Od lutego 2026 r. najwięksi polscy przedsiębiorcy będą obowiązkowo wystawiać e-faktury w systemie KSeF, a pozostali od kwietnia 2026 r. Wprowadzający takie zmiany projekt nowelizacji ustawy o VAT, nie został jeszcze przyjęty przez rząd, mimo iż pierwotnie planowano, że do końca marca br. zostanie już przyjęty przez parlament.
Unijne e-faktury już za 5 lat
Przyspieszyły natomiast prace nad unijnym pakietem VIDA (VAT in Digital Age). Projekt zmian został w ubiegłym tygodniu zatwierdzony przez Radę Unii Europejskiej.
Pakiet VIDA zakłada m.in.:
- od 1 lipca 2028 r. - uproszczenie obowiązków niektórych podatników operujących w wielu państwach członkowskich - tzw. Pojedyncza rejestracja (Single VAT Registration),
- między 1 lipca 2028 r. a 1 stycznia 2030 r. - uregulowanie opodatkowania niektórych usług świadczonych przy wykorzystaniu platform (Platform Economy),
- od lipca 2030 r. – unijny standard e-fakturowania dla transakcji wewnątrzwspólnotowych,
- od 2035 r. – unijny standard e-fakturowania również dla transakcji krajowych.
Od 1 lipca 2030 r. przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur transgranicznych w unijnym formacie zgodnym z VIDA. W przypadku faktur krajowych będzie to rozwiązanie dobrowolne. Od 1 stycznia 2035 r. unijny standard e-fakturowania obejmie zarówno transakcje wewnątrzwspólnotowe, jak i krajowe.
Polska będzie miała czas do 2035 r. na dostosowanie swoich rozwiązań do standardów unijnych. VIDA przewiduje bowiem okres przejściowy dla państw członkowskich, które - jak Polska - uzyskały zgodę na wprowadzenie e-fakturowania przed 1 stycznia 2024 r. lub już je wdrożyły.
- Polska będzie musiała się dostosować do zmian wynikających z pakietu VIDA. Już teraz wiadomo jednak, że polski format xml będzie się różnił od unijnego formatu, będzie miał dużo szerszy zakres. Dobrze byłoby, gdyby KSeF umożliwiał konwertowanie xml do formatu unijnego, żeby nie obciążać tym przedsiębiorców. Nie wiadomo jednak, na ile będzie to możliwe pod względem technicznym - mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Do najważniejszych założeń należy zmiana terminu wystawiania faktur - w przypadku transakcji objętych obowiązkiem raportowania faktury trzeba będzie wystawiać w ciągu 10 dni od obowiązku podatkowego. Obecnie faktury należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
VIDA wprowadza też możliwość uznania przez każde państwo członkowskie, że tylko faktura wystawiona w formie faktury ustrukturyzowanej daje prawo do odliczenia podatku naliczonego (tam, gdzie faktura powinna być wystawiona w tej formie).
-Zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości UE, forma, w jakiej wystawiona została faktura, nie ma znaczenia dla prawa do odliczenia podatku naliczonego. Dlatego w projekcie ustawy wprowadzającej KSeF nie ma przepisu, który zabraniałby odliczenia VAT naliczonego, jeśli faktura nie została wystawiona w KSeF. Być może jednak to się zmieni w wyniku zmian w dyrektywie - mówi Janina Fornalik.
Zmiany wynikające z pakietu VIDA będą też miały wpływ na prawo do stosowania przez Polskę faktur elektronicznych w KSeF. Przypomnijmy, że Polska uzyskała derogację na stosowanie faktur elektronicznych do końca 2026 r. Nie będzie konieczne przedłużenie derogacji, ponieważ faktura elektroniczna będzie podstawowym formatem, bez konieczności uzyskiwania akceptacji nabywcy.
Wciąż nie ma pewności, czy polscy przedsiębiorcy, którzy przygotowują się obecnie do wdrożenia obligatoryjnego KSeF, będą musieli przygotować się do wystawiania do 2030 roku e-faktur w unijnym formacie zgodnie z wymaganiami VIDA.
