Każda firma, niezależnie od wielkości, działa w określonym otoczeniu, którego funkcjonowanie wyznaczają lokalne instytucje. Kontakty z podmiotami publicznymi (gminnymi, powiatowymi i wojewódzkimi) przebiegają na wielu polach funkcjonowania firmy i mają ogromny wpływ na jej działalność. Celem działań komunikacyjnych może być w tym wypadku zabieganie o stworzenie korzystnych ram prowadzenia biznesu lub usuwanie barier. W razie wystąpienia sytuacji kryzysowej komunikacja powinna służyć informowaniu o aktualnej sytuacji i rekompensowaniu negatywnych skutków kryzysu. Przedsiębiorstwa nastawione na zdobywanie kontraktów publicznych powinny kłaść duży nacisk na budowanie wizerunku solidnej i godnej zaufania firmy.
Równie ważne są dobre stosunki ze społecznościami lokalnymi. Jest to najbliższe otoczenie przedsiębiorstwa, do którego należą także pracownicy, kontrahenci, klienci i ich rodziny oraz znajomi – czyli bardzo szeroka siatka kontaktów mających wpływ na kształtowanie wizerunek firmy. Każdemu przedsiębiorcy zależy na posiadaniu opinii dobrego pracodawcy i sąsiada, dlatego tak istotne są działania zmierzające do budowania zrozumienia i zaufania ze strony otoczenia firmy. Można to osiągnąć poprzez otwartą komunikację oraz wspieranie społeczności lokalnej, np. udział czy w organizacji lokalnych wydarzeń (np. dzielnicy, miejscowości), członkostwo w lokalnych organizacjach pozarządowych (stowarzyszeniach, fundacjach, cechach), czy wspieranie (finansowe, ale nie tylko) tego rodzaju inicjatyw i organizacji. To sprawa, że firma jest postrzegana jako zaangażowana w sprawy lokalne, a przez to bliska ludzi.
Budowanie pozytywnych relacji z podmiotami publicznymi należy rozpocząć od dokonania analizy najbliższego (lokalnego) otoczenia, w którym funkcjonują podmioty publiczne, określenie adresatów komunikacji i wreszcie zaplanowanie działań, które przyczynią się do rozwoju biznesu. Korzystne jest działanie razem z przedstawicielami danej branży. Odnalezienie wspólnych interesów i wspieranie działań korzystnych dla całej branży lub grupy przedsiębiorców, daje szanse na większą skuteczność. W wielu przypadkach punktem wyjścia do wspólnych działań z zakresu public affairs są przeszkody o charakterze prawnym bądź organizacyjnym, które skłaniają przedsiębiorców do podejmowania wspólnych działań komunikacyjnych adresowanych do podmiotów publicznych.
Zobacz też: Nowa edycja Akademii Sprzedaży dla Doradców Podatkowych >>