Dobra polisa może chronić biuro rachunkowe

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Co prawda, w większości przypadków za błędy przed fiskusem odpowiada podatnik, to księgowy jednak również ponosi odpowiedzialność za źle prowadzone księgi czy utratę dokumentacji.

Mając więc własne biuro rachunkowe, narażamy się m.in. na roszczenia osób trzecich czy na nieprzewidziane skutki zdarzeń losowych, które po zsumowaniu mogą być bardzo kosztowne. Jak się chronić? Dobrą polisą.

Biorąc pod uwagę zawiłość prawa podatkowego (nawet orzecznictwo sądów nie jest w tym zakresie jednoznaczne), ustawodawca nałożył na księgowych obowiązek ubezpieczenia OC z tytułu prowadzonej działalności. Polisa ta jednak nie wyczerpuje wszystkich potrzeb wynikających ze specyfiki prowadzonego biznesu.

- Wybierając ubezpieczenie dla naszej działalności, warto przewidzieć w nim trzy rodzaje ochrony, czyli ubezpieczenie mienia od strat majątkowych, OC zaspokajające roszczenia osób trzecich oraz assistance. Właściciel biura księgowego czy rachunkowego powinien pomyśleć również o kosztach odtworzenia dokumentacji urzędowej, a w następnej kolejności także o ubezpieczeniu swojego punktu usługowego oraz o dodatkowym OC, które uzupełni ubezpieczenie obowiązkowe – wymienia Rafał Klepuszewski, ekspert ds. ubezpieczeń dla MŚP Liberty Ubezpieczenia.

Dokumenty pod specjalnym nadzorem

Wybierając polisę odpowiednią dla działalności księgowej, należy zwrócić uwagę na możliwość ochrony dokumentów – takich jak wszelkiego rodzaju koncesje, licencje i certyfikaty, a także oprogramowanie oraz dane elektroniczne (szczególnie te wykorzystywane w działalności rozliczeniowej). Pożar, włamanie, przepięcie czy zwykłe zalanie mogą sprawić, że utracimy istotne dla firmy dokumenty. Odtworzenie pełnej dokumentacji lub danych czy zakup nowego oprogramowania mogą okazać się kosztowne.

Pamiętaj: Można kupić polisę, która m. in. zrekompensuje koszty transferu danych z kopii zapasowych do centralnego systemu. W zakresie gwarantowanej ochrony może się też znaleźć rekompensata za „ręczne” przepisywanie danych.

W trosce o sprzęt

Prowadzenie ksiąg to przede wszystkim działalność biurowa, która w mniejszym lub większym stopniu wykorzystuje nowoczesne technologie do prowadzenia i rozwoju biznesu. Dlatego biurom księgowym czy rachunkowym przyda się ubezpieczenie sprzętu elektronicznego, najlepiej od wszystkich ryzyk czyli m.in. od kradzieży z włamaniem, zniszczenia czy awarii. Dobrze jest, gdy umowa ubezpieczenia przewiduje automatyczne rozszerzenie ochrony na nowe lokalizacje czy dla nowo zakupionych urządzeń.

Ochrona przed pechem

Kolejnym ważnym elementem polisy dla firmy księgowej jest ubezpieczenie od pożaru i innych zdarzeń losowych (np. opady atmosferyczne, silny wiatr czy uderzenie pioruna). W wyniku podobnych nieszczęśliwych wypadków łatwo o spore zniszczenia, nie tylko sprzętu, ale też biura, co może znacznie utrudnić prowadzenie płynnej działalności.

Taką ochronę mogą wykupić nie tylko właściciele lokalu, ale także najemcy. To ważne o tyle, że polisy zakupione przez właściciela nieruchomości nie będą działać w przypadku uszkodzeń naszych urządzeń biurowych.

Pamiętaj: W zabezpieczeniu biura istotny może być także zwrot kosztów wynajęcia lokalu zastępczego. Przyda się, jeżeli w wyniku jakiegoś zdarzenia losowego korzystanie z dotychczasowego punktu okaże się niemożliwe i potrzebna będzie tymczasowa przeprowadzka.

Fachowiec od zaraz

Księgowi z własną działalnością powinni też zastanowić się nad wykupieniem assistance firmowego. W ramach tego typu polisy mamy prawo do szybkich interwencji m.in. serwisantów urządzeń biurowych, elektryków czy hydraulików. Podstawowy zakres assistance może się różnić w zależności od ubezpieczyciela – warto więc porównywać oferty. Tym bardziej że w niektórych firmach przedsiębiorca może liczyć nawet na dozór mienia, awaryjny sekretariat czy pomoc prawną lub medyczną.

Ochrona przed roszczeniami osób trzecich

Dobrze też pomyśleć o dodatkowym ubezpieczeniu OC, które poszerzy zakres ubezpieczenia obowiązkowego. Taka polisa będzie pomocna w sytuacjach, w których w związku z prowadzeniem biura dojdzie do szkody osobowej – np. ktoś się poślizgnie i złamie nogę. Przy odpowiednio dobranej polisie finansowe konsekwencje takiego zdarzenia poniesie ubezpieczyciel.

Jak znaleźć odpowiednią dla naszych potrzeb polisę?

Ubezpieczenie można skomponować samodzielnie lub skorzystać z gotowych, dostępnych na rynku rozwiązań dedykowanych biurom prowadzącym księgi rachunkowe.

– To wygodniejsza opcja, bo optymalne oferty skierowane do małych i średnich przedsiębiorców często już w podstawowym zakresie chronią od wszystkich wyżej wymienionych ryzyk – zauważa Rafał Klepuszewski. – Obecnie przedsiębiorca z branży księgowej może ubezpieczyć się od ryzyk charakterystycznych dla swojej dziedziny. Ważne, by wybór polisy był przemyślany i wynikał ze specyfiki naszej działalności – dodaje.

Pamiętaj: Rynek usług księgowych jest dość nasycony, a konkurencja między biurami rachunkowymi – spora. Coraz częściej klienci wybierający obsługę księgową, poza jej ceną i zakresem, sprawdzają, jaką odpowiedzialność ponosi biuro. Odpowiednia polisa pozwala więc niewielkim kosztem (cena za dodatkowe ubezpieczenie przedsiębiorcy to wydatek rzędu kilkuset złotych rocznie) podnieść jakość swoich usług.