Czy wdrożenie VIDA zmieni KSeF
Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów, zastępca szefa KAS, zapewniał jeszcze w grudniu 2024 r. w rozmowie z Prawo.pl, że Ministerstwo Finansów dokłada wszelkich starań, aby rozwiązania proponowane na forum UE nie zmieniły zasadniczo reguł funkcjonowania KSeF w Polsce.
- Dokładamy wszelkich starań, aby przedsiębiorcy nie mieli dodatkowych obowiązków związanych z wdrożeniem pakietu VIDA. Pamiętamy, że format ten musi być dostosowany do wymogów wynikających z pakietu VIDA - powiedział Zbigniew Stawicki.
Wyjaśnia, że struktura zgodna z normą europejską, jest obecnie stosowana wyłącznie w transakcjach B2G (sektor rządowy). Jednak w docelowej wersji obejmie także transakcje w relacjach B2B (między przedsiębiorstwami). Przedstawiciele resortu finansów będą brali czynny udział w pracach nad modyfikacją struktury unijnej, podobnie jak miało to miejsce podczas prac nad założeniami legislacyjnymi pakietu VIDA. Natomiast konieczność dostosowania struktury europejskiej do transakcji B2B, to jeden z powodów, dla których Polska nie zdecydowała się na wprowadzenie tej struktury już teraz w ramach KSeF.
Według MF, przyjmując dziś tę strukturę, narażalibyśmy się na ryzyko kolejnych dostosowań systemów informatycznych w przyszłości, w związku z nową wersją tej struktury. Intencją Ministerstwa Finansów jest natomiast ograniczenie ewentualnych zmian do niezbędnego minimum. Dlatego też resort finansów podczas dyskusji nad pakietem rozwiązań dotyczących VIDA, dokłada wszelkich starań, aby proponowane rozwiązania nie zmieniły zasadniczo zasad funkcjonowania KSeF w Polsce - zapewnia ministerstwo.
Sprawdź w LEX: Nowe zasady wystawiania, przechowywania i przesyłania faktur VAT > >
Cena promocyjna: 143.1 zł
|Cena regularna: 159 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 119.25 zł
Przedsiębiorcy czekają na konkrety
Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski podkreśla, że przedsiębiorcy czekają na konkretne rozwiązania.
- Ministerstwo Finansów wcześniej zapewniało, że pakiet VIDA nie wpłynie na funkcjonowanie KSeF. Jednak takie deklaracje nie budzą pełnego zaufania przedsiębiorców, gdy brakuje odniesienia do szczegółów i konkretnych rozwiązań. Szczególne wyjaśnienia wymagają różnice w formatach e-faktur – stosowany w Polsce format XML różni się od unijnego formatu. Kolejną wątpliwość budzi objęcie obowiązkiem korzystania z KSeF również podatników zagranicznych, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Dodatkowo pojawia się pytanie, jak należy interpretować ten termin, zwłaszcza w kontekście transakcji w grupach kapitałowych. Z kolei pakiet VIDA odnosi się jedynie do kwestii siedziby przedsiębiorstwa - wskazuje Arkadiusz Łagowski.
Przygotowania należy rozpocząć już teraz
Przypomnijmy, że zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o VAT, obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT) wejdzie w życie:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Projekt wprowadza też okresy przejściowe, by ułatwić podatników przystosowanie się do nowych obowiązków. Do końca 2026 r. będzie można dobrowolnie stosować tryb „offline”. To oznacza, że wszyscy podatnicy mają mieć możliwość przesyłania wystawionych faktur do KSeF z opóźnieniem jednego dnia roboczego w stosunku do wprowadzenia ich do obrotu (przekazania ich kontrahentowi).
Poza tym zakłada dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów oraz możliwość przesyłania faktur z załącznikiem, niezależnie od branży.
- Przedstawione przez Ministerstwo Finansów propozycje są zasadniczo zbieżne ze wcześniejszą komunikacją resortu, a przy tym całościowo korzystne dla podatników. Stanowią także ważny sygnał, że Polska nie rezygnuje ze wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania według własnego modelu. Ważne jest więc, aby podatnicy uwzględniali odpowiednie przygotowania w planach na 2025 r. - ocenia Michał Jaszczyński, starszy menedżer w w zespole ds. podatków pośrednich w Deloitte.
Czytaj również: Jakie zmiany zostaną wprowadzone w KSeF
