Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy Podatkowego
Spółka określiła ryczałtowo diety z tytułu zagranicznych podróży służbowych. Pracownik wracający z podroży przedstawia rachunek za nocleg ze śniadaniem. Spółka od ryczałtowej diety odlicza 15% zryczałtowanej diety (za śniadanie). W efekcie należność pracownika z tytułu diety jest wyższa od diety wyliczonej w wysokości zgodnie z przepisami. Czy różnica pomiędzy otrzymaną dietą ryczałtową, a dietą ustawową będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
Odpowiedź:
Przyznana pracownikowi nadwyżka diety ponad limit określony w r.n.p.p. podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.
Uzasadnienie:
Jak wynika z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – dalej r.n.p.p., z tytułu podróży krajowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują m.in. diety.
Warunki i wysokość przysługujących pracownikowi diet z tytułu podróży zagranicznej zostały określone w przepisach § 13-14 r.n.p.p. Wynika z nich m.in., że wysokość diety została przez normodawcę określona dla poszczególnych państw kwotowo. Faktyczne kwoty przysługujących diet zależą od czasu trwania podróży oraz od tego, czy pracownikowi zapewniono w całości lub w jakimś zakresie bezpłatne wyżywienie. Przykładowo, w sytuacji korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono śniadanie kwota diety ulega zmniejszeniu o 15% diety podstawowej.
Zgodnie zaś z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. u pracownika przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Takim przychodem są m.in. diety wypłacone z tytułu odbytej przez pracownika podróży służbowej.
W myśl zaś art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f., zwolnione od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika jednakże jedynie do wysokości określonej w przepisach r.n.p.p.
Oznacza to, że wypłacone diety w części stanowiącej nadwyżkę ponad kwoty diet ustalonych w ww. r.n.p.p. są u pracownika przychodem ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu.
Zakład pracy, jako płatnik, zobowiązany jest do poboru zaliczki na podatek od wypłacanej nadwyżki ponad określony limit. W tym celu powinien kwotę nadwyżki zsumować z przychodami ze stosunku pracy osiągniętymi przez pracownika w danym miesiącu i od łącznej kwoty obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Marek Jurek, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego
Odpowiedzi udzielono 2 września 2014 r.