Ewidencjonowanie sprzedaży towarów i usług zależy od tego, w jakim charakterze występuje nabywca – przedsiębiorcy czy konsumenta. Nabywca musi poinformować o tym sprzedawcę w momencie zakupu, ponieważ później nie ma możliwości zmiany.
Mamy dla Ciebie więcej informacji o stosowaniu kas fiskalnych >
Czy sprzedaż na rzecz osoby fizycznej, udokumentowana paragonem, może być dodatkowo udokumentowana fakturą?
Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być, co do zasady, zaewidencjonowana na kasie rejestrującej. Taka sprzedaż nie musi być dokumentowana fakturą.
Sprzedawca ma jednak obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy, jeśli zostanie ono zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Taka faktura nie zawiera numeru identyfikującego nabywcę.
Uwaga: Faktura dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie zawiera numeru NIP nabywcy. Taka faktura służy do dokumentowana płatności, ale nie daje prawa do odliczenia VAT. Tylko na fakturach wystawianych dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą umieszczany jest NIP.
Czy sprzedaż na rzecz rolnika ryczałtowego, udokumentowana paragonem, może być dodatkowo udokumentowana fakturą?
W przypadku sprzedaży na rzecz rolników ryczałtowych, podobnie jak przy sprzedaży osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, zasadą jest dokumentowanie transakcji paragonem fiskalnym. Sprzedawca ma jednak obowiązek wystawienia faktury, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie. Sprzedawca może też wystawić fakturę bez żądania nabywcy (interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 maja 2020 r.,0113-KDIPT1-3.4012.115.2020.1.ALN).
Organy podatkowe przyjmują, że sprzedawca ma możliwość wystawienia faktury do paragonów, które nie zawierają Numeru Identyfikacji Podatkowej dla rolnika ryczałtowego, któremu nie nadano NIP (interpretacja dyrektora KIS z 3 stycznia 2020 r., 0113-KDIPT1-3.4012.699.2019.1.ALN).
Czy sprzedaż na rzecz polskiej firmy, udokumentowana paragonem fiskalnym, może być dodatkowo udokumentowana fakturą?
Sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT co do zasady powinna być „samoistnie” (tj. bez wezwania ze strony nabywcy) dokumentowana fakturą (art. 106b ust. 1 - ust. 3 ustawy o VAT).
Uwaga: Za fakturę uproszczoną uznaje się paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro), zawierający numer NIP nabywcy.
Organy podatkowe przyjmują, że jeżeli podatnik wystawił fakturę uproszczoną, to nie może już wystawiać kolejnej faktury. W takiej sytuacji sprzedawca musi odmówić nabywcy wystawienia zwykłej faktury. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami: fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą zwykłą. Stanowią tak interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 14 lipca 2022 r., 0112-KDIL3.4012.229.2022.1.MS; z 14 lipca 2022 r., 0112-KDIL3.4012.231.2022.1.LS; z 22 listopada 2021 r., 0113-KDIPT1-3.4012.636.2021.2.JM.
Zatem, aby wystawić fakturę do paragonu dla nabywcy będącego podatnikiem VAT, wartość brutto musi przekraczać kwotę 450 zł.
Ewidencjonując sprzedaż na rzecz firm na kasie fiskalnej, należy zachować szczególną ostrożność i staranność. Jak bowiem wskazał dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 29 października 2021 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.555.2021.2.OS), sprzedawca nie może wystawić faktury z NIP do paragonu bez NIP w przypadku błędu polegającego na zafiskalizowaniu sprzedaży bez numeru NIP odbiorcy na paragonie, mimo uzyskanej wcześniej informacji o tym, że kupujący prowadzi działalność gospodarczą.
Organy podatkowe rygorystycznie podchodzą również do pomyłek numerze NIP nabywcy na paragonie. Przykładowo, jak wskazał dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 23 stycznia 2020 r. (nr 0112-KDIL3.4012.41.2019.1.EN) w przypadku gdy na paragonie zostanie wskazany błędny numer NIP nabywcy (na skutek omyłki), to sprzedawca nie może wystawić faktury zawierającej numer NIP do takiego paragonu.
Czytaj również: Komu sprzedawca musi wystawić paragon
Zapłata BLIK i kartą a paragon z kasy fiskalnej
Nabywca informuje, czy występuje jako przedsiębiorca czy konsument
O prawie do odliczenia podatku naliczonego decyduje to, czy nabywca występuje jako konsument, czy też jako podatnik VAT. Powinien o tym poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu. Jeżeli występuje w charakterze konsumenta i nabywa towar/usługę na potrzeby osobiste lub prywatne, to nie ma możliwości późniejszej zmiany charakteru tego zakupu, a tym samym nie ma prawa do obliczenia podatku naliczonego. W takim przypadku sprzedaż ewidencjonowana jest na kasie rejestrującej (potwierdzona paragonem bez NIP nabywcy) i ewentualnie dokumentowana fakturą wystawioną zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT.
