obsługi w razie nieobecności pracownika przypisanego do danej firmy.
Chcesz wiedzieć więcej? Z książki „Doradca podatkowy. Jak z sukcesem prowadzić kancelarię, biuro rachunkowe” dowiesz się m.in.:
- jakie rozwiązania organizacyjne i marketingowe należy wprowadzić w kancelarii doradcy podatkowego, by osiągnąć sukces zawodowy
- jak postępować w trudnych sytuacjach biznesowych
- jak przełożyć oczekiwania klientów na oferowane usługi
- jak poszerzyć bazę klientów i oddziaływać na środowisko biznesowe.
