Tak wskazał WSA w Krakowie w wyroku z 20 stycznia 2015 r. Spór w sprawie dotyczy możliwości pełnego odliczenia przez podatnika podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z nabyciem (w tym leasingiem) pojazdów samochodowych oraz wydatków związanych z eksploatacją.

Od 1 kwietnia 2014 r. weszły w życie przepisy statuujące nowe zasady odliczania i rozliczania wszystkich wydatków dotyczących samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Najwięcej kontrowersji wywołują przepisy dotyczące pełnego odliczenia, tj. w wysokości 100 proc.

Zmienione przepisy wskazują, że w celu dokonania pełnego odliczenia podatku od towarów i usług muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

1. Sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania wyklucza ich użycie do celów prywatnych;

2. Wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Przepisy ustawy nie określają jednak, w jaki sposób podatnik ma zapewnić w swojej firmie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Wskazać jednak należy, że przykładowo może tego dokonać za pomocą wprowadzonych regulaminów, umów, zarządzeń wraz z podjęciem dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów.

Zobacz: VAT: jak potwierdzić wykorzystywanie auta wyłącznie w działalności gospodarczej >>

I tak też było w przedmiotowej sprawie, gdzie do fiskusa zwróciła się spółka w sprawie prawa do odliczenia pełnego VAT-u z faktury dokumentującej zakup samochodu lub ratę leasingową (gdy samochód będzie przedmiotem leasingu) oraz od zakupów i usług związanych z eksploatacją samochodu (usług naprawy, konserwacji, materiałów eksploatacyjnych, paliwa). Podstawowa działalność spółki polega na dystrybucji materiałów reklamowych na terenie całego kraju przez 7 dni w tygodniu. Gdy spółka podzleca dystrybucję materiałów reklamowych podwykonawcom, to wówczas kontroluje i nadzoruje ten proces. Dlatego spółka niektórym swoim pracownikom lub współpracownikom wykonującym wskazane wyżej funkcje kontrolne przekazuje pojazdy samochodowe. Ponieważ samochody będą udostępniane pracownikom, a samochody mają być wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej opodatkowanej VAT, to spółka planuje wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu samochodów oraz regulamin określający zasady korzystania z samochodów.

Spółka w regulaminie określi zasady korzystania z samochodów w taki sposób, aby uniemożliwić ich wykorzystywanie do celów prywatnych. Przede wszystkim znajdzie się w nim zapis, że użytkownik ma prawo do korzystania z samochodu tylko i wyłącznie w czasie wypełniania obowiązków służbowych (w ramach stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego), to jest wyłącznie w prowadzonej przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, natomiast zabronione jest używanie pojazdu dla innych celów. Gwarancją dostosowania się do regulaminu będą natomiast opisane w nim kary finansowe za jego nieprzestrzeganie, dodatkowo groźba rozwiązania umowy z użytkownikiem, czy nałożenie kar wynikających z kodeksu pracy w stosunku do pracowników itp. Dodatkowo każdy użytkownik będzie zobowiązany do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z treścią regulaminu, w tym akceptacji możliwych konsekwencji jego nieprzestrzegania. Spółka wskazała ponadto na inne działania zabezpieczające wykonanie regulaminu polegające na nadzorze nad wykorzystaniem samochodów. Wyznaczona przez spółkę osoba będzie cyklicznie - np. raz w miesiącu weryfikować sporządzane przez użytkowników samochodów ewidencje przebiegu pojazdu w zestawieniu z fakturami za paliwo, wskazaniami licznika oraz zleceniami na dystrybucję i kolportaż materiałów reklamowych. Ponadto spółka podała, że będzie dokonywać kontroli używania samochodów w trakcie wykonywania zadań służbowych (kontrola w czasie rzeczywistym).

Zdaniem fiskusa przedstawione procedury nie wykluczają użycia samochodów do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Możliwy jest choćby dojazd użytkownika samochodem służbowym z miejsca zamieszkania do miejsca pracy i odwrotnie.

Sprawa trafiła do WSA w Krakowie. Sąd nie zgodził się z fiskusem. W jego opinii parkowanie samochodu poza siedzibą firmy nie oznacza automatycznie, tak jak to przyjął organ, że samochód nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Według sądu chodzi jedynie o to, by możliwość parkowania pojazdu poza siedzibą firmy była uzasadniona specyfiką prowadzonej działalności, określona została w wewnętrznych regulacjach obowiązujących u podatnika, zaś podatnik zapewnił odpowiednie mechanizmy kontroli przestrzegania wykorzystania tak postawionych do dyspozycji pracowników (użytkowników) pojazdów wyłącznie dla celów związanych z działalnością gospodarczą (wykonywaniem obowiązków służbowych).

Spółka wyraźnie wskazała, że możliwość parkowania samochodów w miejscu zamieszkania użytkowników, bądź w jego pobliżu zostanie określona w wewnętrznym regulaminie, jest bowiem konieczna i uzasadniona specyfiką prowadzonej działalności. Według sądu podawany przez spółkę fakt niemożności określenia z góry, w jakim czasie i miejscu samochód będzie wykorzystywany do czynności służbowych, nie może przemawiać na jej niekorzyść i uzasadniać przyjęcie obawy wykorzystania go do innych celów, a tym samym być czynnikiem wykluczającym możliwość pełnego odliczenia podatku. Okoliczność ta jest bowiem uwarunkowana specyfiką prowadzonej działalności. Istotne jest to, by zapewnić stosowne procedury mające na celu wyeliminowanie takiego niebezpieczeństwa.

  Zobacz książkę "Samochody a VAT i podatki dochodowe" dostępną w ksiegarni internetowej Profinfo >>

Fiskus stwierdzając ogólnikowo, że w przedstawionej przez spółkę sytuacji nie ma obiektywnych możliwości wyeliminowania użycia samochodów do użytku prywatnego nie wskazuje, jakie jeszcze konkretne, inne, niż opisane przez spółkę środki zabezpieczające i procedury winny być podjęte przez podatnika. Zdaniem sądu interpretacja fiskusa powoduje, że sporne zapisy ustawy podatkowej nigdy nie mogłyby zostać zastosowane. Rację według sądu ma spółka, że dopóki mamy do czynienia z tzw. "czynnikiem ludzkim" istnieje potencjalne zagrożenie, że dany pojazd może zostać wykorzystany do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą spółki. Okoliczności tej nie da się całkowicie wyeliminować, chodzi zatem jedynie o stworzenie takich mechanizmów i wprowadzenie takich zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika. Wydaje się zatem, że sporządzenie stosownego regulaminu obwarowanego sankcjami za nieprzestrzeganie zapisów w nim zawartych, zapoznanie z nim użytkowników pojazdów, kontrola okresowa oraz kontrola w czasie rzeczywistym stanowią wystarczające i obiektywne środki dla zabezpieczenia wykorzystania przedmiotowych pojazdów dla celów działalności gospodarczej.

Wyrok WSA w Krakowie z 20 stycznia 2015 r., sygn. akt I SA/Kr 1834/14

Zobacz też: Prawo do pełnego odliczenia VAT od samochodów jest tylko pozorne? >>