Pytanie

W celu usprawnienia obiegu dokumentów oraz księgowania operacji gospodarczych zamierzamy zlecić 2 firmom informatycznym wykonanie specjalistycznych usług:
1. Stworzenie oprogramowania-aplikacji WWW działającej w środowisku Internetu do rejestrowania oraz monitorowania zamówień i faktur kosztowych, instalacja i konfiguracja aplikacji dostosowana do potrzeb firmy, przeniesienie praw własności.
Efektem tych prac będzie system, do którego wszyscy pracownicy będą zobowiązani wprowadzać dane dot. planowany zakupów, a zakupy te zostaną rozliczone po otrzymaniu faktury przez dział księgowy. Koszty tworzenia, instalacji i konfiguracji aplikacji stanowić będą wartość początkową programu ujętego ewidencji aktywów trwałych firmy i amortyzowane.
Ponadto zamierzamy podpisać umowę na okres 1 roku na usługę serwisowania aplikacji i baz danych. Koszty tej umowy jako koszty pośrednie obciążą koszty bieżącej działalności.
2. Zakup licencji do korzystania ze specjalistycznego programu wraz z instalacją i konfiguracją. Program ten daje możliwość lepszego korzystania z baz danych używanych przez nas programów: księgowego, bankowego i płacowego już po zainstalowaniu.
W przyszłości planujemy zlecenie prac dających możliwość importu i eksportu danych z wykonanej aplikacji zamówień zakupów do systemu księgowego, bankowego, płacowego "w obie strony".
Uważamy, że zakupiona przez nas licencja po zainstalowaniu i skonfigurowaniu może zostać uznana jako odrębna wartość niematerialna i prawna, kompletna i zdatna do wykorzystania i w związku z tym wprowadzona do ewidencji aktywów trwałych firmy i amortyzowana. Poniesione w przyszłości koszty usług informatycznych związane z importem-eksportem danych z programów płacowego, bankowego, zamówień zakupów do programu księgowego i odwrotnie za pośrednictwem programu stanowić będą dla nas koszty działalności operacyjnej w momencie ich poniesienia.
Czy takie ujecie podatkowe powyższych operacji będzie prawidłowe?

Odpowiedź

Wydatki związane z modyfikacją (ulepszeniem) licencji na program komputerowy mogą być zaliczone w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodu, o ile – w ramach modyfikacji (ulepszenia) – nie dochodzi do powstania nowej wartości niematerialnej i prawnej.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 16b ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - dalej u.p.d.o.p.,licencja może być uznana za wartość niematerialną i prawną (podlegającą amortyzacji), jeżeli:
- została nabyta (tzn. np. zakupiona od podmiotu trzeciego, nie natomiast wytworzona we własnym zakresie),
- nadaje się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,
- przewidywany okres jej używania jest dłuższy niż rok,
- jest wykorzystywana przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddana do używania podmiotowi trzeciemu (np. na podstawie umowy najmu).
W konsekwencji – o ile zostaną spełnione wskazane powyżej warunki – zakupiona przez spółkę licencja do programu komputerowego może podlegać amortyzacji jako wartość niematerialna i prawna.

U.p.d.o.p. nie rozstrzyga, jak należy kwalifikować wydatki związane z aktualizacją (modyfikacją, ulepszeniem) istniejącej wartości niematerialnej i prawnej. Niemniej jednak w interpretacjach organów podatkowych (por. m.in. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 sierpnia 2010 r., ILPB3/423-482/10-3/MM; interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 kwietnia 2009 r., IPPB5/423-22/09-2/MŚ) zasadniczo zgodnie przyjmuje się, iż:
- wydatki związane z aktualizacją (ulepszeniem) wartości niematerialnej i prawnej (np. licencji na program komputerowy), które nie prowadzą do powstania nowej wartości niematerialnej i prawnej, powinny być zaliczone w ciężar podatkowych kosztów (odpowiednio na zasadach właściwych dla kosztów bezpośrednio związanych z przychodem albo kosztów pośrednich),
- wydatki związane z aktualizacją (ulepszeniem) wartości niematerialnej i prawnej (np. licencji na program komputerowy), które prowadzą do powstania nowej wartości niematerialnej i prawnej, powinny być traktowane jako odrębna wartość niematerialna i prawna.

A zatem wskazany przez spółkę sposób rozliczania wydatków związanych z modyfikacją (ulepszeniem) licencji na program komputerowy będzie właściwy wyłącznie w przypadku, gdy – w ramach modyfikacji (ulepszenia) – nie dojdzie do powstania nowej wartości niematerialnej (np. nie zostanie przekazana "nowa" licencja na zmodyfikowaną wersję programu).

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Przywołane akty prawne:

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.)