Jak zleceniodawca powinien rozliczyć zwrot kosztów przejazdu zleceniobiorcy?

Firma osoby fizycznej zawarła umowę zlecenia z pracownikiem innej firmy (w innej firmie wynagrodzenie powyżej wynagrodzenia minimalnego, więc od umowy zlecenia jest opłacany tylko podatek dochodowy oraz ubezpieczenie zdrowotne). Osoba na umowie zlecenie ma sprawować opiekę nad sklepem internetowym i część prac musi wykonywać w miejscowości, w której znajduje się magazyn zleceniodawcy. W związku z tym ponosi koszty na dojazd do miejscowości, w której wykonuje umowę zlecenia.

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Czy zleceniodawca może zwrócić koszty dojazdu samochodem prywatnym zleceniobiorcy? Jak powinno to wyglądać oraz czy będzie podlegało oskładkowaniu ZUS oraz opodatkowaniu podatkiem dochodowym? Czy zwrot kosztów będzie kosztem uzyskania przychodu dla zleceniodawcy?

Odpowiedź:

Jeżeli umowa zawarta przez strony przewiduje zwrot kosztów przejazdu to wypłata może być dokonana i stanowi KUP na zasadach jak przy zwrocie kosztów przejazdu w podróży służbowej pracownika. W ramach takich limitów, i na zasadach określonych w ustawie podatkowej, świadczenie korzysta ze zwolnienia od PIT. Skoro umowa nie podlega oskładkowaniu to brak jest do tego podstaw również wobec zwrotu kosztów przejazdu.   

Uzasadnienie:

Udzielając odpowiedzi na pytanie, w pierwszej kolejności należy wskazać, że inaczej niż to jest w przypadku stosunku pracy, w przypadku stosunku cywilnoprawnego kreowanego przez umowę zlecenia, obowiązek zwrotu kosztu przejazdów na potrzeby świadczenia pracy nie wynika wprost z przepisów prawa. To oznacza, że ewentualna powinność w tym zakresie musi wynikać z treści kontraktu. Jeżeli umowa zawarta przez strony, której dotyczy pytanie czytelnika, zawiera stosowną klauzulę, to wydatek ponoszony w związku ze zwrotem kosztów przejazdów będą kosztem uzyskania przychodu zlecającego. Oczywiście, ze względu na to, że chodzi o koszty używania samochodu osobowego należy wskazać na art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. Według takiego, do podatkowych kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zatem, dla rozliczenia kosztu niezbędnym jest aby zleceniobiorca prowadził ewidencję przebiegu samochodu i przedkładał ją zleceniodawcy. W ramach takiego limitu poniesione wydatki są kosztem zleceniodawcy.

Odnosząc się do przychodów zleceniobiorcy należy wskazać na art. 21 ust. 1 pkt 16 i ust. 13 u.p.d.o.f. Według takich, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W przypadku osób niebędących pracownikami (a więc również w przypadku zleceniobiorców) zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów lub
2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Zatem, na warunkach określonych powyżej przychód uzyskany przez zleceniobiorcę korzysta ze zwolnienia od PIT (czyli tak jak „kilometrówka” w podróży służbowej pracownika).

Skoro przychód uzyskiwany w ramach umowy zlecenia nie podlega oskładkowaniu to tak samo należy traktować przychód z tytułu zwrotu kosztów przejazdu.

Dodatkowo warto wskazać, że w praktyce warunki jak dla zwolnienia od PIT mają zastosowanie przy wyłączeniu z podstawy oskładkowania.

Przepis § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 2236), wskazuje, podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Z kolei w myśl § 5 ust. 2 tego rozporządzenia przepisy § 2-4 stosuje się odpowiednio do zleceniobiorców.

Radosław Kowalski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 5.02.2016 r.