Nabywca powinien też poinformować sprzedawca, jeśli dokonuje zakupu cele prowadzonej działalności, a nie jako konsument. W takim przypadku sprzedawca nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, ale wystawia fakturę z NIP-em nabywcy. Może jednak zaewidencjonować taką sprzedaż na kasie rejestrującej, jednak w taki sposób, aby paragon zawierał numer identyfikujący nabywcę. Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT do tak zaewidencjonowanej sprzedaży (powyżej 450 zł ) sprzedawca wstawia fakturę dla nabywcy działającego w charakterze podatnika VAT zawierającą jego numer NIP .
Uwaga: Jeśli nabywca ujmie w ewidencji wystawioną dla niego fakturę dotyczącą sprzedaży potwierdzonej paragonem bez NIP, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się (art. 109a ust wy o VAT).
Co jeżeli kasa fiskalna pozwala na wpisanie numeru NIP nabywcy?
Starsze typy kas fiskalnych nie posiadają możliwości wpisania numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnych. W takiej sytuacji sprzedawca nie powinien rejestrować zakupu na kasie rejestrującej, tylko powinien od razu wystawić fakturę.
Umieszczenie numeru NIP nabywcy towarów w tzw. stopce, tj. części paragonu fiskalnego poniżej linii zawierającej logo fiskalne i unikatowy numer pamięci fiskalnej, nie wypełnia dyspozycji art. 16b ust. 5 ustawy o VAT i nie uprawnia do wystawienia faktury dla nabywcy będącego podatnikiem (interpretacja dyrektora KIS z 3 stycznia 2020 r., 0112-KDIL2-2.4012.523.2019.2.MŁ).
Czy sprzedaż na rzecz firmy z a UE udokumentowana paragonem może być dodatkowo udokumentowana fakturą?
Jeśli sprzedaż na rzecz firmy z UE została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, to aby można było wystawić fakturę do paragonu dokumentującego tę sprzedaż, na paragonie powinien być podany unijny numer VAT.
Przykład: Z usługi noclegowej w hotelu korzystali pracownicy firmy francuskiej (z UE). Sprzedaż usługi została ujęta pierwotnie na kasie fiskalnej:
Wariant I: na paragonie fiskalnym znajduje się francuski numer VAT usługobiorcy - hotel może wystawić fakturę dla firmy francuskiej za usługę noclegową
Wariant II: na paragonie fiskalnym nie ma francuskiego numeru VAT (ani żadnego innego) usługobiorcy - hotel nie może wystawić faktury.
Czy sprzedaż dokonana na rzecz firmy spoza UE udokumentowana paragonem może być dodatkowo udokumentowana fakturą?
W przypadku wystawienia paragonu bez numeru identyfikacji podatkowej zagranicznego kontrahenta (spoza UE) również obowiązuje zasada wskazująca na brak możliwości wystawienia faktury. Nie dotyczy to jednak sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym.
Przykład: Z usługi noclegowej w hotelu korzystali pracownicy firmy szwajcarskiej (spoza UE). Sprzedaż tej usługi została ujęta pierwotnie na kasie fiskalnej:
Wariant I: na paragonie fiskalnym znajduje się szwajcarski numer VAT usługobiorcy
Wariant II: na paragonie fiskalnych nie znajduje się szwajcarski numer VAT (ani żaden inny) usługobiorcy
- w obu wariantach hotel może wystawić fakturę dla firmy szwajcarskiej za wykonaną usługę noclegową.
Jak ujmować faktury wystawione do paragonu w ewidencji
W sytuacji gdy dana sprzedaż zostanie udokumentowana fakturą wystawianą na żądanie nabywcy (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego), podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania jej w kasie rejestrującej, niezależnie od faktu wystawienia faktury. Do kopii faktury należy „podpiąć” paragon fiskalny (art. 106h ustawy o VAT).
Należy także pamiętać o szczególnych zasadach ujmowana tzw. faktur wystawionych do paragonów w ewidencji sprzedaży JPK_VAT. Ujmujemy je z oznaczeniem „FP” zawsze w rozliczeniu za okres w którym zostały wystawione (art. 109 ust. 3d ustawy o VAT oraz par. 10 ust. 5 pkt 3 rozporządzenia z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług)
Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
Mamy dla Ciebie więcej informacji o stosowaniu kas fiskalnych >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
