Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego
Wypłacamy gotówką grupie pracowników ekwiwalent za pranie. Nie jest on opodatkowany ani oskładkowany. Ekwiwalent nie stanowi wynagrodzenia za pracę lecz stanowi koszt BHP.
Jeśli będziemy wysyłać ekwiwalent przelewem, to jak powinno wyglądać księgowanie?
Spotkałam się z informacją, że w koszty rodzajowe "4" mogę z wyciągów bankowych księgować tylko opłaty bankowe. Ekwiwalent chcielibyśmy płacić przelewem.
Czy jest możliwe wykorzystanie w tym celu systemu (import do banku)?
Odpowiedź:
Moim zdaniem ekwiwalent za pranie należy ująć na koncie 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. W prawie bilansowym obowiązuje zasada memoriału. Dlatego koszty ekwiwalentu za pranie należy ująć księgach rachunkowych w momencie, w którym u pracowników powstaje roszczenie o zwrot wydatkowanej kwoty. Podstawą księgowania może być wydrukowana kalkulacja kwot należnych pracownikom. Odstąpienie od tej zasady, a więc księgowanie w momencie wypłaty, może być nieprawidłowe, o ile kwoty ekwiwalentu są istotne z punktu widzenia użytkownika sprawozdania finansowego. Jeżeli jednak kwoty te nie są istotne, uważam, że księgowanie w momencie wypłaty, a wiec na podstawie wyciągu bankowego, jest dopuszczalne.
Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
Maciej Soprych, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 14.01.2016 r.