Pytanie

Hurtownia prowadzi sprzedaż nie tylko na rzecz podmiotów gospodarczych, ale również na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności. Sprzedaż osobom fizycznym odbywa się, w ten sposób, że każdorazowo wystawiana jest faktura imienna lub nie, a następnie ufiskalnia się ją przy użyciu drukarki fiskalnej i do kopii faktury dopina się paragon, a klient otrzymuje oryginał faktury. Zdarza się, że klienci indywidualni zwracają towar z różnych przyczyn, wystawiamy wówczas fakturę korygującą, której nie ewidencjonujemy na drukarce fiskalnej. Firma wysokość sprzedaży i podatków ustala na podstawie faktur i rejestrów VAT.
Czy po zmianie przepisów: firma zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji zwrotu towarów i uznanych reklamacji oraz protokołu przyjęcia zwrotu towaru/uznanej reklamacji?
Czy nie wystarczy rejestr sprzedaży VAT faktur korygujących i podpisy sprzedawcy i nabywcy towaru?

Odpowiedź

Z punktu widzenia ekonomiki działania, uproszczenie w postaci uznania za ewidencję zwrotów/reklamacji rejestru faktur korygujących jest logiczne, lecz niestety nie ma oparcia w przepisach dotyczących kas rejestrujących.

Uzasadnienie

Z dniem 1 kwietnia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363) – dalej r.k.r. Określa ono m.in. sposób prowadzenia przez podatników ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 r.k.r. w kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Zwroty reklamacje, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji.

Ewidencja ta musi zawierać następujące informacje:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Stosowanie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r. >>>

Powyższy zakres informacji jest wystarczająco precyzyjny, aby móc poprawnie prowadzić ewidencje obrotu za pomocą kasy fiskalnej. Nowe rozwiązanie ma pozwolić na porównanie wartości obrotu w rejestrze VAT z ewidencją obrotu za pomocą kasy fiskalnej. Należy pamiętać, iż podatnicy mają dowolność w ustalaniu zasady czy cały obrót jest rejestrowany za pomocą kasy fiskalnej czy wyłącznie ta część, która odpowiada obrotowi z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. W tym pierwszym przypadku, rejestr faktur korygujących spełni cel "Ewidencji zwrotu towarów i uznanych reklamacji", lecz należy pamiętać, iż do faktury korygującej nie ma obowiązku dołączania protokołów reklamacyjnych lub przyjęcia zwrotu, czego z kolei wymaga ta ewidencja. Dlatego uproszczenie przedstawione w pytaniu będzie prawdopodobnie uznane za naruszenie zasad prowadzenia ewidencji obrotu za pomocą kasy rejestrującej.