Firmy muszą dostosować systemy księgowe do zmian w VAT

Zmiany dotyczące fakturowania, w tym wprowadzenie możliwości wystawiania faktur uproszczonych i faktur zbiorczych, oznaczają dla firm konieczność dostosowania swoich systemów informatycznych.

Dzięki rozłożeniu w czasie wejścia w życie nowych przepisów przedsiębiorcy będą mieli czas na aktualizacje systemów i przeszkolenie pracowników nawet do 1 stycznia 2014 roku.

Zmiany w VAT sprawiają, że dotychczas używane przez firmy systemy do fakturowania muszą być zaktualizowane. Wejście w życie większości nowych przepisów zostało jednak przesunięte na rok 2014, co – zdaniem Zbigniewa Rymarczyka, wiceprezesa zarządu firmy Comarch – jest dla przedsiębiorców bardzo korzystne.

– Ma to duże znaczenie dla firm, bo nie muszą na gwałt zmieniać swoich systemów finansowo-księgowych i chyba pierwszy raz od wprowadzenia nowych zasad fakturowania czy podatku VAT rozsądne są terminy wprowadzenia zmian. Jest rok czasu na to, żeby się również mogły do tego przygotować firmy, które budują tego typu systemy, które wspierają procesy związane z fakturowaniem czy deklaracjami podatkowym – wyjaśnia wiceprezes Comarch, firmy dostarczającej systemy informatyczne dla przedsiębiorstw.

Same zmiany w niektórych przepisach wymuszają umieszczanie na fakturach większej ilości informacji niż dotychczas.

– Wydłużona będzie nazwa kontrahenta, ponieważ w myśl nowych przepisów ma być podawana pełna nazwa, czyli nie będzie można stosować skrótów np. P.P.H.U. tylko Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe. Zmienią się również zasady rozliczenia metodą kasową dla małych podatników, więc to wszystko też musi być obsłużone w systemach, które tę działalność wspierają – mówi Agencji Informacyjnej Newseria Zbigniew Rymarczyk.

Z drugiej strony nowelizacja życie przedsiębiorcom ułatwia, bo wprowadza choćby faktury uproszczone czy faktury zbiorcze.

– Myślę, że one są potrzebne i to jest zmiana w pozytywnym kierunku. Wiele firm działa w ten sposób, że wydaje w ciągu miesiąca, np. instalatorom, materiały budowlane czy elektryczne i wygodniej im będzie wydawać dokumenty magazynowe, a na koniec miesiąca wystawić fakturę zbiorczą, żeby nie mnożyć dokumentów. Z drugiej strony, jeżeli ktoś sporadycznie wystawia jakąś fakturę kontrahentowi, który nie jest stałym odbiorcą będzie mógł zastosować fakturę uproszczoną bez podawania wszystkich szczegółowych informacji, wystarczy sam numer NIP.

Zbigniew Rymarczyk pozytywnie ocenia też zmiany dotyczące wysyłania faktur elektronicznych.

– Jeżeli ktoś będzie chciał dostarczać swojemu kontrahentowi faktury elektroniczne, to wystarczy, że go poinformuje. Jeżeli w ciągu określonego czasu odbiorca nie wyrazi sprzeciwu, to domniemana jest zgoda. To spowoduje, że te faktury powinny się upowszechnić, a to będzie korzystne zarówno dla firm, jak i dla gospodarki, bo koszty związane z przetwarzaniem faktur papierowych są znacznie wyższe niż w przypadku dokumentów elektronicznych – tłumaczy.

Jego zdaniem, m.in. dzięki odroczeniu wejścia w życie istotnych przepisów aż do 2014 roku, zmiany będą mogły być wprowadzone na czas.

– Nie widzę większych problemów poza tymi, że firmy muszą zaktualizować swoje systemy, muszą przeszkolić swoich pracowników i na pewno przez kilka miesięcy będą wątpliwości, w jaki sposób interpretować nowe przepisy, jak się do nich stosować, ale to jest normalne – mówi wiceprezes Comarchu.