Uzasadnienie

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
- łatwe ich odszukanie, oraz
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepisy dotyczące VAT pozostawiają podatnikowi pewną dowolność w zakresie sposobu przechowywania dokumentów źródłowych (o ile spełnione zostaną wskazane powyżej warunki). W szczególności regulacje prawne nie przewidują obowiązku umieszczania na dokumentach źródłowych kolejnego numeru wynikającego z ewidencji prowadzonej dla celów VAT.

Stanowisko takie potwierdza m.in. postanowienie Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku w sprawie interpretacji prawa podatkowego z dnia 25 października 2005 r., DV/443-95/05 (postanowienie zachowuje aktualność również w obowiązującym stanie prawnym). Niemniej jednak – w praktyce – oznaczanie dokumentów źródłowych kolejnym numerem z ewidencji VAT pozwala np. na łatwe odszukanie danej faktury.

Podatnik nie jest zatem zobowiązany do umieszczania na dokumentach źródłowych (np. fakturach) numeru wynikającego z ewidencji VAT, o ile przyjęty sposób przechowywania zapewnia m.in. łatwe odszukanie określonego dokumentu.

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy Podatkowego