Jak rozliczyć wyrażony w walucie koszt zapłaty za nocleg dokonanej za pomocą karty służbowej?

Do rozliczenia kosztu wynikającego z zagranicznej delegacji służbowej pracownika należy przyjąć kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego rozliczenia delegacji.

Pytanie

Pracownik pojechał 1 czerwca 2012 r. w delegację do Rosji. Zapłacił za nocleg (hotel) w Rosji kartą służbową z konta w zł. Fakturę pobrał w rublach 5 czerwca (5000 rubli). Z delegacji powrócił dnia 10 czerwca i dnia 20 czerwca rozliczył delegację.
Czy do rozliczenia delegacji i różnicy kursowej należy posłużyć się kursem z dnia 19 czerwca 2012 r. i przyjąć kurs rubla 0,1035 (czyli 5000 *0,1035 = 517,5) oraz czy powstanie różnica kursowa? Jak to powinno zostać rozliczone?

Odpowiedź

Do rozliczenia kosztu wynikającego z zagranicznej delegacji służbowej pracownika należy przyjąć kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego rozliczenia delegacji, tj. dla delegacji rozliczonej 20. czerwca 2012 r. będzie to kurs z 19 czerwca 2012 r. – 0,1035 zł za 1 rubla rosyjskiego (o ile koszty wyrażone są wyłącznie w rublach).
Natomiast pomiędzy kosztem wyrażonym w rublach a zapłaconym w zł ale na konto walutowe powstaną podatkowe różnice kursowe, bowiem pracownik "pośrednio" dokonał zakupu waluty w banku, który obsługuje rachunek rosyjskiego hotelu (hotel faktycznie otrzymał na swoje konto ruble a nie zł).

Uzasadnienie

Co do zasady przyjmuje się, iż koszty wynikające z zagranicznej delegacji służbowej pracownika przelicza się przy zastosowaniu kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego rozliczenia delegacji, czyli dnia poniesienia kosztu – art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z uwagi na fakt, iż różnice kursowe podatkowe powstają m.in. w przypadku gdy wartość kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest niższa lub wyższa od wartości tego kosztu w dniu jego otrzymania, przeliczonego/ej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia - a w powyższym przypadku będziemy mieć do czynienia z płatnością zł na konto walutowe, to różnice kursowe podatkowe tutaj wystąpią, bowiem pracownik "pośrednio" dokonał zakupu waluty w banku, który obsługuje rachunek rosyjskiego hotelu (hotel faktycznie otrzymał na swoje konto ruble a nie złotówki).

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Przywołane akty prawne:

Ustawa z 15 lutego o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.)